No.217《麦肯锡笔记思考法》

作者: 杂草青 | 来源:发表于2019-08-05 22:39 被阅读3次

核心书摘

《麦肯锡笔记思考法》教给我们的是如何将笔记作为“思考工具”和“解决问题的工具”的思考方法。作者提出只需要方格笔记本、横线笔记本、麦肯锡原创的笔记本,3本笔记本和1支笔,按照问题解决的4个步骤,在每个步骤中选择相应的笔记使用方法,就能边写边思考,瞬间整理思绪,解决一切难题。掌握这种简单、有效的“麦肯锡笔记思考法”,你也可以像麦肯锡专家一样实现高效工作。

关于作者

大岛祥誉,毕业于上智大学外国语学院,后取得美国杜克大学福库商学院MBA学位、芝加哥大学人文科学硕士学位,Senju Human Design Works 董事长。曾在麦肯锡公司从事新事业开拓战略、公司战略以及经营战略的制定等咨询项目。之后供职于美世人力资源咨询公司、华信惠悦咨询公司、环球创投、三和综合研究所等企业。2002年独立创业,从事高管培训、组织变革咨询、队伍建构及领导力开发等咨询服务。

学什么?如何通过记笔记,让思考更清晰,工作更高效

说到记笔记,很多人都会说“那有什么难的啊?”但你真的会记笔记吗?你的笔记真的有在关键时刻起到作用,清晰梳理了你的工作吗?答案恐怕都是“没有”。那么什么样的笔记才是真的有用、有价值的呢?

《麦肯锡笔记思考法》就是世界知名咨询公司麦肯锡顾问大岛祥誉,首次公开的麦肯锡精英们都在实践的笔记思考法。作者通过讲述如何将笔记变为“思考的工具”和“解决问题的工具”两个关键问题,详细分析了笔记思考法的独特作用,以及具体实践的步骤。麦肯锡笔记思考法,让你能高效率、高质量地完成工作,成为真正具有解决问题能力的人。

你还会发现

· 笔记思考法有什么优势 ;

· 在具体工作中使用麦肯锡笔记思考法的步骤;

· 麦肯锡笔记思考法的辅助工具有哪些。

一、 麦肯锡人为何偏爱笔记思考法

我们先来看看第一个重点,麦肯锡人为何偏爱笔记思考法。

麦肯锡笔记思考法,和其他横向思考法、逻辑思考法一样,是一种思考方式。与众不同的是,它是以手写笔记作为思考载体,并以解决问题为目的的一种思考方法。

麦肯锡作为咨询公司,说白了,就是一家致力于解决问题的公司。所以麦肯锡精英所推崇的工作方法,也必然是以解决问题为导向。而一家以高效著称的公司,将手写笔记,这种听起来不怎么快捷的方法,作为思考工具的原因有两个,一是因为笔记的高效性,二是因为笔记可以成为透视我们大脑的镜子。接下来我们就从“书写的原理”和“记笔记的意义”这两点入手,来理解一下麦肯锡笔记思考法的优势。

1. 书写的原理

这里你可能要奇怪,手写记录如此缓慢,为何在麦肯锡被认为是高效工作法?

这就要来讲讲“书写”这一动作的作用了。书写除了记录的功能,还能帮助我们思考、记忆和关联信息。我们将脑海中的想法写下来,变成文字,最后形成解决问题的思路,这个从想法到文字的过程,就是书写这一动作帮助我们完成的。

以高效著称的畅销书作家卡尔·纽波特,就在他的著作《深度工作》中讲到,为了让同事形成给他发邮件的习惯,他甚至会假装自己不在办公室。卡尔·纽波特认为,和短信、电话相比,发邮件这种看似繁琐的行为,实际能大大提高工作效率。因为撰写邮件会迫使发件人仔细思考,并且当人们书写时,大脑也会反复检查逻辑和内容,从而解决后续问题,达到高效工作。

比方说,朋友口头邀请你:“周末一起聚一下”。你爽快答应,但等到了周末就会有无数疑问:去哪聚?和谁聚?怎么聚?具体什么时间聚?但如果你收到的是请柬这种需要写下来的邀请,肯定就没这么多问题了,毕竟所有的信息,请柬上都写清楚了。

“好记性不如烂笔头”,课本背不下来时,抄上两遍也能记个大概。这是因为书写这一动作,本身就是一个强效的记忆行为,它除了会刺激你的大脑记忆区,还会因为你的肌肉动作,让你大脑的多个区域一同产生记忆,从而加深对所书写内容的记忆。

