一、发现需求&解决需求
上班社群的助理加上主编最多的时候有8个人，为了所有的资料都可以储存和共享，我们通过集体聊天，投票表决的方式，选定“印象笔记”这个笔记类APP。
优点：支持手机和PC端，可以随时更新和共享。同时还可以采集微信、微博、知乎等网站的信息；记笔记、写日记、分类整理非常方便。
文/小栗子的世界
左边是我们共享的笔记，右边是我对知识的分类整理菜单，待继续完善。
文/小栗子的世界
点击右下角的“+”，可以新建笔记，支持拍照、附件、录音、提醒、手写、文字笔记，是一款非常适合做笔记的软件，用来存储自己搜集和整理的资料库，功能很强大。
缺点：在团队协作上，还是欠缺了一点。所有的资料必须要创建者授权才能查看，一旦创建者误删，那么很可能找不回资料。在资料共享上，很容易脱离我们创建的文件夹，对于被共享者来说查看资料不够明确和一目了然。
二、寻找改进方法和更好的替代品
近期，上班群找了一批新助理，准备在2017年，一起做点更有意义的事出来。现在我们需要做两件事：一是对以前的活动进行复盘总结、整理资料，作为以后活动爱开展的经验和模板；二是带领新助理熟悉上班群和接下来的规划，带他们脱离陌生和不确定感，更快地融入我们这个小家庭。
为了更好地协作，使我们可以做得更好，我们需要更方便有效的软件来辅助。正好我最近在看《社群营销》这本书，发现秋叶大叔的团队以及BM社群，都特别注重每次活动资料都按照一定的要求，汇总到资料库，作为一笔宝贵的经验和财富。
文/小栗子的世界
我把这个截图发到了上班助理群里，大家都支持这种方式，我们确实需要建立属于我们的资料库，以后就算我们这些人不在团队了，但是这些资料可以保存下来，作为参考。而且借助这资料库，也可以让新人最快地了解我们。
一起讨论
最后我们讨论出了7款工具，决定回家组队实验，得出优缺点和使用报告，最后综合所有人的意见选出最适合的协作工具。同时我们还可以把这些软件的优缺点整理成文章，作为集体输出，一举两得。
三、几款协作软件的体验心得
这三款是我和出走在半夏一起体验得出的结论。
1、石墨--众多大神推荐
石墨
页面非常简洁舒适，可以共享写作、分类整理，还可以直接在线编辑，非常不错。果然是众多大神推荐的团队协作工具，我非常喜欢。
收费
关键来了，免费的最多只支持5个人同时协作，而我们不只5个人，而且我们优先考虑以免费的方式来实现要求，毕竟我们都是志愿者，穷屌丝哈，所以这个排除了。
2、今目标
今目标
光一个界面就够复杂了。不方便操作，功能太多，反而核心需求不突出。所以我们也排除了。
3、worktile
worktile
这款工具以前有免费的个人版，现在没有了。只有企业版，免费体验14天。我们也排除了。
四、再次明确核心目标、确定工具
明确核心需求
谢谢雁点一直跟我和出走在半夏沟通，他提醒我们，其实我们的核心要求就是“存储”。对于之前整理的文章，其实后面修改的很少。交流这一块，微信就可以完全实现了，其他软件的交流不方便也不及时。在共享着一块，我们只需要每个人都可以上传和下载就可以实现我们的需求。
而且特别强调一点，在线编辑容易丢失，最好是本地上传，更有保障。
我和默默进一步筛选，找到了四个软件：有道、微云、石墨、简书。
最后综合各方面的需求，我们确定了“微云”这款网络U盘。我在今天，把以前的群聊总结全部都转移到位了，为我们接下来的输出，打好基础。
微云界面
界面非常简洁，支持上传文件、文件夹、创建文件夹、添加笔记。刚好满足我们的需求，而且很轻便。我们申请了一共公用的账号，大家一起使用。
微云
五、总结--抓住核心需求
在这么多助理的共同努力下，我们确定了团队协作的工具--微云。这个过程我觉得值得分享给大家，看看我们是如何发现问题、提出问题、寻找解决方案、最终得出结论的。中间可能在选择工具上有些许的偏差，但是在同伴的提醒下，我们更加聚焦在了“储存”上，不要盲目扩大需求。
真的非常幸运，在简书认识了这么多朋友，同时还在上班这点事儿担任社群管理员，让我的生活有了这么多惊喜和收获。
网友评论
若是我,我会自己搭建团队使用的OA.(目前也确实这样).