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今天和大家聊一聊“文档协作”这一话题，先从最近的抗疫事件入手，引出什么是文档协作这一话题，后面几天的文章将通过案例的形式，对文档协作理念进行深入阐述。

由抗疫想到的...

上周末，上海迪士尼乐园因抗疫原因，临时封园，10月31日当天在园的游客全部需要接受核酸检测才能离园，并且10月30日和31日两天去过该园的市民，除了当日需要核酸检测外，还需要在隔离期间进行多次核酸检测。

在疫情防控大局之下，上海的企业也应市政府的要求，积极响应，配合做好员工的统计工作，收集这两日去过迪士尼乐园的人员名单，并对其进行防疫要求的相关宣导，并且，企业也积极按照政府的要求，通知相关员工在首次核酸检测后的两天在家办公，之后严格按照核酸检测要求，将后续的核酸检测结果同步给企业。

这里我主要谈一谈企业在此次防疫中的统计和结果同步工作。常见的做法如下：

首先，在企业全员群中，企业运营或主管部门通知员工自觉向上级领导上报是否在这两天进入过迪士尼，并@各部门的负责人进行收集。收集完成后，将结果反馈到全员群中。

这一步的做法看似很正常，但在我看来其实是非常低效的。企业的管理层将信息收集节点放在了每一个部门的负责人头上，由负责人收集信息之后再在群内汇报，这其中存在着一些问题：

如果中层管理者未看到这一消息，那么明显会使信息收集的工作延迟，造成下属想上报都没有办法，只能干着急；

另外，由于没有合适的协作机制，部门负责人也只能继续在部门群中转发同样的话，部门中的人不一定都看得到，还要一个个打电话去确认，有些人因为家中正好有事也不一定能接通。

而在隔离期间的核酸结果收集阶段，企业也是采用类似的方式，由各部门负责人打电话进行一一询问，然后同步给高层管理者。

整体来看，这样的方式相对来说比较低效，对于此类信息的收集，其实不需要三层架构，即高层管理者—中层管理者—普通员工这样的金字塔形，而是由员工主动填报，让高层管理者能够第一时间看到相应的信息，中层管理者负责跟进，从而确保了信息的即时、高效流动。

最好的办法其实就是应用文档协作的理念，至于如何应用，在这里我想卖个关子，先带领大家对文档协作理念进行初步了解，并列举一些典型案例之后（下一篇），在第三篇中对答案进行揭晓。

关于文档协作

文档协作是具有互联网和敏捷基因的新型文档撰写理念，是VUCA时代下追求和实现降本增效的必然产物。当文档拥有了协作的基因之后，甚至有了进一步改变世界的潜力。

简单来说，文档协作就是由几个人共同撰写一篇文档，并且，后续的审核和翻译工作也将在协作中完成，将协作的基因渗透到整个文档的生命周期。

通过文档协作，参与文档撰写的人员都可以不受“瀑布式”流程的羁绊，可以随时撰写自己手头负责的内容，有时可以同步进行撰写，其效率远比瀑布式流程更高，同时，负责审核和翻译的专家也可以提前进行原本的后续工作，无需等待原文全部完成。

文档协作有很多实现途径。在日常工作中，我们其实已经或多或少接触过一些文档协作的场景，比如部门内部的共享服务器就是最简单的文档协作实现，最典型的就是由多人维护同一个共享文件，将自己负责的内容以相同的规则进行录入，实现文件的共建。

而近几年来，随着SaaS协作软件的兴起，文档协作理念得到了真正的落地和升级。不仅如此，SaaS协作软件在部署方式、使用体验和学习成本上都有非常大的优势。

在各大品牌的SaaS协作软件中，支撑文档协作理念的协作编辑工具成为了这些协作软件的标配，没有协作编辑工具在，也很难真正达到完全的协作境界。

由于SaaS协作软件的基因，每个人所编辑的内容都能得到即时存储，在一定程度上也实现了所见即所得，同时，软件也会记录下所有编辑过程，方便撰写人员对以往内容的追溯或回退，甚至另外一个正在同步进行编辑的人能够看到他人当前的编辑过程。

最重要的是，SaaS协作软件完全符合当前敏捷办公的需要，能够在极短时间内，通过多人的分工协作，完成文档的设计、写作、审核、整理等过程，而在数据收集方面，SaaS协作软件可以发挥更大的作用，在收集表的设计完成之后，能够由多人分别进行填报，无需按照传统的方式额外进行收集和汇总。

在下一篇文章中，我将列举几个我们工作中可能会经常遇到的一些文档撰写场景，并就不同协作方式进行对比。