书写的作用除了帮助思考,加深记忆,还有一个就是能够提升我们大脑思维的广度和深度,促使大脑关联信息。比如近年来极受推崇的思维导图,就是利用大脑思维的发散性,不断扩展信息,从而帮助我们形成知识网络。就像我们工作中提倡的用数据说话一样,当我们把工作内容记录下来后,会使我们更客观地看待事物,从而避免被偏见和经验蒙蔽。

因此,“书写”这一行为,看似低效,实则是高效工作的捷径。

2. 记笔记的意义

在麦肯锡,笔记不是为了记录过去已经发生的事,而是为了创造未来而做的主动记录,是带着解决问题的目的性,为了让思考更顺畅而做的记录。

为了解决问题而做的笔记,就不能出现一些传统记笔记时的情况,比如:

先记了再说;

一字不差地记录会议内容;

笔记十分整洁,却毫无重点;

流于形式地搜集各种文具,或者讨论各种笔记形式,等等。

很多刚工作的人都会有一个疑问,那就是为什么我在学校记笔记的方法,上班之后就不好使了呢?

这是因为学生时期的笔记,多数是老师的板书,是老师事先设计好的、为了能让同学们高效吸收知识而制作的笔记,哪怕你只是毫无目的地照抄,也会有所收获。

而工作之后,没有了老师的板书,毫无目的性的笔记自然就不好使了。就好像同样是会议笔记,有的同事只是寥寥数笔,会议重点便了然于胸,工作安排清晰明了。而有些人一字不落地记了许多,却完全不记得会议要点是什么。

所以,记笔记,尤其是工作笔记,就是为了解决问题、让他人和日后的自己都能看懂。

二、麦肯锡笔记思考法与其他笔记方法有何不同,使用的工具有哪些

前面我们讲了笔记思考法被麦肯锡偏爱的原因,接下来我们一起看看第二个重点内容,麦肯锡笔记思考法的特点和使用工具。

麦肯锡笔记有三个特点,也是记录者所需要遵循的三个心法:

首先,要一边思考假设,一边记笔记。假设,是指你暂时假定的答案,是你认为通过这样做,或者出于这样的理由,就会得出这样的结果。我们在做会议记录时,就可以通过假设会议要探讨的议题快人一步。

比如会议探讨的是某个新项目的工作安排,你就可以假设它的几个关键点:项目一期的时间,负责人员,客户要求等。根据这几个模块去记录会议内容,在记录的同时,进行分类、归纳和整理,肯定要比那些闷头瞎记更高效。

这里有目的地记笔记,就和有目的地看书一样,都是为了通过带有目的性地获取信息,而尽快解决问题。唐宋八大家之一的苏轼所独创的“八面受敌读书法”的核心就和麦肯锡笔记思考法是一致的。

苏轼在《又答王庠[xiáng]书》中指出:人的精力有限,而无法读尽天下书,但又对书中知识有所渴求。因此最好每次读书,都要带着目的读,不求尽览风光,但求解决当下迫切的问题。就像打仗一样,八面受敌时,逐个击破的效果要远远高于四面出击的效果。

苏轼在谈到读《汉书》的经验时说:“吾尝读《汉书》矣,盖数过而始尽之。”是说自己读《汉书》时,是读了好几遍才读透的。他解释说:“如治道、人物、地理、官制、兵法、财货之类,每一过专求一事。不待数过,而事事精窍矣。”

意思是说,读这样大部头的书,一定要目的性极强,要么侧重于政治,要么侧重于人物、地理、官制、军事、经济,每读一遍只专注解决一个问题,这样几遍下来,就可以把握每一个问题的精髓了。

带着目的性去读书,能够读一次,专一事,把这种带着目的性记笔记的方法运用到工作上,便也能记一次,专一事。

当然,你也可能对此不屑,认为苏轼是才子,仅仅读书就能领悟的事,不需要记笔记。然而根据史书记载,苏轼不仅好读书,还好记笔记,每天还给自己安排功课。

在南宋陈鹄[hú]写的史料笔记《耆旧续闻》中,记载了一则苏轼读《汉书》的故事,就讲到友人朱司农去苏轼家做客,在观摩了苏轼的笔记之后,大为惊叹,回家就教育儿子说:“东坡尚如此,中人之性可不勤读书邪?”,意思是说,像苏东坡这样的大才子尚且如此用功,你这样平庸的资质,怎么好意思不加倍努力?

