因由

作为一个头马（Toastmasters 89大区中文简称）的半新人，在17-- 18 年S中区BOSS Nancy的鼓励与认可下，于201707 开始担任S中区教育总监（Program Quality）一职。

教育总监的主要任务是负责COT以及中区秋季演讲比赛，对于一个第一次做这个角色的我来说还是存在了很多挑战，还好有BOSS支持，在上段时间顺利完成任内的两场COT，特在此记录两次COT的项目经验，以供头马会员参考。

何为COT

COT 全称Club Officer Training，即俱乐部官员团队培训。

在头马这个体系里面，俱乐部官员通常是半年（1月至6月，7月至12月）或一年（7月至次年6月）就需要进行整体官员团队的换届。在官员团队换届之后如何能持续的保证俱乐部的运营，持续的为会员进行高质量的服务？

拥有90多年历史积淀的头马给出的解决方案是COT，通过COT来为所有的新官员进行领导力、俱乐部运营方面提供培训支持。通常以中区为单位进行组织与执行，因此可见COT在头马体系中的重要性。

S中区的COT服务与本中区的20多家俱乐部，分别于20170716、20180114进行举办。

接下来我将通过以下6个方面进行这两次的COT 进行一个对比总结，希望能给你们带来帮助。

COT项目总结.png

项目内容

COT 因为是头马官方指定的服务于俱乐部官员的培训，因此官方指导在COT中必须包含以下项目：

• 89大区介绍
• 高质量俱乐部（DCP）
• 俱乐部成功之道 （MOT）
• 官员小组讨论

• 组委会感谢

  
  89 COT流程模板.png

鉴于S中区是一个新的中区，因此进行第一场、第二场COT之前特向俱乐部官员成员发放调研问卷，总结俱乐部官员需求，在官方指导的基础上进行了相应培训的内容的调整。

在20170716 的第一场COT时，将大区介绍调整了为 89大区介绍&大区改革报告，并增加了

• Pathway Update教育体系更新
• Mentor Program导师计划

在20180114的第二场COT时，增加了：

• Workshop- Evaluation To Motivate 点评工作坊
• Conference Promotion 重庆峰会宣传

并在两场COT培训时，借鉴了培训师行业相关经验，调整了官员小组讨论的过程引导模式，真正的让俱乐部的官员知道及明确接下来要做那些事情。

官员小组讨论汇报-东莞英文头马.png

总结：由此可见，项目内容不是一成不变的，而是要及时与项目干系人进行沟通并进行微调的，这样才更有利于项目成功。

项目启动

项目启动时最重要的就是在接到项目进行项目团队的搭建。

由于头马是一个非盈利的公益组织，因此所有的人员是没有相应的薪资激励的，如何在毫无金钱报酬的情况进行项目团队的组建，这也是比较考校教育总监真正的领导力的。

还记得中区老板Nancy以前与我沟通时所提到的，一定要把握对方的需求，满足他，你就会得到你想要的。

基于这一准则，我在招募项目团队时就已经做好了非金钱的相关利益准备，比如我的项目管理工作坊、项目组织经验、锻炼的机会等，并向在头马里比较活跃的人发出了项目团队成员招募邀请。

但在第一次招募时因为还是因为第一次做非职责的项目团队组建，没有有效合理的划分项目团队职责，导致招募成效缓慢，还好在中区各位热心人士的帮助下顺利的招募完团队。

在第二次进行项目团队组建时，就比第一次好很多，直接定向邀请，在COT前一月就招募完核心成员三人，并开了项目启动会，进行了大体的项目工作职责安排，并顺利在COT开始前一周招募到了全部的工作人员。

由此可见有经验和没有经验的差距有多大。

总结：在正式项目招募前，一定要明确项目范围，结合组织项目过程资产及专家意见进行大概的项目团队成员职责分工，然后进行定向成员招募。

项目规划

两次COT因为采用不同的授权方式，因此在项目规划时用的方法也不一样，第一次COT用的时一页纸项目管理办法，看起来很专业，实际上对于这种整体呈现只有一天的课程来说还是稍显复杂。

20170716 COT 项目一页纸.png

于是在第二场COT时只采用了简单思维导图进行分工，然后按照时间节点进行跟进，这样效率反而更高。

20180114 COT项目分工.png

总结：针对不同的项目要采用相对合理的项目管理方法及工具，这样才能取得时间、成本等方面的统一，切记：不能用大炮打蚊子。

项目执行

一个项目的成败不仅仅取决于项目的前期规划，最重要的还是看项目的执行落地情况。

采购风险

在第一场COT时，因欠缺实际的COT组织经验，结果导致在COT培训当日，造成物料缺失，不得不去紧急采购物料，导致整体物料采购稍多，额外增加了COT整体成本。

而在第二次COT时，因为有第一场的经验，特在培训开始前就与相应的培训导师沟通需要材料及预估受训成员数量，并结合当前物料存量进行新物料的采买，有效的控制了成本，提高了效率。

进度风险及应对

第二次COT的培训当日还是出现了一个小风险，其中某环节培训导师因为对交通预估不足，导致临时迟到，差点影响到了整场COT的连贯性，还好组织成员与培训导师及时的沟通，并调整了流程顺序，将茶歇时间提前，完美的解决了本次风险，给组织成员点赞。

人员的工作安排

为了更好的进行项目执行，在第二次COT培训时借鉴了第一次COT因工作人员的工作安排不清晰而导致COT过程中产生了一些小细节问题并优化了相应解决方案，让所有的工作人员明确自己的工作内容及职责，顺利为COT贡献自己的力量。

主持人

负责串起整场培训，培训开始时简要介绍COT， 以及本次培训的整体时间。在不同环节之间做串场。每一个环节开始前，先对演讲嘉宾做一定的介绍，引入将要开始的环节。有两个地方需要注意：

