《你的知识需要管理》|学会这些，打造个人知识力！工作效率蹭蹭蹭翻倍涨！
文/ 明月
最近看了《你的知识需要管理》，为什么看这本书呢？
作为一名知识工作者和终身学习者，再加上互联网时代的知识泛滥，首先必须学会的就是对知识的分辨和选择，我们要学些什么？其实关于这一点，无论你是什么身份，什么年龄，都很有必要弄清楚自己的学习定位。
这样的话，管理知识就成了每个人的核心要素。鱼的记忆力只有7天，同样，人的记忆力也是有限的，如果只顾一味埋头勤奋努力，忽略了对学习的总结和资料的管理，那么在复习和运用知识的时候，就很容易遇到“书到用时方恨少”的情况。
所以，请问一问自己：
“我需要学习些什么呢？”
“哪些知识是我需要保存的呢？”
“我该怎样保存知识，才能在第一时间找到最需要的素材呢？
我们经常听到一些人自豪地说：“我的硬盘上有30G全球最知名咨询公司的资料。”“我买了三个外挂的硬盘，每个120G，全是我收集的知识。知识在手咱还怕什么，知识就是力量”。
关于这点，作者讲了一个很有趣的比喻，并且给出了相当有理的观点：
“家藏万卷书”，这是古人形容“有文化”的说法，现在已经改成“家有万G书”。“家有万G书”可比万卷多很多，甚至超过不少图书馆的书籍总量。
人们批评说那些只会读书不会做事的人是“两脚书橱”，但这些“书橱”起码将书读到了脑袋里，而你把知识存在自己的硬盘上却跟脑袋离得很远。如果一个人保存的知识超过一个限度，那么这些资料基本上将跟他无关，因为无法发挥出任何价值。
现在互联网上的各种网站，尤其是在社区和论坛中，无论一个东西对自己有没有用，是精华还是糟粕，只要是可以下载的都很火，免费送的东西总有人要。只要有机会，绝大多数人都会习惯继续下载，继续往家里搬。
而我们有没有反思过自己：下载的资料，有多少是下载后一次也没看过的？甚至到最后都不知道自己下载过什么？又有多少资料甚至没有打开过，甚至压根儿就不知道是什么？
我到现在都记得，有天半夜醒来，下载了好几本雅思的单词资料，后来竟然一次也没有去看过！
还有百度网盘里的好几本画画的书，都忘了是在哪里得到的免费资源，也是一次都没有去看过！
如果只是保存到自己的仓库里而不去整理加工和学习应用，那跟它在其他地方又有什么区别呢？不过是换了一个地方而已！
其实我们下载的知识是显性知识的一种表现形式，对于这部分知识，即使下载保存得再多，如果没有被自己处理过，比如阅读，知道是什么；思考，知道对自己有什么用，根本不可能成为“你的知识”，根本不会对我们产生一点点作用，只会让人“淹没在知识中”而无法自拔。
知识不在别处，知识在流动和分享中，在实践和运用中。
01| 哪些知识可以下载？
那么，什么才是真正属于我们自己的知识呢？
作者给出的答案是：
“你的知识”是你脑袋里的知识或者是你知道知识在哪里、是什么知识，这些知识要能为你所用，所以单纯的下载、保存知识并没有用，相反，我们称这种行为是一个信息时代的恶习！
所以，下载或者保存知识的时候，首先要知道它是属于哪个方面的。比如是英语资料？还是绘画技法？还是管理学？理财知识？这个很容易，只要阅读过就会知道。
其次，也是最重要的，就是我们要知道这些下载或者保存的知识到底用不用得上？用得上的话，又可以用在哪些地方？怎么用？
比如我要运营公众号，于是读了一篇运用公众号的干货，阅读完之后，知道了是关于字体排版的，也知道对我有用，下次在编辑文章的时候就可以照着做。于是就可以保存起来，做好标签，方便用时查找。
也就是说，要对我们有用的资料才下载保存，一些没有用的，甚至看都不要去看。所以也要带着问题带着目标去学习，去读书，同时要学会分辨知识，下载资料之前一定要反复思考，自己到底用不用的上！
02|哪些知识需要保存？
有一点我们必须明确的是，如果过于重视知识的保存，就会忽略知识的学习、忽略知识的共享和传递、忽略知识的利用和创新，这样的知识其实对自己和对别人都是没有价值的。
其实并非所有的信息和知识都需要我们完全掌握，对一部分知识来说，需要的是我们在使用的时候知道谁知道、知道在哪里，这时候就需要我们做保存知识的工作了。
