初创公司如何选择办公软件？

文／邵智康

昨天又有一位创业者问到“对于初创公司，应该从哪些方面去选择一款适合自己的办公软件？”这几乎是每一位创业者在组建初始团队后，或在此之前就要面临的问题。因为这已经是影响企业协作效率，甚至关乎衰落的大问题。

对于低效率的初创公司，或许还没爬到第三年平均存活期的赛道上，就开始迅速哀亡，不得不挥泪退出残酷的商业竞争舞台；而高效率的初创公司，则充满活力，目标清晰，各项工作的安排和推进，井井有条，于是在面对各种竞争与变革时，就能始终立于不败之地。

初创公司如何选择办公软件，是件很有挑战性的工作，需要眼光，更需要智慧。以下是我的几点思考：

1.选择免费还是付费

钱是初创公司比较敏感的话题，有的企业管理者分毫必究，所以能不花的就不花，必须花的，想办法尽量少花。虽然有的公司有投资人坐阵，这类公司愁的可能不是资金何处来，而是何处去的问题。但是钱多到不知怎么花的，毕竟只是创业大军中的少数派。大多数创业者的口袋里应该还没那么宽裕。所以，在花钱和怎么花这件事上，自然比较谨慎。即便要花钱，也得花在例如重金聘请技术大牛，或是租下北京地铁国贸站的广告位这些事儿上。与这些立见成效的投入下比，一款冷冰冰的办公软件实在很难打动人心。

但这真的只是钱的问题吗？与个人化产品相比，企业级办公软件的发展与成熟度则要缓慢很多。它每次在细节上更迭与版本升级，都经过严谨的评估，以及来自用户的反馈作为基础。从产品诞生的那一刻起，就注定要投入大量的时间和精力。而最现实的成本投入就是金钱。所以，在被付费用户不断打磨之后，产品的易用度一定比“白捡的”产品要好用不止一个档次。

免费产品虽然打着不要钱就能使用的旗号，但羊毛出在羊身上，现在的使用只是给以后签下了一张迟早要还的“欠条”。而付费产品却是真正在用产品实力和市场口碑说话，所以它的获客速度要比免费产品艰难。免费办公软件看似拥有了庞大的用户群体，但背后的使用情况其实相当惨淡。

市面上的确有所谓免费的办公软件，可它们真的免费吗？稍稍留意，总会有些易被忽略的收费指标卡着你。世界上从来就没有真正的免费，哪怕你在大街上捡起一块石头，它也会花掉你弯腰的时间成本。而时间这个东西，在商业环境中又是尤其宝贵的。免费和付费的背后，真的不只是金钱的代价。

初创公司在选择办公软件时，一定优先选择付费产品。花钱不一定能买到好东西，但不花钱就得到的一定好不到哪儿去。免费，其实是世界上最贵的东西。

2.数据的存储安全

企业在选择和购买办公软件时，普遍都会谈到数据安全的问题。我觉得安全是一个相对概念，世界上从来就没有绝对的安全。美国中央情报局的数据存储安全吗？结果出现了斯诺登。微信沟通工作安全吗？被截图外泄是常事，重要的商务沟通记录也能被恶意删除。

在安全这个范畴里，没有“最”的概念，只有“更”的扩展。付费软件的综合安全系数和等级远高于免费产品。不是说免费软件就一定不安全，而是不可控的安全因素太多，因为没有任何商业安全协议保障。数据在免费软件里肆意奔涌着，一切看似风平浪静，一旦出现故障或是泄密，那对企业来说就是天大的事儿。问题如果严重，你的企业可能瞬间就会消失在数据安全灾难的暴风雨里。

在付费软件中，相比数据安全保障弱安全的乙方，强安全的乙方则是最优选择。如何分辨强安全的厂商？从安全技术手段、安全管理制度、公司成立的年限、产品发展的历程、数据安全事故、市场用户口碑等方面去调查挖掘。

初创公司在选择办公软件时，一定要选择具有数据安全保障实力的公司合作，因为你的数据安全经不起任何波澜。

3.企业的组织形态

对于初创公司，因为办公室格局、工作氛围、办公环境、成员人数等原因，大多都没有复杂的层级组织形态。大家沟通起来没有那么官僚主义，各项协作也相对扁平。一帮人凑在一块，其实就是为了共同的目标，想做出点事儿，比如试图颠覆一个行业，或者创造一个新行业。

我理解的办公软件分两种，一种是传统软件，它们的系统结构不具备互联网的基因，虽然也在转型，但在操作体验上总觉得很别扭。另一种就是互联网企业协作软件，这类软件的设计就很符合初创企业的轻、快、有活力的特点，同时还具备80､90后的社交属性需求。所以如果软件选对了，不仅有助于形成独特的企业文化，还能增强团队凝聚力和战斗力，我觉得这才是企业最核心的财富。

因为上述原因，软件的选择建议首先屏蔽传统的办公软件。因为传统办公软件UI设计阵旧、系统庞大、功能复杂、体验寒心、价格昂贵、部署周期长、维护困难、更新缓慢等问题上。

初创公司在选择办公软件时，一定要选择符合公司组织形态的产品，要门当户对。如果把你的公司比作林志玲，你会给她一身村姑的打扮吗？

4.办公软件的定位

不同类型的办公软件有不同的定位重心。首先不建议选择什么功能都做都有的软件，因为什么都做，看似大而全，其实不够专精。他们只想着给肥沃的市场来个一锅端，你要a功能，我们有，你要b功能，我们也有。因为各种功能做的多而杂，所以欠缺可贵的工匠精神。所以用起来会很伤神。

