大家好！

在昨天的文章中，我从企业抗疫这一案例入手，和大家初步阐述了文档协作这一理念，今天我将通过职场中一些最为典型的应用场景，加深大家对于该理念的理解。

典型的文档协作场景

在我们的工作中，可以认为协作是无处不在的，每一次的交互、每一次的任务，都有协作存在，每时每刻都能通过协作的方式得到真正的降本增效。

这里我先举几个非常典型的场景：

某公司参与一个项目的竞标，应标书中包含许多方面的内容，需要各个部门的同事通力协作，待各部门同事完成内容撰写之后，再整合成一篇完整的应标书；

某测试部门参与一个To B软件版本的测试，由不同的员工负责不同功能模块的测试，并采集记录相应的测试数据，最后汇总成一篇完整的测试报告；

某开发部门需要统计部门内部员工的工作饱和度，以便梳理出可供项目支持的人力资源，这时需要每一位团队成员如实填写目前手头的项目和工作量，最后汇总到一份工作量总表中；

企业人力资源部门出台了新的人力制度，需要各部门的领导进行会签，并提出自己的意见和看法，最终汇总到一张统一的会签表中。

这些场景是工作中经常会遇到的文档协作场景，但在很多情况下，我们的眼光都被限制在“传统”的牢笼之下，没有真正以协作的心态来看待，而是采取非常原始的“瀑布型”方式，降低了整体的协作效率。

在这里，我将分别以“恐龙时代”和“石器时代”来形容。

恐龙时代：

我将以纸质文件为主的流程划入恐龙时代。

新增制度完成之后，将制度和会签表打印出来，委派一位得力干将去一个个部门进行会签，如果相关部门的签署人不在办公室或者出差，还需要等待，到真正完成会签往往需要好几天的时间。

当会签完成后，还要将手写的内容重新录入到电子文档中进行存档，在此过程中，可能会因字迹不清晰、未按要求填写等原因而造成多次返工，效率非常低下。

石器时代：

我将瀑布式的电子文档流程划入石器时代。

各部门的应标人员完成了自己手头的应标内容后，陆陆续续将文档发送给标书负责人，由其按照投标要求对内容进行审核，有问题的地方还需要写上批注，并通过邮件的形式退回给应标部门进行修改。

在所有应标部门均完成内容修改之后，标书负责人需要按照投标标准对内容进行整合排版，直至最后输出一份完整的应标文件。

在完成应标文件后，往往还需要召开评审会议，由相关部门的负责人对整体内容进行评审，有需要修改的再由负责人退回到各个部门进行修改。

这完全是一种瀑布型的工作流程。

下面我们来看看基于文档协作理念的流程将是怎样的。

基于文档协作理念的现代进行时

在上文中，虽然我用了“恐龙时代”和“石器时代”这样的词来形容传统的非协作场景，看上去可能有点极端了，但这些传统的理念确实都将在时代的滚滚车轮中走向衰亡，如果仍然抱着过往的理念不放，那么终将会被时代所淘汰。

在会签场景下，人力资源部门可以事先新建一个空白的协作文档，然后将后续参与会签的部门负责人拉入该文档的共同编辑群组中，待人力制度的初稿基本完成之后，直接由各个部门的负责人查看，并提出个人的建议。

经过这样的处理之后，我们不再需要将会签文件和会签表打印出来，并由专人去一个个部门进行手动会签。

另外，当各个部门需要提出建议时，可以直接在人力制度的正文处增加相应的批注，这样也能方便人力资源部门将建议和对应内容联系在一起，提升工作效率。

对于文档协作工具而言，所有内容都是即时存储在云服务上的，并同时下发到各端进行同步，相关负责人既可以在电脑上阅读和录入，也可以在手机上进行相同的操作，即使相关负责人处于出差或在家办公的状态，也能以最快的速度响应。

在这一场景下，协作文档相当于是一种低成本的信息收集利器。

而对于应标文件，也可以采用相同的方式，即由负责人基于投标的要求，预先设计好应标文件的架构，并提前规定好各部门撰写的内容、范围和要求，然后将完整的架构文件放在了相应的公共位置上，并拉入各个部门的负责人。

这个时候，各个部门就可以直接在该协作文档上撰写相应的内容，当所有部门都完成撰写时，基本上该文档也已经成形了，不需要再做后续的大量整合与排版工作。

同时，在各部门的撰写过程中，标书负责人和相关的评审人员也可以对内容进行及时查看，在过程中保持对内容的关注，一旦发现问题，则可以及时指出，避免各部门因撰写方向偏差等原因而花费更多无用功，同时也会使交付延迟。

在下一篇文章中，我们将再回到企业抗疫这一案例，看看基于文档协作的理念的话，如何高效完成抗疫信息的收集和上报工作。