大家好！

在前四篇文章中，我和大家阐述了文档协作理念，并列举了大量场景，使大家初步了解该理念如何为我们的日常业务和生活赋能。

在这一篇中，我将从一个用户的角度，提出一些对于文档协作软件的发展展望。

引子

本人长期深耕于技术传播行业，因此非常关注各类文档协作软件及SaaS协作平台，也进行了连续多年的跟踪式调研，可以说基本了解了几大主流协作平台的进化轨迹。

这是我对于主流文档协作软件的调研表（名称略）  

总体来说，市面上主流的几大文档协作软件都具备非常好的协作基因，在不同的企业和场景下都能起到很好的赋能作用，我觉得无论身处哪个行业，哪类组织，都可以开始考虑文档协作软件了。

基于我日常的实践和调研，我想通过这样一篇文章来提出对于文档协作软件的一些畅想，希望能起到一定的抛砖引玉作用。

对于已经走向管理岗位的人，即使所在企业未将文档协作软件纳入信息化建设规划中，也可以率先对团队内部进行尝试，并在成功之后尝试在企业内部进行推广；

而对于决定开始部署文档协作软件的企业，那么一定需要结合企业的业务需求，在选型时进行慎重考量，做出自己的判断，以确保其真正适用于实际业务，并具有足够的灵活扩展能力，从而能够适应不断变化的业务的需求。

以下是我对于文档协作软件的几大期待和畅想：

具备足够灵活的权限设置

对于文档协作软件而言，权限设置都是必备的重要功能，通过权限设置，可以灵活指定文档协作的参与方，也可以为文档的保密性保驾护航，降低信息泄露风险。

这里之所以要足够灵活的权限设置，其实还是因为有一些文档协作软件的权限设置功能并不那么灵活，并不符合实际的场景和组织架构的需要。

比如，最为典型的是，在一个较大的部门架构下，往往内部会分为多个团队，每个团队可能负责不同的业务，自然也会有不同的权限。

如果权限没有经过很好的规划，并且都是混为一谈的，那么会给权限管理带来很大的麻烦，比如某一个团队要对一篇文档进行协作，而这时却又无法将无关人员排除在外，那么也就很难达到权限管理的效果。

对于该场景下的权限设置，一定要确保能够设置二级，甚至是三级权限，以便适应不同场景下的需要，这也是选择文档协作软件时需要考虑的。

支持模板自定义

大家都用过微软的office软件，无论word、PPT这样的文本处理类软件，还是Excel这样的数据统计类软件，都有内置的自定义模板，并且随着版本的不断升级进化，这些基础模板的质量和体验也日趋提升，同时，office软件还支持自定义模板和配色。

现在不少文档协作软件同样也具有了这样的功能，也内置了不少与时俱进的模板，如不同协作软件都上架了新冠肺炎疫情的相关模板。

而如果文档协作软件能支持自定义模板功能的话，那将给业务协作带来更多便利。很多企业其实需要自定义模板的，不仅仅是业务的需要，同时也是规范化和标准化的需要，很多模板是需要应用企业的VI标准和logo的。

在自定义模板场景下，可以安排一位资深的员工，由其基于企业的实际需要和场景需求，设计出符合实际需要的模板，并作为一个模板大类进行保存，当企业内部的员工需要时，可以直接在这个类别中进行挑选。

差异化的功能配置

对协作文档工具而言，其宗旨其实是“轻”，这个轻字不仅体现在功能上手简单，还体现在了各个功能在体验度上的良好表现，这些注定是协作文档工具与传统文档工具的差异。

以office软件为例，作为世界上几乎所有商务人士所熟知的经典办公软件，独创了很多办公软件的先驱功能，其中融入了很多创新的元素。每一次版本迭代之后，office软件的功能都会变得更为全面，在使用体验上也有更大的提升。

但是，对绝大多数的普通office用户而言，他们只需要掌握一些最为基础的功能即可，这些功能足够其完成日常绝大多数的工作，不需要深入了解更为复杂的功能。

而如果需要更为复杂的实现，往往会由更为专业的人进行，如数据分析师、文档工程师等，通过对更高级的功能应用，呈现出更好的内容。

所以，我觉得在协作软件中，可以增加两种模式的区分，简单模式对应于最为简单的功能组合，不开放复杂功能，而高级模式则是全功能模式，纳入更为复杂的功能，可供不同需要的人灵活选用。

与智能技术的交融

除了功能的个性化之外，我觉得也可以将RPA这样的智能技术融入到协作文档中。

目前据我观察，不少RPA厂家仍然将重点关注在传统的office软件或WPS软件上，同时也将场景聚焦在瀑布式的文档流程上，由数字机器人负责进行内容的简单迁移工作。

而在未来，协作文档一定会成为主流，数字机器人也应该能够在协作文档中发挥应有的作用。

在人类员工和数字机器人的协作下，我觉得可以有以下一种场景，即由一位资深的人类员工根据场景设计出对应的协作文档，指定好数据的来源，然后安排相应的工作。

对于部分简单而有规律的工作，比如数据的迁移和录入工作，可交由空闲的数字机器人来完成，省时省力，即使数据量再大，也不会出错；

对于需要更多判断工作的，则交由其他人类同事来进行，亲自撰写和把关，确保万无一失。

通过这样的人机协作，文档输出的效率将会变得更高。

以上是我对于协作软件的四点简单畅想，而在日常工作中，其实还会萌生很多的想法，未来有机会的话，我将继续和大家进行分享。