案例
公司高层举行战略会议决定执行某个项目,赵总负责这个项目。会后赵总召集部门主管开会,通报高层决定并对于项目的目标和就项目情况向与会人员讨论,会中赵总要小林汇集会议记录并且起草项目章程。小林面对一大堆资料无从理起,毫无头绪。急忙打电话给我搬救兵,要我告诉他如何整理项目章程。
项目章程是什么?
在PMBOK的定义:
项目章程是由项目启动者或发起人发布的,并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件。 记录了关于项目和项目预期交付的产品,服务或成果的高层级信息。
明确项目与组织战略目标之间的直接联系,确立项目的正式地位,并展示组织对项目的承诺。
项目章程在项目执行组织与需求组织之间建立起伙伴关系。项目章程一旦被批准,就标志着项目的正式启动。
项目章程对于项目经理的意义:
- 看方向(目标)
项目经理需要了解项目到底需要做成什么样子,达到什么目标才算成功,这就需要项目经理到项目章程中去寻找答案。 - 认形势(环境)
项目经理需要了解自己在项目过程中能有多少人,能用多少钱,有多少时间可用,这些都是项目章程中需要定义的内容。 - 分责任 (范围)
项目经理的责任是按照项目章程的要求去组织资源,实现章程中的目标。如果项目章程定制的有问题并导致项目执行过程中的出现偏差,需要项目发起人对整个项目负责任。
项目经理从项目章程的内容了解项目实施的目标,项目的先天条件以及对项目实施环境做全盘了解。
写项目章程之前需先了解那些情报, 先收集哪些资料
要想从头搞砸一个项目,最简单的方式就是不动脑子,直接开始!
多做一点组织和规划的工作,就能为项目多留一些成功的希望。
制作项目章程,一般从这几个方面收集有关项目的资料:
- 法令,法规,标准,规范等
- 过去类似的项目经验,文件,范例,同业参考等
- 商业论证,受益计划等
- 协议,合同,意向书
资料收集完成之后遵循项目 PSTCQR 的思考方向,编制项目章程
- Performance 项目要做到什么样子?
- Scope 实施的工作有多少?
- Time 时间多长?
- Cost 预算多少?
- Quality 质量要求?
- Risk 风险有多少?
项目章程包含哪些信息
- 项目应该有一个名称。
- 项目的背景做一个说明,包括机会与机遇的说明。
- 为什么要做这个项目?
- 项目的目标是什么? 项目的产品是什么? 有什么要求,完成标准是什么?
- 列一个产品清单,说明项目的产品,包括最终产品、中间产品。
- 这个项目的范围如何界定?
- 项目的退出机制,说明在何种状况下关闭或取消项目)
- 说明项目经理的权力、范围。必须在项目章程上体现项目经理的权力范围,并有一个专门的证书正式确认项目经理的权利。
- 限制因素,例如客户预算,完工日期,合同限制,法令规定等,这些会限制项目计划的灵活性,项目经理在项目启动前要尽量探明,并在项目章程一一载明。
- 假设条件,有些因素影响项目经理制作计划,因此在计划前先这些条件视为成立,方便安排计划。因为条件是假定成立的,一旦不成立的时候,必定影响项目计划。项目经理要对假设条件在项目章程写入。应视假设条件为风险源,应定期检查条件的有效性,并编列假设条件日志加以管理。
除了以几个方面的内容外,还有包括项目风险及所需的资源、人员或者其他条件,这些都可以作为项目章程的一部分。章程最重要的任务是从总体上对项目的目标、范围做一个框架界定,所有项目的初步计划、相应计划,都是根据项目章程的要求发展而来。
正式的项目章程该有哪些内容
项目目的
预先批准的财务资源
可测量的项目目标和相关的成功标准
关键干系人名单
高层级(High-level)需求
项目审批要求(如用什么标准评价项目成功,由谁对项目成功下结论,谁来签署项目结束)
高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果
项目退出标准(如在何种条件下才能关闭或者取消项目或阶段)
整体项目风险
委派的项目经理及其职责和职权
总体(Summary)里程碑进度计划
发起人或其他审批项目章程的人员的姓名和职权
项目章程包含的内容(4项3高3总3人)
4项:项目目的,可测量的项目目标与成功标准,项目的审批要求,项目的退出标准。
3高:高层级需求,高层级描述与边界定义,可交付成果。
3总:总体里程碑计划,总体风险,总体预算。
3人:项目相关方,发起人,授权的项目经理。
项目章程的发布
对项目经理来讲项目章程可以让他顺利的开展后期的工作。因为项目章程的主要作用就是确立项目的合法地位,明确项目的高层级目标和授权项目经理利用组织资源执行项目。如果说在公司里项目没有项目章程的话,这个项目执行起来会有很多阻力。
部门之间的不支持,不合作。没有资源执行项目,就单单这个就让项目经理很难受了。
此外,项目章程要求发给所有关键的项目干系人。便于大家沟通、对目标有一致的了解,以便在项目工作当中齐心协力做好工作,避免产生偏差。
项目章程可以确定下来的事情:定目标,定标准,定成本,定人员。由项目章程为起点,我们就可以逐步的推进项目管理计划。
结论
如果公司要开始一个新的项目。项目经理一定要求有项目章程,因为这个你工作顺利的一个保证啊!
不管项目是复杂还是简单的都需要,简单的章程可以是几页,复杂的章程也可以是上百页。
Author:Frank Chien
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