No.57《如何掌控自己的时间和生活》

No.57《如何掌控自己的时间和生活》

核心书摘

《如何掌控自己的时间和生活》教你如何区分重要和不重要的事、如何停止拖拉立即行动，以及如何在繁忙的工作生活中创造安静的时间，使自己的时间更有效率。有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧。有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。

适合谁读

1.成天抱怨自己没时间的上班族

2.企业管理者

3.每天工作任务繁重却理不清头绪的人

关于作者

阿兰·拉金，Alan Lakein，哈佛大学MBA，美国“时间管理之父”，他率先创立了科学的时间管理方法，他的《如何掌控自己的时间和生活》一书是时间管理领域最为杰出、最为经典、影响最为持久的作品，其主要内容曾先后在《读者文摘》《纽约》杂志以及《大都会》杂志上刊登。

学什么？如何高效利用时间

你是否遇到过这些情况？突然新增的工作打乱了你的原定计划，时间压力让你不知所措；看到几本好书，因为担心没时间读完所以还没开始就放弃了；下定决心要减肥，坚持去了3天健身房后因为各种时间冲突不了了之。你是真的没有时间吗?

问题可能出在你管理时间的方法上，或是对长远目标的规划上。找对路径，你的执行力、专注力和效率就能显著提高，这些问题也就迎刃而解了。

今天的文章以一名时间规划师的身份，为你量身定制时间管理方案。通过丰富案例，你将了解一种最有名的时间管理法：ABC分类法。学会使用这种方法，你就能在生活和工作中有效掌控自己的时间。

你还将发现：

· 为什么手中的钱只够建一间厕所时，要选择建男厕；

· 戴尔公司用什么方法不花钱办大事；

· 为什么雇员的数量和实际工作量之间不存在任何联系。

掌控时间，要把现在做的事情和未来的目标联系起来

在讲述这部分内容之前先给大家讲个故事。

上海有个工厂要盖厕所，经费批复下来后领导傻了，因为只够盖一间，经过反复研究领导拍板，先盖一间男厕所，至于女厕所，明年再说，可是最后钱花了员工们还是怨声载道。因为只有男厕所，根本满足不了工人的需要啊。这时候有人就问了，你为什么不先建一个带隔间的混用厕所，也比只有男厕所来的有用。

为什么会出现这样的情况呢？其实啊，这体现了一个有趣的定律：帕金森定律。这个定律表明，一个人工作的时候，只要他还有时间，他的工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。帕金森认为，如果一个人有充裕的时间完成一项工作，这个人就会有意识地放慢自己的节奏或者增加项目从而用掉所有的时间，这样一来，工作就会把他可用的所有时间占满。工作膨胀出的复杂性则会让这个工作显得格外重要，在这样的环境里你不但不会感到轻松，反而会因为工作的拖沓感到劳累，甚至是精疲力竭。

帕金森还说，其实在一个公司中，机构和人员的增加并不全部来自现实工作的需要，有时候也来自于自身的需求。管理活动本身会制造大量的工作，这时候需要增加人手，而增加人手会制造出互相扯皮、职能重叠的体系，从而使工作目标不明确，进而导致工作效率低下。这就是他所说的最著名的总结：“雇员的数量和实际工作量之间根本不存在任何联系。”

这件事可以举个例子，1914年英国海军部皇家海军官兵146万人，基地的行政官员、办事员3249人，到了1928年，官兵下降为10万人，但基地的行政官员、办事员却增加到了4558人，按理说士兵人数下降，行政人员应该也随之下降，然而结局是，他们反而增加40%，这一令人瞠目结舌的结果，其实就是帕金森定律的影响。

通过帕金森定律，我们可以明白作者的意图：其实啊，这个世界上根本没有没时间这回事。你以为你是因为太忙所以没时间完成任务，实际上很多人明明任务比你多得多，却能够出色地完成工作，这就是掌控时间能力的差异。何谓掌控？掌控，就是你能够灵活地用时间做完自己觉得有意义的事情。那么，掌控好了自己的时间又会有怎么样的效果？作为员工，我们又该如何掌控自己的时间呢？

作者告诉我们：一切的掌控，开始于规划。规划，指的是将现在做的事情和未来的目标联系起来，让自己明白自己的每一步要怎么做，要走向哪里。因此，规划最核心的部分，就是确立目标，知道自己想要从这份工作里找到什么、得到什么。对此，作者提出了一个有趣的方法，那就是：ABC分类法，这也是本书最核心的部分。