可见,记笔记这件事,不管什么时代都是聪明人的选择,而有目的性的记笔记,更是重中之重。

麦肯锡笔记法的第二个特点是需要追求成果,时刻具备第三人视角。这里的“成果”,指的是跟同事交流工作成果,或者是向除了自己以及同一项目同事以外的第三人,发表方案和报告。

一般工作中,多人合作,需要向上汇报,向下管理,所以,麦肯锡要求笔记不能杂乱无章,并且应该时刻具备向第三人汇报的视角。想象一下,如果领导让你汇报近期工作成果,你却让领导等一会儿,自己先整理一下思路,估计是没法给领导留下好印象了。

但反之,如果你立刻拿出笔记本,思路清晰,条理分明地向领导进行汇报,领导又有什么理由不对你青睐有加呢?

麦肯锡笔记法的第三个特点是要运用故事线思考问题。这里的故事线思考是指在考虑问题时,不能只盯着其中某一部分,而是要在把握整体的基础上,将前因后果像故事一样串联起来,再进行分析,并预计可能的发展。这就好像一个故事,需要有起因、经过、结果,才能互相连通,彼此承接。

而当你运用故事线思考问题时,你的思考才更加缜密,经得起推敲。与想不出工作方案相比,临到交稿了,才发现熬了几个通宵辛苦写出来的东西偏题了,会更觉悲催吧。

作者大岛祥誉在书中说:“最本质的解决方案,一定是如同行云流水般顺畅的。既没有任何多余的地方,也没有任何的迟钝。”运用故事线的思考方式,是获得一个优质方案的保障。

除了要掌握麦肯锡笔记思考法的特点之外,要想用好这个方法,还需要一些辅助工具,也就是不同形式的笔记本。在麦肯锡有三种不同样式的笔记本,分别是横线笔记本、方格笔记本和麦肯锡流笔记本。每种笔记本除了本身印刷形式的差别之外,在使用方式和记录内容上也有区分。

我们先说横线笔记本。横线笔记本是最常见的办公用品,主要用于收集信息。横线比较方便信息的集中记录,封底和封面多为硬皮纸,便于书写和外出携带,麦肯锡的精英们进行现场勘察的时候就常常用横线笔记本。

其次,是内页有小方格花纹的方格笔记本,常用于整理思路和绘制图表。有方格花纹做指引,任何人都不难写出整齐的笔记来,哪怕不使用直尺,绘制各种商业图表或分析框架都十分容易。方格笔记本比白纸和横线笔记本更加易于整理思路和分解问题。大面积留白的效果,还具有激发创意,提高关注相关信息的作用。

就像那本风靡全球的涂色书《秘密花园》,正是因为其预设的线稿和大面积的留白,才激发出大家的创作欲和灵感,让普通人也能绘制出绚烂的作品。

最后一种笔记本,是麦肯锡独创的麦肯锡流笔记本,这种笔记本可以看成是方格笔记本的升级版。它在方格笔记本的基础上,对页面进行了功能分区,因此主要用于与他人分享成果、整理思路,以及作为 PPT 大纲使用。

麦肯锡流笔记本的页面分为上中下三个部分,最上面两行是标题,中间是用来绘制图表的绘图框,最下面一行用来标注数据或信息来源,麦肯锡公司的图表原则“一张图表,一条信息”,就是源自麦肯锡流笔记本的启发。麦肯锡流笔记本页面上的方格花纹复印时不会显示出来,所以使用麦肯锡流笔记本所做的笔记,常被直接用来展示成果,作为PPT大纲使用。

我们常说“不怕神一样的对手,就怕猪一样的队友”,究其根本,我们害怕猪队友的原因,是担心最后一刻才发现工作有纰漏。而麦肯锡流笔记本最大的优点,就是它可以第一时间消灭纰漏,保证工作方案万无一失。

因为麦肯锡流笔记本格式特殊,所以需要使用者按照故事线的方式来记笔记,一张图表、一条信息、一个故事发展节点。有前因、有后果,故事线越顺畅,工作方案就越有保障。

三、具体工作中如何使用麦肯锡笔记思考法

最后,我们来说说本书的最后一个重点内容:如何让麦肯锡笔记思考法在具体工作中发挥作用。

在麦肯锡,一切工作都是为了解决问题,而记笔记则是工作的起点,若不能掌握记笔记的方法,就很难达到解决问题的目的。也就是说,善于解决问题的人,实际上在做笔记的阶段,就已经把问题解决了,如果能将想法有条理地整理在笔记本上,在真正开始行动时就会显得游刃有余。

