看到《你是否专业，一出手别人就知道了》，深有感触。工作上有关细心的事情随处可见，这里略作整理备忘如下：
一、文档类
1、借用模板需去掉痕迹
国人写文章最喜欢找模板，天下文章一大抄，也可以理解。关键是有些模板中内置了一些信息，要做一些处理，变为自己的，才显得专业。比如文档属性中有作者、单位信息，要更正过来。又如上文提到的：
我曾招过一个行政文员。试用期间安排她起草一个文件，她做完发给我的时候，页眉上居然有其它公司的LOGO，拷贝人家的资料居然连痕迹都不知道去掉，用现在的话讲“我也真是醉了”，换一个稍稍专业的文员，即便“天下文章一大抄”，至少做到毁尸灭迹吧？！
2、正式文档忌有错别字
也曾遇到一个平面设计师。给一家公司设计的代金券打成了“代金卷”，已经印制出来了，恰好被我看到，我问大学本科毕业的他“你不知道代金券不是代金卷吗？”，他说设计的时候他看到了，知道是个错别字，但对方的文案写的是“卷”，他就照样做出来了。遇到这样的员工用现在的一句话来说“我也真是无语了”。这不是专业问题，而是责任心和态度问题了。你有没有想过自己设计出来的作品，不仅代表着自己的职业技能水平和职业形象，更能让别人看到你是否专业啊，因为你是否专业，一出手别人就知道了啊。
3、人性化考设计文档的版式提高团队工作效率
我也遇到过很多能够把简单的工作做到极致的人，比如一个EXCEL表格，对方知道需要排版打印，发给你是排好版的恰好一页，行距列宽设计美观，让你耳目一新；比如收到一个不需要修改文件名的文件；比如倒茶的时候倒了七分满；比如打来电话先问一声“说话方便吧”；比如在正式的场合讲普通话穿职业装……
二、邮件类
1、邮件标题需写清
很多人偷懒或没有写标题的习惯，觉得多此一举，实则不然。有了标题可以提升查阅和处理邮件的效率，还有利于后期搜索管理邮件。一句标题浓缩了邮件的主旨，是对概况总结能力的锻炼。
2、超过三个附件需打包
有人发送邮件附件时不管多少个文档，一并按附件发送，没有考虑接受者查阅和处理的方便性。一般来说，超过三个附件的，最好先打包，然后将打包文件作为附件发送。
3、收件人越多越要注意邮件内容
每抄送一个收件人，可多检查一遍邮件内容是否合适、是否有错别字，模拟站在收件人角度是否可以理解等，因为邮件中一个错误或疑虑的地方会影响多个收件人，所以宁愿发送前多检查几遍，也不要造成不必要的误解或混淆。
更多注意细节可参考：邮件注意事项
三、会议类
会议是常见的工作形式，要开好一个会，会前要做好充分的准备工作，会中要做到按纪律进行，会后要做好追踪执行工作。
1、会前准备
包括会议通知、会议议程、发言人材料（如ppt提前汇总、检查和确认）。
2、会中控制
主持人注意把控好会议节奏，在规定的时间完成各项议程，重要事项要达成会议结论，并作为会议记录分发给与会者或相关人员。
3、会后执行
管理人员要及时追踪了解会议行动的后续执行情况，推动会议结论的高效执行。
更多细节参考：三星公司的开会流程”
另有一个非常经典的案例供参考：1.5万月薪的秘书标准
网友评论