如果有人问我，踏入职场要学习的第一件事是什么？

我想我会毫不犹豫地回答——发邮件！

我曾经读过这样一句让我印象十分深刻的话：

“电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。”

没错，电子邮件是职场中不可或缺的一部分。

学会发邮件，学会得体地发邮件，尤其是学会得体地回复邮件，也是我心里职场新人的第一要务。

因为一封漂亮得体的邮件发出去，能够极大地有利于树立你在对方心目中的专业形象，甚至能够推动原本效率不高的沟通和交流，让工作变得更加简单顺畅。

2016年的3 月 8 日，电子邮件之父，同时也是@符号的发明者雷·汤姆林森去世了。

据说，截止当时，全球每天发送出去的邮件有 1990 亿封，至少有 10 亿用户在使用电子邮件。

电子邮件的使用，是每一个职场上的人几乎都无法避免的工作之一。

那么，

工作中邮件的书写是不是有一些规范可以遵循呢？

邮件的发送和回复有哪些潜规则呢？

使用英语和中文书写邮件是不是有不同？

那些to cc bcc 又是什么意思呢？

......

下面跟大家一起分享一下自己写邮件过程中学到的知识和自己琢磨的体会，

也请大家务必根据自己职位和行业的实际情况来进行使用前的筛选~

首先，我们应该明确电子邮件在职场中的作用：

A 通知某个事情

B 电子邮件往往是正式的工作报告，日常请示和审批；

C 某一问题征询意见和建议；

D 个会议或活动的邀约

E 求收件人拍板、决定

同时，

电子邮件可以作为工作项目的历史档案；

电子邮件在必要时，还可以作为一种维护权益和明确责任归属的依据。

围绕它的主要作用，我将从以下五个方面尽可能详细地展开~

01 内容

一、邮件要简短，重点突出

写邮件不是写文章，一般来说，不超过五句话的邮件更容易被人快速地回复。

组织邮件语言的时候要尽可能地精炼语句，把那些没用的废话和修饰语都去掉。

简短的同时重点要突出。

所谓重点呢，就是要让收件人看到邮件后清楚地知道：

问题是什么？

我需要做什么？

什么时候做？最晚截止到什么时候？

二、设置一个规范得体的签名

邮件后的签名体现了公司形象的问题，一般来说格式应该是：姓名/公司全称/部门/项目组/联系方式

简单大方的文字排版 职场照片的运用

当然，如果公司有统一的模板，就还是要用统一的。

三、邮件正文概括附件内容

如果发送的邮件里面有附件，那么最好在正文部分1、2、3、4条思路清晰地概括福建里的内容。

让收件人不需要下载附件，就能大体了解附件里说了些什么东西。

这对于提高沟通效率非常非常有帮助~！

四、对于别人邮件的回复要尊重

一般来说，除了那些标注了“无需回复”字样的邮件，其他的所有邮件都应该礼貌地进行回复。

而且原则上回复不应该少于十个字，以示尊重。

什么？十个字太多了？

“嗯嗯，好的知道了，谢谢您”

这就十个字啊，也没有那么难写吧~

02 排版

一、字体和字号：邮件正文一般使用默认的字体和大小就ok了。

二、段首不需要空两格

划重点！段首不需要空两格！

为什么呢？

因为，因为下一条。

三、表述完一段话手动空行

邮件的正文写完一段就手动回车键空出一行，这样能够避免因为正文文字太多，密密麻麻的一篇文字让阅读变得困难且乏味。

空一行和段首空两行的本意其实是一样的，都是为了标明段落分隔。

而空一行能够使文章段落更加清晰分明，所以段首缩进自然也就没什么意义啦~

四、去掉信纸

很多邮箱都会自带一些花花绿绿、花里胡哨的信纸。

让邮件正文变得乱七八糟不说，还让整个邮件都变大啦！

03 时间

发一些重要邮件的时候尽量避免周一或周五，往往这两天是垃圾邮件、通知推送最多的时候，重要的工作文件容易被隐藏在众多垃圾文件中忽略掉。

04 发送、抄送和密送

TO（收件）的人：是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。

CC（抄送）的人：只是需要知道这回事，一般情况抄送的人不需要对邮件予以响应，如果抄送的人有建议，可以单独回Email，或者抄送的人是收件人的直属上级，需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复。

BCC（密送）的人：即收件人是不知道你发给了密送的人，邮件的其它收件人看不到密送人的名字。

另外~我一般习惯在发送文件的时候密送给自己一份，这样在收件箱里就完整保留了所有发出去的邮件。

05 其他

一、附件的名字不要起得很随意，最好能够让人一眼就看懂它是什么东西~

二、附件一般可以上传三个，需要上传4个及以上附件就一定得先压缩后上传。

三、邮件发出去以后半天没回应可以用qq或者短信的方式提醒收件人一下，以免对方忽略掉你的邮件。

以上就是我平时学习过、积累到的一些关于职场邮件的问题~

如果大家还有什么能想到的，欢迎在评论中分享哦~

“每个人的职业生涯，都有很多种可能性。”

加油！