下面我们就来看看,麦肯锡精英是如何通过四个步骤,在笔记本上解决问题的。

步骤一:确定问题

解决问题的第一步,就是确定问题。大多数事物都具有迷惑性,表象和实质往往差别巨大,只有我们找到问题的本质,才能直击问题根源,轻松解决问题。所以,为了能够确定问题的本质,我们需要在前期做大量的信息收集工作。此时就可以使用便于收集信息的横线笔记本,将我们收集到的信息记录下来。

那么仅仅将所有信息记录下来,就能确定问题吗?当然不是,你得通过记录,找到问题的本质是什么,具体是哪里出了问题。

一对夫妻吵架,表面看来是感情不好,但吵架的真正原因是什么呢?我们很容易发现已经发生的问题,“一对夫妻吵架了”,而“他们为什么吵架”才是真正的问题,要发现真正的问题就需要我们在记笔记的同时做进一步探究。

具体的探究方法是“where、why、how”方法。你可以从where(哪里出了问题)、why(为什么会出现问题)、以及how(如何解决问题)三个方面入手思考问题的本质,将笔记本划分为where、why、how三个模块,收集信息的同时归纳整理,让你能够轻松确定问题,为下一步做好准备。

步骤二:建立假设

在确立问题后,第二步就是要建立假设。建立建设的时候需要对信息进行整理,并绘制图表,在这一步,麦肯锡精英们通常会使用方格笔记本。

在麦肯锡,最具代表性的假设分析法是“空·雨·伞”分析法,也就是“事实·解释·行动”分析法。举个例子,当我们看到一个事实,天空中有乌云;之后我们会对这个现象作出解释:可能要下雨了;作出解释之后,就能对解释做出相应行动,比如带着雨伞出门。这就是一个从天空有乌云到下雨再到带伞,从事实到解释再到行动的过程实例。

只要我们在寻找答案时,按照事实、解释、行动三个标准,区分我们收集到的信息,并从假设出发,我们就会更容易对眼前发生的事实作出解释,也更容易寻找到解决问题需要采取的行动。

第三步:验证假设

如果把解决问题的过程看成是一场真正的战争。那么第一步确定问题,就是是作战前的信息搜集,第二步建立假设是作战方案研究,现在的第三步验证假设,就是战斗双方入场厮杀。问题到底解决得如何,就看这第三步验证假设做得如何了。

那么如何在笔记本上做验证假设呢?可以从拆分假设着手。比如假设是“如果提高产品质量,就能降低客户投诉率”,那么你就可以将假设拆分成数个支撑点,并对这些支撑点进行一一检验。

既然目的是为了降低客户投诉率,那就要看看哪些要素影响了客户投诉率,各要素的占比是怎样,产品质量又是否是其中的关键要素。或者说,客户最在意的是哪种产品的质量,客户是因为和竞品比较而对产品质量不满,还是说产品质量没能达到期望值而产生不满,提高产品质量在工艺及资金投入上又会有怎样的影响等等。

第四步:准备材料

在完成了前三步,确定问题、建立假设、验证假设后,就来到了准备材料的阶段。在这一步,我们要做的,就是将前三步获得的信息和思路,进行概括总结,将观点利用故事线串联起来。

在麦肯锡有一条原则,工作第一步是规划思路,最后一步才是制作 PPT,也就是说,如果一开始工作就打开 PPT,在麦肯锡是不允许的。麦肯锡认为亲自动手在笔记本上绘图,可以帮助我们深入思考,整理思路,反复琢磨想要传达的信息,由此才能找到真正解决问题的方法。

当你在这一步完成了问题的概括和串联,你就不会再为制作 PPT 而发愁了,毕竟内容、分析和数据都有了,需要的只是一些简单的 PPT 技巧而已。就好像做菜时下锅前的材料都准备好了,你只要开火一炒,一个美味菜肴就诞生了。

总结

以上就是《麦肯锡笔记思考法》的主要内容。简单说,麦肯锡笔记思考法就是以三种笔记本作为工具,通过对解决问题四个步骤的运用,帮助我们达到清晰思考,高效工作的目的。

高效时间管理者、子弹笔记创始人赖德·卡罗尔曾表示:我们常常错误地把快捷当成效率,把数码工具当成第一选择,然而当我们走上以为的捷径时,却失去了思考的能力。记笔记虽然看似低效,却可以帮助我们高效思考,当我们一笔一画在笔记本上记录信息时,我们的大脑能更快地把有价值的信息从繁杂中摘选出来。

所以说,真正的效率和速度无关,记笔记看似耗时,实则是在带领我们走上高效工作,清晰思考的捷径。

明天我们会和大家一起阅读另外一本帮助我们高效工作的书《子弹笔记》,如果你对自己现在的工作效率很不满意,就一定不要错过明天的阅读。

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