在职场中，你是否会遇到——

向领导汇报工作不知道怎么表达、起草一个方案没有思路、做一份汇报材料逻辑性不足、策划一场活动细节考虑不周、负责一项新产品开发推进不理想……

如果你是一位职场精英，你是否已经总结提炼了一套方法论？如果你是职场小白，你是否已经开始学习那些通用的职场工具？

托尔斯泰曾经说过：“幸福的家庭都是一样的，而不幸的家庭各有各的不幸。”职场中，你可能遇到问题是各种各样的，但底层逻辑往往都是相同的。掌握一些思考方法、表达方式和模型工具对于个人的职场发展十分重要。

今天我们就简单聊一聊非常实用的三个工具。

1、PDCA循环

PDCA循环是持续改进提升的模型，最先应用于质量管理领域。它起源于20世纪20年代的美国，由著名统计学家休哈特引入，后经质量管理专家戴明博士进一步发展完善，形成了现在的PDCA循环，也叫做戴明循环。

PDCA循环不仅适用于质量管理，还适用于人力资源管理、项目管理、产品开发管理、供应商管理等等，应用非常广泛。甚至我曾经看过一篇文章，把该工具运用到了追求女孩方面，不得不佩服工具的强大以及作者活学活用的能力。

那到底PDCA指的是什么呢？

P（Plan）—计划

D（Do）—落实

C（Check）—检查效果

A（Action）—处理

看起来很简单，具体来说:

P的阶段要做就是分析现状，找到改进提升点，明确目标，并制定行动计划，限定时间节点。典型的输出形式：计划/方案。

D的阶段是不断落实和推进计划方案。典型的输出形式：进展表。

C的阶段是对过程和结果进行检查，对照目标，看是否达成，是否存在偏离和距离。典型的输出形式：总结会。

A的阶段对检查结果进行处理，成功的经验加以肯定，关键是要模式化或标准化并加以推广；失败的教训要加以总结，以免重现。典型的输出形式：制度/记忆力看板。

在A阶段还有一个关键点就是，这一轮循环未解决的问题放到下一个PDCA循环中。

对于大多数职场人士，P（计划）和D（落实）环节都很容易想到，往往容易忽略C（检查）和A（处理）环节。忽略C（检查）环节很容易走偏，最终迷失方向，既要低头看路，也要抬头看目标，不管走再远的路，都不能忘了为什么出发。忽略A（处理）环节，工作可能永远得不到提升和改进，只是简单的重复重复重复，重复一千遍，什么也没有改变。

说的有点理论了，举个例子。

我以前负责过一个公司级的项目：员工满意度提升专项，我们就是运用了PDCA循环。

P阶段我们成立了项目组，研讨制定了年度员工满意度提升方案。根据员工满意度调查中的不满意项有针对性的制定提升计划，当时我们制定了39项，涵盖员工薪资福利、成长晋升、休息休假、沟通交流、工作环境等等，同时还制定了推进计划表，设定了员工满意度提升的目标值。

D阶段各部门负责推进各自主责的项目，定期向推进办公室报送进展。

C阶段采取月度/季度/年度召开专项会议的形式，盘点计划的完成情况及员工的反馈，提供必要的资源支持。在推进过程中及时发现、纠正和解决问题。在一个年度结束后，根据最新满意度调查结果对比年初目标值，寻找差距。

A阶段我们对于计划实施效果比较好、满意度显著提高的项目内容，加以固化。比如我们重新优化了员工成长和绩效管理的制度，将领导接待日组织、情绪看板维护、文体活动频次、工作环境改善条数等进行明确规定，同时分析了推进不理想，抱怨较大的项目，重新调研分析，制定改善计划，列入新一年的满意度提升方案中，不断持续推进。

通过一轮又一轮有针对性的循环改进，员工满意度在逐年提升，取得了较好的效果。

需要强调的是PDCA循环有两个精髓：一是它是动态的不断重复的循环，每个循环的终点恰好是新一轮循环的起点，周而复始，螺旋式上升，而不是静态的一次性的循环；二是大循环中包含着小循环，大环带动小环。比如刚才的例子，项目整体在公司层面是大的PDCA循环，分解到各部门还有各自小的PDCA循环，一级带动一级，构成一个有机的运转体系。

当然了，并不是说只有项目才能用到这个工具，它是一个通用的模型，不论事情大小，认真思考，都可以运用PDCA循序渐进的开展，提升工作的系统性和全局性。

同时，它也是一种工作开展的思路。

假如有一天你参加一个会议，你的领导突然就某项工作开展请你谈谈思路，而你又毫无准备，怎么办？这时候也许PDCA可以派上用场，你按照它的四步思路进行阐述，说不定还可以收获一片掌声。

2、5W2H分析法

5W2H分析法，又称七何分析法，是二战中美国陆军兵器修理部首创。它是一种调查研究和思考问题的方法。该方法用5个W和2个H开头的英语单词进行设问，一方面有助于发掘问题，有效掌控事情的本质，理清思路 ，另一方面有助于提高考虑问题的周全性，避免一些思维漏洞。

