中日文版的丰田管理理念分享给大家。这也是我们部门特意翻译成日文每周一次早会上的学习资料。内容选自于日文原版《 トヨタが「現場」でずっと繰り返してきた言葉 》若松義人
不要把资料变成纸张的数量和死的资料量。
这是奠定丰田生产方式基础的大野耐一先生的话。
资料的价值不是由纸张数量的多少和资料的厚度来决定的。做资料的人可能是想干劲十足地做好「资料」，但现实中只是张数多的「纸量」，以及变成了谁都不认真阅读的「死的资料量」，这种情况意外的多。在丰田有一种不成文的规定「文件应简洁地总结成A3一张纸」。
这个出乎意料地难。即使是擅长写长篇文章的人，如果只说要简洁总结要点的话，也会马上头疼，为了制作简洁易懂的资料，有必要深入考虑想要传达的东西。
例如，提出就某个问题的解决方案时，必须牢牢把握现状，明确问题的真正原因，明确对策和执行计划和日程。这就需要把这些内容整理成A3一张。总结的人虽然很辛苦，但是如果真是A3一张简单总结的资料的话，看到这些资料的人可以直白地抓住要点，也可以在短时间内做出正确与否的判断。
做资料如果只追求纸张数量和没人读的死的资料这不是「工作」，这只是「浪费」。资料要可读，要能参考，能活用才有价值。
以下日文原版
———————————————————
資料を紙量や死量にするな。
これは、トヨタ生産方式の基礎を築いた大野耐一氏の言葉である。
資料の価値は、枚数の多さや資料の厚さでは決まらない。当人は張り切って「資料」をつくったつもりかもしれないが、現実にはただ枚数が多いだけの「紙量」や、だれもまともに読まない「死量」になってしまうということは案外多いものだ。
トヨタには書類は「A3一枚に簡潔にまとめるべし」という不文律がある。
これが案外と難しい。長い文書を書くのが得意な人も、要点だけを簡潔にまとめろと言われると途端に頭を抱えてしまうように、簡潔なわかりやすい資料をつくるためには、伝えたいことは何かを考え抜く必要がある。
たとえば、ある問題について解決策を提示する場合、現状をしっかりと把握し、問題の真因を明らかにし、その対策と実行計画やスケジュールを明確にしなければならない。これだけのことをA3一枚にまとめることが求められる。まとめる人は大変だが、確かにA3一枚に簡潔にまとめられた資料であれば、それを見る人は要点を簡単につかむことができるし、正否の判断も短時間でできる。
紙量づくりや死量づくりは「仕事」ではなく、ただの「ムダ」である。資料は読まれ、参考にされ、生かされてこそ価値を持つのである。
网友评论