顶尖成功人士，都是拥有长期目标的人

哈佛大学曾经做过一个这样的调查，重点是目标对人生的影响。研究对象是一群智力、学历、生活环境条件都差不多的年轻人，研究结果让人大吃一惊：

25年之后，百分之三的拥有清晰的、长期的目标的人，几乎都成为了社会各界的顶尖成功人士。这些人包括但不限于社会精英、行业领袖、白手起家的创业者。百分之十有清晰但短期目标的人，他们大多生活在社会的中上层，成为各行各业不可或缺的专业人才，比如律师、医生等等。百分之六十有比较模糊的目标的，几乎都生活在社会的中下层，他们工作安稳，生活安定，不过都没有什么特别的成绩。而最后百分之二十七的没有目标的人，他们几乎都处在社会的最底层，他们常常怨天尤人，工作事业，生活得很不如意。

由此可见，目标对人的影响是多么的巨大。那么到了这一步，我们又该如何把目标和我们每天的日常工作联系在一起呢？这就需要ABC分类法发挥作用了。

步骤很简单：我们先找到三张纸，分别在上面写出最重要的三个目标。到了这一步，就相当于我们有了九个最重要的目标，然后需要我们思考的是，要达到这些目标，我们需要完成什么活动。紧接着，我们要把这些活动汇总起来，然后确立优先级的顺序，删掉那些暂时不打算做的活，这样，我们就可以得到一张A级活动清单。

以此类推，我们可以推出其他的任务：

A：最为重视的任务

B：一般重要的任务

C：最不重要的任务

通过这个分类，我们每天的日程安排，就可以根据事情的紧迫性和重要性分为ABC三种类型的活动，其中，A类任务是最重要的，我们应该把大部分的时间都花在A类上面，然后才是B类和C类。考虑到每天的时间都有限，而且紧迫性也不一样，我们可以对所有级别的条目再次进行进一步的细分，然后相应地完成它。

其中，我们要注意的是，从以上步骤选出的A级活动要列入我们的生活中，当然，是根据实际情况选择，而不是把全部都列入。当时间不够的时候，宁可舍弃C类活动，也要保证A类活动的充裕。另外，ABC并不是绝对的，而是相对的，他们的次序变化完全取决于你的价值标准，你可以根据清单上的内容调整次序的安排，也可以根据时间的推移进行一定的调整。

要提升工作效率，先要量化工作量和人数

在说这个之前，再给大家讲个笑话：

有个老太太和邻居诉苦：我现在老了，做什么都慢腾腾的，寄个信都累得半死。我给我的外甥女写信，找明信片花了一个钟头，寻眼镜花了一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟……最后好容易写完了，人也累得够呛。邻居听完了笑了，这事你完全可以一边办事一边顺手做完啊，最多也就用五分钟。试想，如果我们的集团里都是这样的老太太，那么工作还能顺利完成么？这是多么可怕的事情。

因此，在解决了员工时间管理的问题之后，我们需要面对另一个问题：作为领导者，企业该如何提高工作效率？在前文中我们发掘了帕金森定律在企业运作中出现的不良后果，为了规避这些点，我们需要完成以下几点：

量化人数和工作量的联系

大家都知道工作量和工作时间划等号，但试想，如果工作所需要的时间具有这么大的弹性，那么员工也很可能和老太太一样，犹豫操劳反而浪费了时间，那么这就说明了很重要的一点：这个工作的工作人数并不适合这个工作量。

这里我们要讨论两个公式：劳动分配率和人事费用率。劳动分配率指的是企业新创造价值对员工分配的份额，计算方法是人工成本/产品增加值。人事费用率反映的是劳动投入占据实现价值的总产出的比率，计算方法是人工成本/销售投入。这两个指标如果在一定时间内有所增长，那么就意味着帕金森定律在影响着企业的运作。

那么我们该如何解决这个问题？就需要我们学会量化人力工作，知道员工工作量化的数据，这样我们就可以分清楚企业业务规模的扩大是人员的正常扩张，还是不正常的机构膨胀，而企业最合适的人数到底是多少，也能够迎刃而解。在解决了这个问题之后，企业的效率自然也能够有所提升。

企业需要扁平化、透明化

如果一个团体缺乏管理职能，那么反而不会出现帕金森定律的影响，比如说兴趣小组什么的，大家仔细看会发现，这些集体反而没有帕金森定律的顽疾。这是因为扁平化、少层级的组织，会让管理变得简单，而当层级过细且人员分工过细之后，在同一层级就很容易发现效率低下的闲人。

另外，建立透明化的招聘机制，也能够大幅度提升企业的效率，因为透明化本身就意味着员工具有知情权，从而避免了用人者出于私人目的招募能力低下的员工，从而出现人才外流的糟糕情况。

