很多人都读过日本人写的《断舍离》《怦然心动的人生整理魔法》，日本商店里琳琅满目的收纳用品也令初次造访的游客们印象深刻。日本人似乎对于整理术情有独钟，不但家里的衣柜厨房需要整理，公司里也天天强调“整理整顿”，留心观察一番，果然在日本同事身上学到了不少有用的职场整理术。
整理整顿
1 建立个人archive
S君的桌上东西并不多，除了电脑和水杯，常常只有笔记本和几份正在用的材料。但是当他拉开抽屉时我好奇的探头瞅一瞅，呵，满满的码放着五颜六色的文件夹，每一个文件夹侧面都写着标题和时间，查找起来一目了然。自从和S君一起开始一个新项目，我就注意到他时刻都在收集相关资料，整理出属于他自己的archive。例如围绕产品的某项功能，竞争对手的情况如何，我们目前的水平如何，需要解决的技术难题有哪些，最近的进展情况，统统都整理打印出来收在一个文件夹里。平时我们小组讨论，大家汇报进展的ppt都写的很随意，用完也就过去了，只有他每次都把关键的图文整合起来，夹入相关的资料旁边。当上司提问起项目情况，或需要对照之前的结果时，其他人都在电脑里翻啊翻啊半天找不到对应的文档，S君哗哗两下就随手翻开一页，指给大家看。这位S君是个连智能手机都不用的人，所以钟情于打印材料，其实这项整理工作用电脑也可以完成类似的效果。不过试了就知道，电脑整理虽然更方便长期保存，但对于当前手头正在进展的项目，如果有这样一份清晰的资料放在案头方便随时查阅，往往事半功倍。
向日本同事学职场整理术
2 汇报从小结开始
后来我们小组进展汇报的ppt在另一位K君的指导下，也不那么随意了。每次做完实验分析完数据已经身心具疲，除了把结果贴上去，实在懒得在供内部参考的ppt上花更多精力。可是如果不把分析结果写明白，要么别人看不出所以然，要么自己在汇报时想不起来该怎么解释，总之资料就变得无效了。K君提议，ppt第一页附上简要的小结，包括这份资料所汇报的工作是为了解决哪个问题，用了什么方法，结论如何，下一步计划，之后的几页把结果贴上去即可，既然是内部参考，大家对必要的背景信息都已经十分清楚了，读过说明之后就足够看懂结果，不需要再一项一项具体说明。这么一来，实际上并没有增加多少工作量，资料却能更加有效地传达信息了。
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3 便签式日程表
在日本，人人都有一本手账来安排每天的待办事项，大多数公司里也有电子日历可以互相分享彼此的日程。但Y君的桌前还贴了一张两周的日程表格，和打印电子日历不同，这张表格上所有的日程都是空的，具体事务都是写在小便签纸上，然后贴到相应的时间空格里。这样灵活的日程表可繁可简，挪动便签纸即可方便地增减变动，不论是自己还是同事都能一秒钟就把握工作进程。从S君的文件夹和Y君的日程表可以看出，尽管当前办公都智能化了，纸质版和电子版孰优孰劣，并不可一概而论。对于重复性长期性的工作，电子版更有优势，而对于偏向灵活性临时性的工作，纸质版的方式往往更加直接和便捷，并非就应该彻底摒弃。
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4 左右分半式笔记
前几年日本有一款“东大生笔记本”卖的很是火爆，乍一看好像也没什么特别，就是普通的横格本子，区别仅在于横格线上还均布着小黑点，其卖点一言概之，即好的笔记必然整洁美观。确实在日本学校和公司都见过很多非常漂亮的笔记，有的像思维导图一样，有的给出严谨的框架，有的图文并茂，但这些笔记的共通点在于，都没有一下子就写满一页。在一次讲座之后我请邻座的T君分享了他的笔记，他认为笔记真正的功效不在于当时的记录，而在于事后的回顾，所以一页纸常常是从中间折一条痕迹，分两半使用。左半边用来作记录，按照横格线上的小黑点来对齐和空格，用来明确框架中的大小标题，讲座中有价值的信息也使用缩略和符号记下来。结束之后，他又在空白的右半边用红笔做补充和批注，有时还会上网搜一些相关资料，也整理在这一页上。这样的笔记里几乎看到不匆忙潦草的涂写，而且内容清晰丰富，不需要另外再做整理，就是一份详尽有用的资料。
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5 物品收纳和确认清单
我见过日本朋友家橱柜的抽屉里，用百元店买来的大大小小的收纳盒，整整齐齐放着各式刀叉筷子和其他工具，没想到在M君的办公桌抽屉里也看到了类似的情景。订书机，印章，文具，尺规，名片，便签，好像摆积木一样井井有条。M君负责整理的实验室也是一样有条理，并且他在每个抽屉上还贴了标签。想一想我曾经在国内时实验室里总是乱糟糟，常常为了找一个小小的读卡器把十几个抽屉翻个底朝天，真够抓狂。另外，每天最终离开的人需要确认各种仪器设备安全关闭，关好门窗电源水源，这些事情都被整理成了一个check list挂在门口，离开之前只要照着清单一个个确认好打勾即可，保证不会遗漏。
向日本同事学职场整理术
这些小技巧做起来其实并不复杂，工作的质量往往就在体现在细节之间，试试看，一定会有收获。
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