1 自我介绍
以前我从事的行业是传统贸易，以线下接触客户为主。去年开始转行做跨境电商，发现这完全和之前的工作是两码事，虽然都叫外贸，但从认知、效率、工作方法上都有了不一样的认识。有段时间我一直在找能够提高效率的工具和方法。如果从成甲的《好好学习》中提到的知识管理维度来划分，以前我是在第一阶段数据管理，现在逐步进入第二阶段信息管理。“工欲善其事必先利其器”，在这个资源高度共享的时代，善于利用工具快速达到目标也是一种能力。这里对自己有帮助的工具做一个分享，也是对上一阶段的总结。
2 常用软件及用法简介（以下内容不是广告）
2.1 在线协作
作为团队的leader，如果能让团队成员更好的各司其职，无论对公司还是个人都是大有裨益。一款好的在线协作工具可以产生“1+1>2”的效果。基于这个需求，我经常用到的有石墨文档，简道云，Trello，Airtable。
2.1.1 石墨文档
石墨文档的定位相当于Google Word+Google Excel，而且同步速度不错，团队成员在编辑同一个文档时的效率提高了不少，节省了收发文件的时间。另一个常用的功能是可以以链接的形式分享文档或表格，方便创作者管理文档的访问权限，也便于阅读接收。
2.1.2 简道云
每天工作需要接触各种数据、分析数据，那怎样让数据流转起来，让管理者能够方便的看到各种指标，从而快速做出调整？刚开始的时候，还是用石墨文档来进行这项工作。但时间久了后，发现在处理大量数据的时候就有点吃力。这时开始测试另外一个工具，简道云。而它正好可以满足我的各种需求。
目前，我用的较多的功能是团队成员的表单录入，报表分析，当然还有在线协作，实时分享。在简道云可以快速的做一个表单录入的模板，然后共享给团队成员，每个人录入的数据又可以实现简单的在线可视化分析。这样既方便管理者实时掌握各业务人员的销售情况，也可以让销售更了解自己的问题。
简道云
2.1.3 Trello
团队试用过一段就没用了。对我来说，Trello解决的问题是任务的分配。在每个时间节点，可以清楚的列出需要完成的工作。当然，由于服务器在国外，国内同步速度有限。相比于同类产品，就是简洁。个人是用来管理比较复杂的项目，轻度使用。
Trello
2.1.4 Airtable
同样服务器在国外，国内网速慢，有类似的产品。不过，还是喜欢用Airtable。它和石墨文档一样，也可以在线协作，实时分享。而Airtable强大的在于，它更像一个资料库，可以添加图片，附件，也可以进行表格之间的数据联动，适合轻量级的数据处理。
2.2 数据分析
由于工作需要，经常会接触到一些轻量级数据，同时进行分析，做出决策。起初，我就用微软的Excel做了一个又一个的透视表、图表。再到分析的时候，半个小时已经过了。这不是为了表明我做表的速度有多慢，而是在进行复杂的数据分析时，需要更强大的Excel技能。一篇偶然的文章，我了解到了一款知名的数据分析工具Tableau。而也是这个阶段，我对数据可视化分析，商业BI的概念有了初步的了解。
兴趣是最好的老师。刚开始对它感兴趣是因为看到别人的作品有一种高大上的感觉，想要学习。入门不算太难，看完官网的视频并加以练习足矣。当然，深入学习后可以考取相关证书，也有一定的含金量，我只是浅尝辄止。
对我来说，Tableau的便利在于可以随便拖动需要分析的数据，制作可视化图表。Dashboard用于查看相关的数据源。由于我还在初级阶段摸索，使用的是Tableau Desktop。数据也都来自于本地文件。在做成了一个可替换的Dashboard之后，我会定期替换新的数据源进来，而不用重新搭建框架。基于这一点，效率的提升至少十倍。
数据分析是一个很系统的学科，往上游的发展也一定需要几年的理论知识做基础。对我来说，Tableau更像一个数据展示的工具，可以更高效的分析，更快速的做出决策。这是目前在用的两个dashboard（图片已经处理）。我会继续学习，解决更多问题。
Tableau 1
Tableau 2
2.3 时间管理
2.3.1 奇妙清单和番茄土豆
时间管理是针对个人而言。我是结合两个方法，四象限和番茄工作法。用奇妙清单列出4个清单，分为轻重缓急。再根据具体事件或目标进行细致分类。用番茄土豆执行番茄工作法，保证高效的输出。
奇妙清单
番茄土豆
2.3.2 ManicTime
ManicTime可以记录在电脑上的使用记录及时间。经过一段时间的统计后，可以把数据导出来分析哪个环节的效率不高。
经过将近4个月的数据跟踪，结合番茄土豆和ManicTime的记录，可以得出以下分析：就个人而言，一周内效率最高的是周四，一天内是上午9:30~11:30，而每天的平均工作时间是11.68小时。可以分析出，这段时间加班时间略长，同时由于效率高的时段在上午，所以下一阶段的调整应把主要精力放在白天，缩减加班时间。有了这个大概的结果就可以相对科学的安排时间，把重要的工作放到效率最高的时段做，便会事半功倍。当然，这里讨论的是大概率事件，不排除小概率事件的发生。根据“大数定律”，统计数据的样本越多，则随机事件的频率近似于它的概率。数据积累越多，越接近自己的真实状态。
ManicTime
2.4 效率提高
2.4.1 思维导图
个人使用的是两个工具，一个是支持客户端的Xmind，一个是网页版的Presson。Xmind用于多内容的框架梳理，而Presson应用于轻量级的思维梳理。在使用Presson时，如果思路越来越多或有重要想法出现时，我会直接导出Xmind格式，继续在Xmind进行。另外，Xmind同步速度蜗牛，遇到重要记录，我会直接另存到印象笔记，二次备份。
Xmind
2.4.2 快捷键
我在使用的有2个软件，PhraseExpress和Keyswap。
PhraseExpress用于文本或者网址的快捷输入，遇到重复性的内容可以一键导出。日积月累，这一简单的动作也会省下不少时间。
Keyswap可以设置快捷键，组合键。在进行大量重复按键时，其用处就会显现出来。我是懒到连“Ctrl+C”，“Ctrl+V”都要用一个按键代替的人。结合其它工具，在特定的场景使用，会有奇效。
PhraseExpress 1
PhraseExpress 2
2.4.3 文件查找
就我而言，Listary可以满足日常需要，而且按下两次“Ctrl”就可以直接查找文件或程序，十分方便。
Listary
3 总结
我所用的一些工具，应该大多数人都听过。但如果能把这些工具进行排列组合，就会产生事半功倍的效果。例如，把keyswap和Excel结合，把Excel最常用的几个命令的快捷键找出来，通过keyswap用一个按键代替。积少成多，当快捷键多的、操作多的时候，效率就会成倍的提高。
当然，学习使用工具的目的本应是更高效、完美的达成目标。对于非专业人士，很多工具的学习要点到为止，实用就好。不要一味的为了使用工具而使用工具，继而变成工具的奴隶，本末倒置。
曾经，我也经常会在A和B之间纠结，经过自己不断的对比尝试，最后做出选择。不过，现在我会直接在网上搜索相关测评文章。我们遇到的一部分问题之前一定有人遇到过，而互联网就是最好的答案。很庆幸我经历了互联网的快速发展，感谢这个时代有分享精神的存在，感谢每一个愿意分享的人，我们的进步是站在了巨人的肩膀上。
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