不同情景下，怎样写email?

回复邮件

及时回复邮件是一种商务礼仪。那些迟迟不回复邮件的人，人们对其信任感会逐渐降低，一种把事情交给他心里就不踏实的感觉会油然而生。

即便你没时间仔细地回复对方的邮件，简单地写一句 - I'm working on it. 或者 - Noted, thanks. 都是有必要的。

对于你不能办到的事，就回复 - I'm afraid that... 或者 - Unfortunately, we are unable to...

在你的回邮中提及对方的邮件，会给对方一种思路清晰、办事仔细的印象。你可以这样写 - With reference to your e-mail of March 28...；

当对方发邮件询问你公司的产品或服务，你最好能在回复时向其表达谢意 - Thank you for your inquiry of May 10 and for your interest in our products.

跟进工作

有时候，人们在电话中言之凿凿的事情，一转头就发生变化。为了避免对方忘记电话中的约定，最好马上给他发一封邮件，书面明确双方达成的意向。

你可以这样写 - Further to our telephone conversation just now, I would like to summarize our agreements as follows...

询问进展

当你需要向对方了解工作进度时，可以这样写 - Further to our discussion last week, I would like to know the recent situation of the project...
还可以这样写 - Just following up in regards to our discussion last week...

表达友好

Email是一种与对方建立关系并且展现你职业形象的沟通工具。 Email写得过于短促，会给人生硬冷漠的感觉。

在结束语上写- If you require more information, we would be happy to... 或者 - Should you have any question, please contact me freely。这些句子能够反应出你对对方的友好态度和你的职业素养。

说明意图

开门见山地告诉对方你发这封email的用意，可以让他迅速地理解你的邮件内容，并尽快做出回应。
你可以这样写- I am just writing to... 或者 - Just a short e-mail to request / confirm / inform you that / ask if / clarify...

表达歉意

当意识到自己的失误时，及时诚恳地道歉可以避免事态进一步恶化，最大限度地减少损失并挽救你的职业形象。

你可以这样写 - We must apologize for (not).../- We deeply regret... 或者 - I do apologize for any inconvenience caused. 或者 - I am really sorry for/about...

传达喜讯

把好消息通知对方时，有四种常见的写法：
1.We are delighted to confirm that...
2.We are pleased to inform you that...
3.You will be pleased to hear that...
4.I'm happy to...
第一种给人居高临下的感觉，第二种是中性语气，第三种对方看起来亲切舒服，第四种行文比较随意。

请求回复

当你希望得到对方的答复时，用委婉礼貌的语气写邮件比用直接强势的语气好。

比如，- Would you please confirm...？和- Please contact me at your earliest convenience. 比- Please reply without delay. 和- Please let us know as soon as possible. 更让人容易接受。

请求帮助

当你请求对方做某事时要注意三点：
1.语气委婉、态度恳切；
2.把你的期望表达清楚；
3.给对方预留足够的准备时间。

邮件中常用的句子有：

• We would appreciate it if you could...
• I'd be grateful if you could... -Could you please...?
• Would it be possible for you to...?

索取信息

当你写邮件向对方索取信息时，可以用这些起始句：

• I am writing to inquire about...
• I read/heard... and would like to know...
• Could you please send me... at the address below/above.

当你要的东西比较简单，可以直接写Would you send me...

如果要的信息比较复杂，就要在邮件上放一个问题清单，让对方逐一回答。或者在邮件中附上一个表格让对方填写。主动引导对方以你需要的方式提供信息，总比让他们天马行空地回复你好。

结束语要首尾呼应，表达谢意：

• Thank you for your assistance.

表达谢意

表达谢意时，常用的句型：

• We would like to express our sincere thanks for ...
• We'd like to thank you for...
• Thank you once again for your help.

有诚意的道谢是告诉对方你对什么事情表示感谢。随意的道谢是Thanks!一个词。无诚意的道谢是Tkx，就一个缩写。

附件提示

一封邮件的正文只说一件事，并且要尽量简明扼要，节省对方阅读的时间。假如一件事比较复杂，比如参与方很多、步骤很多时，就要把你要传达的信息做成表格或者PPT放在附件中。

不要忘记在正文处提醒收件人看附件。你可以这样写

• Please find attached/enclosed...
• I'm attaching.../I've attached...

邮件结尾

常用的结尾句

• Do not hesitate to contact us again at (86)XXXX if you require further assistance.
• If you have any further questions, please contact me by e-mail.
• Let me know if you need any more help.
• I look forward to meeting your next week.

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