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【效率】怎么开会最高效,谨记7步!

【效率】怎么开会最高效,谨记7步!

作者: 何贰萌 | 来源:发表于2016-02-22 19:40 被阅读190次

    细细盘算一年的工作情况,发现会议竟然是占用工作时间50%!

    考虑到今年是【效率年】,提升工作效率从【整治会议】开始。

    接下来,为大家考虑【会议】的几个考虑方向和动作准备,目的是提升大家的开会效率。

    STEP1:这个会是不是我一定要参加?

    无论是我们发起的会议,还是别人邀约的会议,这个内容都是必须要考虑的。

    考虑原则:这个会我发挥什么作用,如果需要我给结论/协助完成内容,那这个会是要我们要参与。

    STEP2:是不是一定要现在开会解决?

    说实在,随便开会在我眼中是一个不负责任的做法,因为,很多会即便和我有关,也不一定要用开会解决

    一般的会议有几种情况:

    1. 讨论型:这种会可以开,但前提是大家有想法才需要开;

    2. 同步型:这种会可以开,但可以先把文件同步大家,让大家先阅读,再集中问问题;

    3. 结论型:可能是一件事情需要有结论,也可以说是第一种的延伸,但这种可以是已经想法解决方案,直接线上(例如叮叮、电话、微信、QQ)问,回复和收集便可;

    4. 确认型:怕大家理解不一致,需要开会确认——换个表达方式写出来确认不就完事了么

    STEP3:订目标和时长

    好的,明确了这个会要开了,那我们就开吧!

    开之前需要考虑3个内容:

    1. 开这个会你需要达成什么目标

    2. 这个会要开多长时间?

    3. 如果在指定时间内无法达到你要的结果,你可以接受么?

    这3个内容非常重要,建议在邀约会议时,必须与大家共识

    STEP4:邀约

    接下来就是邀约了,建议是邮件发出再群内提醒,包括人、时间、地点(麻烦订会议室)、电话会议的电话号码、会议计划时长、会议要达成的目标,

    以及,还有!

    重点提示1:需要明确谁产出会议纪要

    重点提示2:需要@谁提前准备什么

    没有了1,你的会等于白开;没有了2,你的会肯定没有效率

    STEP5:提醒开会&开会准备事项

    开会前15分钟微信/群内提醒,准备会议相关文件

    STEP6:开会,控制好时间!

    开会最烦就是大家聊开了,想着不要浪费自己和别人的时间,所以请务必谨记目标和时间。

    请务必谨记会议目标和时间!!

    请务必谨记会议目标和时间!!

    请务必谨记会议目标和时间!!

    大家聊远了——收回来!!

    时间花多了——提醒!!

    这一点尤其关键,重要事情说三次!!

    STEP7:会议纪要

    无论如何,都需要有人产出会议纪要,不然你这个会就是白开【所以前面明确谁来写就很重要】。

    STEP有点多,但字字珠玑啊啊啊~至少前面3条是非常重要的!

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