Why：为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？

What：是什么？目的是什么？做什么工作？

Where：何处？在哪里做？从哪里入手？

When：何时？什么时间完成？什么时机最适宜？

Who：谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？

2H是指：

How：怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？

How much：多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？

5W2H也是一种实用工具，除了适用一些创新行为的产生外，也常用于日常写计划和方案思路整理。如上一节提到的，在PDCA 循环中的第一个阶段制定方案时就可以用到5W2H工具，它可以有效保证计划方案的全面性及可执行性。

同时，5W2H应用于领导布置下属工作，或者下属请示领导都会起到很好的效果。

举个简单例子，总经理需要2份文件复印件带给重要客户参阅，下班前就要。这件事你交代给下属小李，只是简单地说了句：把这份文件复印2份交给总经理。

表面上看好像也没什么问题，实际上很多重要信息都没有表达出来，例如复印的质量、文件提交总经理的时间节点等，总之下属输出的结果很可能令人不满意。那如果用5W2H分析一下，这件事拆解开来是这样的：

Who（执行者）— 小李

What（做什么）— 文件副本

How（怎么做）— 复印

When（时间）— 下班前

Where（地点）— 总经理办公室

How  much（工作量）— 2份，保证质量

Why（为什么）— 带给重要客户参阅

分析完了之后，那你这么交代下属比较合理：

小李，请你将这份文件复印2份，下班前送到总经理办公室交给总经理，要留意复印的质量，总经理要带给重要客户参阅。这样交代工作下属也很容易达成目标。

反过来，作为下属，如果你的领导交办你一项工作，没有说明清楚，除非你跟他很有默契，可以猜透领导意图，否则你很有必要对一些重要信息进行确认，这时候5W2H就成了很好的确认信息的工具，避免稀里糊涂执行，领导不满意自己也憋屈。

你也许会觉得这样分析很麻烦，完全没必要。这只是举的一个简单例子，很多工作比这要复杂的多，工具可以很好地帮你理清思路。当熟练运用的时候，一些思维过程是可以简化掉的，会变得得心应手。

3、金字塔原理

金字塔原理是由麦肯锡咨询公司第一位女性咨询顾问芭芭拉·明托总结出来的，1973年她出版了《金字塔原理》，畅销欧美市场30年，随后它成为麦肯锡顾问们的标准课程。

金字塔原理强调的一个关键词就是逻辑性，不管是写作、思考、解决问题、演示，可以通过金字塔原理进行搭建，有利于受众方接收和理解。

金字塔结构中，思想之间的联系方式可以是纵向的（ vertically） ——即任何一个层次上的思想都是对其下面一个层次上思想的总结；也可以是横向的（ horizontally） ——即多个思想因共同组成同一个逻辑推理过程， 而被并列排在一起。

用金字塔结构组织的思想，先从金字塔的最顶端开始， 沿各个分支向下展开。 首先表达的主要思想， 使受众对表达者的观点产生某种疑问， 而下一层次上的思想将回答这些疑问。通过不断进行疑问／回答式的对话， 受众就可以了解你想表达的全部。

书中举了个汇报工作的例子：

老板想让秘书尽快安排一个会议，要求袁总、方总和黄总参加。秘书去沟通后，发现袁总今天没有时间，方总出差了，要明天下午才能回来，黄总周五下午没有时间，关于会议室，小会议室周三周四是空的，大会议室周五空的，所以会议定在了周五上午10:00。

如果你是秘书，你怎么向老板汇报？

未组织过思想的是这么汇报的：

老板，袁总今天没有时间，方总明天下午出差回来，黄总周五下午没有时间，周三周四小会议室空，周五大会议室空，我们会议定在周五上午10:00，行吗？

组织过的思想是这么汇报的：

老板，会议定在周五上午10:00，在大会议室，行吗？会议室周三到周五都可以，但三位老总只有周五上午才可以一起参加会议。因为袁总今天没有时间，方总出差了，明天才能回来，黄总周五下午没有时间。

如果你是老板，你更愿意听哪种汇报呢？

对老板而言，他想听到的就是什么时候开会，第一种汇报，老板需要很有耐心的听到最后才能知道结果，而且有些凌乱。第二种汇报就比较好，直接先说出老板想要的答案，弱化那些具体原因，开门见山，重点突出。

从这个例子总结出来的规律就是，汇报工作一定先说结果，其次再阐明原因，原因要逻辑清晰，要么是一二三，要么是首先其次最后，总之汇报工作不是唠家常，还是要提前做好准备。

金字塔原理总结起来就是十六字原则：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。

结论先行：先归纳出中心思想。

以上统下：上一层论点是下一层分论点的总结概括。

归类分组：每一组都是同一个范畴。

逻辑递进：每一层中的思想都需要按照逻辑顺序来递进。

学习金字塔原理可以让你找到思考、表达、解决问题逻辑性的方法，对于效率提升非常帮助。

今天给大家粗浅的介绍了这三种实用工具，其实每一种工具的内涵都非常丰富，需要不断探索和实践才能真正掌握。也希望通过今天的文章能够引起大家对这三种实用工具的关注，进一步深入学习，当你可以得心应手的运用这些工具，你的职场竞争力也一定会随之提升。