1. 在DCP环节之后是10分钟的休息时间，10分钟休息之后，是40分钟的官员讨论环节，这个环节不再以俱乐部为单位进行，而是以官员职位为单位进行，即不同俱乐部的同一个职位的官员坐在一起。因此在DCP环节之后，break之前，主持人请引导大家在10分钟的休息时间就按照官员职位找好座位，届时官员讨论环节一开始，大家已经就坐，不再耽误讨论的时间。
2. 在培训末尾的致谢环节后（还没散场前），主持人请引导大家填写此次培训的评估调查问卷。到时大屏幕上会出现二维码，工作人员也会将问卷链接发到COT群里，请主持人引导大家扫描二维码或点击群里的链接填写。
3. 同时在扫描环节，主持人请引导大家根据此次培训的内容结合自己/俱乐部情况做复盘。

时间官

负责举牌及记录时间，如演讲导师对时间有特殊要求，请按照导师的要求给与导师提示。提示时，请将时间牌举高，并持续一段时间，确保导师清晰知道自己的用时情况。为确保会议的正常用时，请严格按照agenda时间来计时。另，考虑到上午场开始的时间有可能延迟，如发生延迟的情况，请将时间顺延。

签到

在入场时，引导所有人在签到表上签字，并分发agenda。

过程辅助

在培训的过程当中，辅助演讲导师的内容，根据导师的指示，及时分发材料（如打印资料， 大白纸， 便利贴， 马克笔等），及回收材料，对于培训过程中各俱乐部的需求给与帮助及引导，同时，辅助导师张贴资料（如有这种情况）等。需要在培训过程中随机应变，迅速应对各种突发情况和需求。

设备

负责在培训过程中的电脑，音响，麦克风等设备的操作，以及PPT，视频，及其他资料的放印。

摄影/录像

负责用机器记录下正常培训，一共分两个部分，录像和摄影。录像方面，在培训开始前请找到最佳录像位置，调试好机器，中途根据导师的走位或身高需调整一下机器，并一直确保机器的工作状态。摄影方面，请用手机在培训过程中拍摄些导师及各俱乐部讨论的画面，尽量覆盖到每个导师及每个俱乐部。
另，请注意，摄影和录像的资料请在下周二之前发给SAA，以做后续的总结和宣传。

总结：没有任何项目在项目实行的时候是完美的，需要组织成员时刻关注、及时沟通并提前做好相应的预案来进行项目进度的调整，同时明确相应工作人员的工作职责，避免因工作人员不明确工作内容或者其他意外风险从而导致项目失败。

项目监控

一场完美的项目运行需要组织人员持续的对项目进度进行把控，而这两次的项目过程中沟通做的都比较不错，一直都在通过微信群的形式进行项目的持续跟进与监控，还有中区老板也在间歇性抽查项目进度。

COT相关微信群.png

总结：任何一个项目，都需要项目管理人员时刻进行相应的项目情况沟通，避免风险、了解进度、优化任务，最好在项目监管的组织中安排第三方的相应监管人员以及项目重要干系人的代表，这样才能使整个项目公开、透明，避免因信息不同步导致项目失败。

项目收尾

项目收尾也是项目的最后的一个阶段，这个阶段不仅仅是要进行整个项目的运作经验回顾，还要对整体的项目进行简单内容回顾，当然最重要的是在回顾中感谢所有参与的所有的项目人员进行感谢。

项目回顾

来自S中区PR Yolanda的COT 回顾推文.png
COT 回顾推文感谢部分.png

项目复盘

来自0114 下半场COT主席 Carrie的COT总结与复盘.png

项目成本

在经过第一次COT的项目成本总结分析后，在第二场COT时有效的优化了项目成本支出，使项目成本压缩了近40%。

项目反馈

这两次COT，因为创新的授课方式、培训导师的专业性、事务官团队的积极付出，得到了S中区俱乐部官员团队的一致好评，摘抄部分如下：

俱乐部官员团队反馈.png
中区老板反馈.png
事务官俱乐部官员反馈.png
20170716 现场反馈.png
20180114 现场反馈.png
总结：
1.每个人都需要被认可，所以在任何项目中一定要创造机会给予项目成员认可。
2.总结经验形成项目组织过程资产，为下一次项目做准备。

感谢

再次感谢S中区俱乐部的伙伴们为COT奉献了你们宝贵的时间。

20170716 COT 工作人员名单：

COT主席：赵思伟、钟健媚
主持：林友珠，张姝
讲师：黄胜蓝、刘俊延、李鑫、王丽、梁羽晗、赵思伟、李收颜、张家瑞
前台签到：赵静、刘艳
设备负责：陈利清
过程辅助：毕蔚、吴小燕、欧小清、李海琴
摄影：李俊、冼文骆、魏志姣
时间官：李金娜、梁玉麟
物资采购：刘艳、赵思伟

20180114 COT工作人员名单：

COT主席：费淑玉（上午场）、刘艳（下午场）

主持人：林友珠、李朵
讲师：黄胜蓝、赵思伟、蔡薇、李丹、丘神影、王丽、邓健清、沈为
时间官：妙妙、王斌
签到: 易剑平、钟健媚
现场辅助2名：李收颜、佩真、廖文凤
设备：费淑玉、刘艳
摄影/录像1名: Candy Chen、邓鹏
物资采购：钟健媚、刘艳

后记

本来此文的初稿是应该在20170716那场COT之后就应该出来的……只能说怪自己太懒惰，在第二次COT结束之后才出了这个两个同类项目的对比版本，希望你们能有所收获。

不忘初心，砥砺前行。