那么，我们又该保存哪些知识呢？
首先，一个原则，根据自己的专业方向制定要保存知识的类型和规则：只有符合目前和将来发展方向的才去保存。
如果对自己没有价值，那再好的知识也不要；我们保存的知识都要经过自己处理，为这些知识建立索引才能保证需要的时候能够找到。
这个建立索引的过程大部分是通过大脑、通过关键词、通过保存知识的名称来确定，我们要阅读、思考，起码知道自己要保存的内容是什么（在讲什么、说什么）、知道哪里可能用到（可以做什么用、什么时候用）。
而保存经过自己处理的知识，建立索引、标签、关键词、名称，正是我们思考和整理知识的过程。也只有那些符合个人发展目标的知识，经过自己的阅读、思考后保存的知识才有价值。
03| 如何命名文件夹更高效？
谈到文件命名，有的小伙伴可能会有疑问了：这谁不会啊！
是的，好像谁都会，可是有几个人能做到科学地命名呢？通常是随便起个名字，就存到某个地方去了，结果造成想找到的时候变得非常困难。
作者在书中提到一个很普遍的现象，相信大多数人都遇到过：明明记得昨天看到一份资料，今天写报告时要用到，但花费很多时间四处寻找后却没有找到；需要一个朋友的联系方式，虽然自己知道曾经联系过，但却翻箱倒柜也找不到；看到互联网上的免费文件赶立刻下载，但下载后却很少去看……
这里我们先弄清这个问题：知识保存不当，会给我们带来哪些困扰呢？
《你的知识需要管理》中提到两点：
第一，于保存知识的方法不得当，在使用的时候找不到所需要的知识，或者即使找到了但所费成本（时间、精力）过高，造成个人效率的低下；
第二，保存起来的文章可能比较长，当时自己最感兴趣或者对自己最有启发的仅仅是其中的三五百字，等下次要用的时候却需要将整篇文章重看一遍才能找到。
很明显，这些直接导致了浪费时间和低效率工作！
在信息爆炸时代，最重要的就是在海量资料中快速找到自己需要的，所以这就涉及到了文件夹的命名方式，显然，求简单不求复杂才是聪明人的做法。
那么，文件夹如何命名才能简洁清晰方便易找呢？
首先，我们都知道的是，要根据个人的需求去制定个人文件的分类，每个人的习惯不同，在建立文件分类的时候要结合自己的工作和学习情况而定。
另外，作者提出了两个要素：
一是分类的深度不宜超过三层，即文件夹—子文件夹—孙文件夹。通常说，如果超过三层，自己再次打开的概率就会低于10％。
二是工作和个人的分类。我们除了要给自己的工作文件命名，每个人都会从不同的渠道（网上下载、朋友间的共享）得到不少文件，根据文件类型不同采用不同的命名方法。
对于工作需要的文件，如果公司有命名规则就按照公司的规则执行，如果公司没有命名规则就根据自己的规则执行。对于自己收集的文件，则要按照自己的文件命名规则执行。
比如 “标题—机构（作者）—分类—类型”。例如下载的是公司演示文稿的模板，是一个ppt文件，命名方式就是“ppt模板—公司—个人工具—ppt”，从分类方法上看，是将ppt模板作为个人的工具。
再比如：公众号运营—出处—方法干货—图片，另外，加上时间或许会更好。
作者再三强调：请一定要记住，在下载文件或者新建文件时，不要只图方便，否则今天的一时方便会带来明天使用时无穷无尽的麻烦。
关于文件夹的命名，《学习力》中介绍了另外一种方案，这里就顺便分享一下。
（1）以0开头的文件夹，是个人素质和核心能力；
（2）以A开头的文件夹，是通用技能，比如【时间管理】、【沟通技巧】；
（3）以B开头的文件夹，是专业技能，比如【英语】、【程序】、【数学】；
（4）以C开头的文件夹，是各种书架，存放各种资源性的资料，如电子书；
（5）以D开头的文件夹，是工作；
（6）以E开头的文件夹，存放各种备份文件。
为了避免文件夹层次过多，使用不方便，对于一段时间内常用的资料，我们可以放在根目录下。
最后，作者还提到了很重要的一点：做好重要资料备份工作！
我是明月，标签：英语达人，插画师；自由画家；自由写作者；时间管理者，手帐爱好者；终身学习者。
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