打造顶级企业，要招聘高效员工

为了便于大家理解，我给大家分享一个案例：戴尔。作为一个鼎鼎大名的犹太企业，在用人方面，他们进行了丰富大胆的尝试，给创业者们留下了宝贵的经验。戴尔认为，新招来的员工5年后，只有30%的人能留下来；10年后，只有10%的人能坚持到最后，而这些人最终会被公司老板留下来，成为核心员工。他们对公司的业务最为了解，也是最懂得戴尔价值观的人。因此戴尔认为，合适的人才才是最重要的，而不是最优秀的。

因此，为了最大化的提升公司的效率，让公司的每一分钱都用在刀刃上，他们开始了疯狂的政策改革。

首先，戴尔对员工提出了基本的要求：“不花钱办大事或花小钱办大事”，那怕是最高的领导，他们也只坐经济舱，他们不会有专门的总裁会议室，如果部下忙着开会，那么即使是总裁，也只能选择换个地方，戴尔人认为，多余的活动和金钱都是浪费。

同时，为了确保每一个人都能最快速地实现自身的价值，戴尔发明了对经理人的“打分制”，打分制直接影响经理人的收入和升迁，如果这个做得好了，才有机会，如果做得不好，那么这次不能升迁，除非下次做好任务，打分的主体是经理人的直接下属，打分的过程公开透明，如果员工私下有意见，也有专门的部门负责传达。这样做的结果是不仅保证流程的透明公正，同时也能够让经理人不断的修正自己的管理，从而确保执行能力准确无误的贯彻。

另外，为了让企业更加扁平化，戴尔发明了双管制：主管大客户部的总裁和主管中小企业与家庭的总裁共同管理事务。虽然权限重叠，但是责任分明，这是一种制衡的制度，既让双方发挥各自的优势，同时出现失误的时候共同承担责任，鼓励合作的态度也让员工们积极地分享自己的观点，为公司带来了极大的能量和热情，也避免了管理层权力膨胀的问题。另外，这也是对工作的细分化，戴尔把所有的能量尽可能地化为行动，通过细致的分工让企业成长的更加迅速。

另外，戴尔有一个很独特的习俗：无报告汇报。管理层和老板汇报工作的时候，他们不需要准备任何报告，只需要和老板说明白哪里做得不好，为什么做的不好即可，另外，必须用数字说话而不是报告。这样做的好处是一方面提高了工作效率，另一方面也量化了工作，让戴尔高速增长的利润切切实实落实在了实处。

有趣的是，为了招揽到这些人才，戴尔也采取了不同的策略：

不同于其他公司对你工作经验的描述，戴尔习惯于两种问法：

第一种：你所做过的工作中哪一件最值得你自豪？是什么时候做的？怎么做的？为什么让你记忆犹新？

第二种：你最不喜欢的同事是谁？你为什么不喜欢这个同事？

这些问题都没有标准答案，但共同的特点是你没办法临时编故事，如果你是事先准备的，那么很容易露馅。同时，戴尔通过了解这个人的喜好，可以对他心目中的工作氛围是否和自己符合进行判断。如果你经常换工作，戴尔会问：为什么你这么多年换了这么多工作？如果应聘者没有充足的理由解释，那么会被直接淘汰，因为经常换工作的人来了大概率也不会待下去。

正是这一系列独特的工作，让能够真正适应戴尔逐利文化的人才少之又少，而能够进入戴尔的人，也是真正能够高效的人才，真正符合公司的发展建设。

总结

在这个竞争压力越来越大的当下，能够利用好自己时间的人往往更容易获得胜利。我们总是有一大堆没有完成的任务，却不知道为什么其他人能够如此迅速地完成。那么，作为创业者，我们该如何顺利利用时间？作为企业领导者，我们又该如何提高效率？今天我们拆解的书《如何掌控自己的时间与生活》正是一本可以提高效率的完美方法论，对此，作者总结了一套完整的流程：

作为员工，在掌控时间方面，我们首先要做的是确立明确的目标，搞明白自己到底要什么。同时分享给大家一个有趣的方法：ABC分类法。

A：最为重视的任务

B：一般重要的任务

C：最不重要的任务

将我们的工作任务分为以上三个部分，有助于我们能够主次分明地做完自己想要的。

而作为企业的领导者，我们需要注意两点，才能够提高效率，破解帕金森定律的谜团：

量化人数和工作量的关系。

企业尽量扁平化、透明化。

相信通过对本书的学习，大家也可以重新审视自己的时间管理，从而培养良好的习惯，不断提高工作效率，成为时间和生活的主人！

《如何掌控自己的时间和生活》金句：这个世界上根本不存在“没时间”这回事。

无论生活还是工作，都需要一个好的时间管理方法来更好的分配时间。