我在英国从事教育行业，我有一小部分工作内容是要给申请英国名校的学生做面试辅导。本周二的我收到一封来自国内同事的邮件。邮件内容是：
HI, 爱丽莎，
Edward想在周四或周五到我们办公室来面试培训，是否可以在那两天安排个时间，视频或语音培训？
Edward是我们申请名校的学生客户，他在两周后即将参加帝国理工大学的面试。看了邮件后，我非常惊讶，这个同事明明知道，我上周五刚刚给他做完了面试辅导呀。
按照公司辅导学生的流程，每个面试每个学生都只有一次辅导的安排。这样的辅导我已经做过很多次了，也非常熟悉培训内容，每一个知识点也都在上一次的辅导中全部都讲到了，为什么要再安排一次辅导呢？
难到是学生还有其他问题？可是学生有我的微信，也非常信任我，为什么没有在微信上面直接问我呢？另一个问题是，我是在英国学生在国内，学生上一次是在家里我用视频辅导，这一次是什么原因要到国内办公室呢？
这封邮件里这些问题都没有讲清楚，于是就回邮件给这个同事说我已经给学生做过辅导，学生有问题可以直接来问我，还有什么其他原因需要做这次辅导吗？同事解释后，我才明白真正的原因。
原因之一是，这个学生的家长很紧张学生的申请，想要特地来办公室一次，再做一次模拟面试，而不是之前邮件里面说的的面试辅导。我们公司的面试辅导是详细的讲解每一个答题思路，需要1个多小时的时间，而模拟面试是模拟真实的面试场景，仅需要20分钟，两种辅导是不一样的。
第二是这个同事是在销售的过程中让这个学生了解到了申请大学的紧迫感，希望我帮助她让学生在准备面试的过程也要有有紧迫性。
我了解到具体原因后，当然不介意抽20分钟帮助学生安排一次模拟面试。但是在了解原因之前，我发邮件询问我的疑惑，再收到回复一来一去就造成了很多不必要的沟通，非常浪费双方的时间。如果这些问题在第一次的邮件里面说清楚，那就完全可以避免我的疑惑和之后来回沟通的时间。 这封邮件其实完全可以写成下面这样，信息就非常清楚了：
“Hi,爱丽莎
你上周辅导的学生Edward的家长比学生还紧张这次面试，他们希望来办公室再做一次模拟面试，检验学生的准备情况，我觉得这样也可以让学生更积极的准备面试。
你看周四周五哪天有时间，可以抽出20分钟来给学生用视频或语音做一下。谢谢。”
这样是不是就好多了。我在工作中其实经常受到这种表达不清楚，让对方不知道下一步要做什么或者为什么要这样做的邮件，需要反复沟通，很浪费时间。如果你能第一次发邮件就把事情交代清楚，那么你的工作效率就会提高很多，并且让收件人觉得你非常专业，靠谱。
如何在工作邮件中做到专业，靠谱，表达清晰呢？
第一， 完整交代信息。
你要想你发邮件的目的是什么？如果是向收件人安排任务，你就一定要把任务的要求说的详细，最好有明确的指示。比如让部门的人提供年度报告，那么你要把需要什么样的，用什么形式做，内容应该包含什么，截止日期等等信息说的很清楚，对方才能够按照你的要求把工作完成。
第二， 想象一下你是收件人，收到邮件后的反应。
这一点非常重要，尤其是跨部门沟通的时候，你给同事的邮件内容，不熟悉业务的同事能明白吗？你要想一下这些内容是不是要给同事稍微解释一下。另一种是需要对方帮你解决问题或者做额外的工作，你能不能把具体的问题说清楚，并建议解决的方案。如果要安排同事做额外的工作，理由是什么？
第三， 语言尽量简洁明了，但也需要注意礼貌。
同事每天都会收到很多邮件，因此语言一定要简练让人一看就明白在讲什么。礼貌方面，英国这边的习惯是不管事情大小，每一封邮件几乎都会用到“请”和“谢谢”，如果没有这两个词，别人会觉得你很粗鲁。
第四， 想要别人帮助你，你也需要激励或者鼓励别人。
这一点会让你的邮件沟通达到更高的水平，很多优秀的管理者会用到这种方式。就是在给员工或者同事布置任务的时候，你要简单的阐述一下这样做对他们或者团队的好处是什么，这样别人收到邮件的时候会更加乐意的接受这新的任务，也会更有动力去做。
建议大家就都去翻一下自己发送的工作邮件 ，看看是不是有改善的空间。提升邮件沟通的效率，会让你在职场给同事和客户留下非常好的印象。
网友评论