如果你是知识型企业，关注点应该是文档管理功能，那么优选对象就不是重沟通类的办公软件；如果你是项目驱动型企业，审批功能绝不是最佳选择；如果你是销售管理型企业，好用的CRM应该成为标配。

初创公司在选择办公软件时，一定要选择符合核心办公需求的特点，并能适度扩展沟通、任务管理、日历、文档管理和审批等模块。

5.购买or自己开发

有些具有技术研发能力的公司，会考虑自己打造一套办公软件。他们这样做，一是认为自己的需求自己最清楚，二是认为能省下一笔钱，三是认为需求简单，有个软件先用着就行了。一旦自己动手开发，就会经历在开发上断断续续，反复调试阶段，于是公司里的大部分成员就成为了无辜的小白鼠。最后的开发成果是，功能简单粗暴，扩展性差，体验差强人意，也谈不上持续的更新，和好用基本不沾边。根据我接触的大部分案例而言，自己真正开发出满意的屈指可数，而且还是件吃力不讨好的苦差事。

初创公司在选择办公软件时，一定要选择谨慎评估自己的研发能力和真实需求，办公软件一旦投入使用就要长期运行，如果没有持续的运维保障和更新动力，建议还是买套现成的。

6.贴心的售后服务

不少企业负责人表示，担心买完后用不起来。购买软件最大的成本，不是选择过程，也不是交易数额，而是因为没用起来浪费了宝贵的时间。

谁来帮助用户学习和使用软件？企业负责人？别扯了，他日里万机，只负责购买，剩下的事儿就不管了；IT人员？别逗了，公司的网络和设备维护已经够他烦的了；人事行政？你没看到各部门正使劲让人家招人嘛？

不用想了，让软件用起来应该是乙方的售后服务，而且他们绝对乐于这样做。日常帮用户解答各种使用上的疑难杂症，只是一个售后扫地僧的低调伪装。当然，办公软件的推行和使用，最终还是需要企业管理者的表态和支持。虽然售后拥有足够的行业经验和信心，但如果缺少甲方高管的支持，它的使用和推行必将大打折扣。

初创公司在选择办公软件时，一定要重点关注购买之后的售后服务。它在很大程度上能帮你的企业把软件用起来，并用的有价值。

———我是一条快乐的分割线———

以上6点，是给初创企业如何选择办公软件的思考和建议。另外，还想再补充几条我的个人观点。

1.互联网时代的企业竞争本质是什么？我觉得既不是管理之争，也不是资源之争，而是协作效率之争。在出行领域，滴滴打车颠覆了出行效率，是互联网时代的出行方式；在社交领域，微信颠覆了沟通效率，是互联网时代的交流方式；在企业协作领域，Worktile颠覆了工作效率，是互联网时代的工作方式。

2.初创公司的长期发展目标靠什么支持？“发展”这个词看上去很辉煌，在成为行业的天之娇子之前，必然也要经历一段崎岖之路。头痛的企业管理、艰难的市场扩张、惊心的战略决策、繁复的沟通协作、尴尬的融资瓶颈等等，每一件都令企业掌门人和管理层夜不能寐。但无论再怎么拓展与挣扎，无论多么雄心万丈，打牢坚固的企业协作地基永远是首要任务。

3.初创公司首先应该做的，是把公司打造成为“一家有效率的公司”，然后才有可能成为成功的公司和伟大的公司。要做到这点，绝不只是公司里每天有人陆续上下班，和办公室里的欢声笑语。而是每个人手里都有一个个需要具体去执行和完成的任务，这些任务在和你公司契合度较高的工作平台上拼杀前进，能高进而又反向高效率的驱动全员，使企业奔向现代商业文明的浪潮之巅。

4.精心挑选了一款办公软件，与微信和QQ这类个人化产品不同的是，它具有沟通、协作、文档管理等复杂的企业级产品属性，在学习、使用和推行的过程中，如果没有企业掌门人的支持和态度，没有管理层的配合和自觉使用，不要想象能用得多好，能用起来都很困难。如果真的认为只是把软件买回来就完事儿了，那就真的很悲剧了。买它只是开始，学习如何使用，怎样用到极致才是真正购买的意义。而且，这个过程非常关键。如果你只有买的决心，而没有用起来的决心，我建议公司不要浪费这笔钱了。

最后，做一个小小的总结吧。初创公司选择办公软件，可以从这几个方面进行评估：

办公软件的筛选尽量着眼花钱好用的；

和拥有数据安全保障实力的乙方合作；

选择办公软件时结合公司的组织形态；

办公和运营管理需求决定了软件定位；

与其费尽周折自己开发不如买现成的；

购买后必须要有完善的售后服务保障。

其实无论是哪种类型的办公软件，其本质上都只是工具，既然是工具，就有适配度的问题，就有体验成本的问题，就有习惯过程的问题。好用的工具，能让企业协作效率成倍增长，并直接提升行业竞争力；而不好用的工具，在浪费金钱的同时，还耽误了公司发展的宝贵时间。

本文只对有心选择办公软件的人士提供参考，祝早日寻得利器。