如何像阿里巴巴一样高效跨企业项目协作

导读： 在云效Work Like Alibaba第五期直播中，阿里巴巴研发协同平台高级技术专家，云效项目协作域的技术负责人余鹏（花名秉承）带来了《如何像阿里巴巴一样高效跨企业项目协作》的精彩分享。本次分享主要介绍阿里巴巴是如何处理与外部生态合作伙伴之间的合作，以及云效在支持高效的跨企业合作上给出的解决方案。

1.组织架构与业务架构

1.1组织架构是对业务架构的反映

在一个企业中，除行政、财务等维持企业本身正常运转的公共事务性、辅助性部门外，其他大部分基本是按照业务架构来设计的，一般称为“业务部门”。阿里巴巴的各个事业部就是一种典型的按照业务架构来设计的组织架构。在事业部之上，会根据更大的业务板块形成事业群，例如电商、云金融等。

另外，企业内会存在一些横向的按职能划分的部门或团队，如测试、前端等，但也经常为了更好的支持业务而进行垂直化，使得这些横向部门离业务更近，资源的响应更快。然而时间长久之后也会出现新的问题，例如在一些公共的系统、工具、流程的建设当中会出现很多低成本的重复建设。阿里巴巴在最近的几年里，除了上层的各个业务事业部以外，在后面逐渐形成了一个大中台，大中台是由各个技术团队和部门构成的一个大的横向团队，建设大中台的目的是为了消除低成本的重复建设，让技术做的更专业，把相关的技术问题解决的更彻底，通过技术上的抽象和复用，加速上层业务和产品的孵化与发展。在一些业务比较固定、比较单一的公司或企业里，也会采用按横向职能划分的方式来设计组织架构，例如研发部、系统部、采购部门、质监部门等。

横向部门或团队的存在本质上是为了支撑业务的快速发展，组织架构的调整和升级也是为了业务的发展。大中台对于阿里巴巴业务各个团队就像阿里云对它所服务的各个企业用户，本质上都是为了降低创新创业的成本，从而大幅度地提升效率。

1.2组织的变化滞后于业务的变化

组织架构本身是要保持稳定的，即使处于市场环境变化很快的互联网公司，公司的组织架构也不会发生频繁的变化，否则将会产生一些管理上的问题，例如人心不稳、团队动荡等情况。外部市场的变化对于大部分企业来说是不可控或不完全可控的，在今天的市场环境下，由于跨界竞争、弯道超车等情况存在，对于制定行业规范和游戏规则的少数头部企业来说，市场的变化仍然不是完全可以掌控的。

组织架构的设计是依附于已有发展的，组织架构要随着业务的变化做出相应的调整，但是组织的调整速度远远赶不上业务的变化速度，不能等到组织架构都调整到位、得到保障才去把业务做好，在部门或团队之间也会存在无人负责的灰色地带，所以在中间状态之下，跨组织边界的协作就显得非常重要。跨组织边界的协作对于企业内部表现为跨部门或团队的协作，对企业外部表现为跨企业的协作。在互联网生态环境下，业务边界是动态变化的，一个企业或多或少会与外部企业产生业务联系，企业之间协作的效率和质量在很大程度上影响着业务的成败。

2.跨企业协作面临的问题

下面以高德汽车事业部为案例进行讲解

高德是导航软件的供应商，在它的业务当中需要对接汽车整车场、硬件集成商以及众多的下级软件供应商如语音、输入法定制化APP供应商等。这是一个涉及到多家厂商及企业的合作的场景，在这样的合作场景下存在如下几个问题。

2.1沟通成本比较高

由于是跨企业、跨地域的多方合作，涉及到的参与人员比较多，不在同一个地方，相互之间的通讯方式比较多，极大地影响沟通效果，造成较高的成本。

2.2研发管理工具多种多样

不同公司使用的管理工具多种多样，例如Jira、Redmine等工具，阿里和高德使用的是Aone，由于产品之间不具有兼容性，各个系统之间没有办法直接进行对接，从而造成“人”不在一起和数据不在一起，无法将一个问题直接转给另一个企业的人员进行处理，没有一个地方能看到项目的全貌。PM很难把控项目的进展和风险。

针对以上问题出现两个直接的解决方法：

（1）把内部的系统，例如公司自己内部使用的Jira、Redmine开放给外网可以访问

（2）给外部合作人员开通VPN

但是以上两种方法的缺点是，都存在网络安全，数据泄漏，外部人员账号的管理（开通，访问权限控制，数据访问审批，回收）成本高的问题。对于安全性要求比较高的公司来说，方案一会直接被否决。另外，很多公司内部并没有完善的账号访问控制体系，外部人员通过VPN很容易发生信息泄露的问题。 

2.3任务和问题的流转低效

上图左侧为高德同其他外部合作方之间的工作流程，整个过程中存在以下问题：

（1）人工干预的环节比较多、沟通多、效率低。

（2）以Excel作为任务和问题的载体，人手一份，最新版本的维护和同步成为大问题，各个工具导出的Excel格式并不完全兼容，从而增加了人工干预的调试工作，加大成本。

（3）Excel的传递和传输问题上，通过邮件、IM、网盘进行传输，容易造成数据泄漏，没有操作记录，无法进行追溯和安全审计。

3.阿里巴巴与合作伙伴的实践

3.1背景

跨组织边界的协作作为一种重要的常态，同时面临着很多类似于以上的问题和痛点，那么阿里巴巴在与生态合作伙伴之间进行跨企业协作的时候是如何应对这些问题的呢？

阿里巴巴与生态合作伙伴之间进行跨企业协作是广泛存在的，上图即为支付宝的各种服务以及生活号，其中涉及到支付宝同第三方ISV提供商之间广泛的合作。

上图为云OS同相关的汽车、智能家电、智能家居等厂商广泛的合作。由以上可以看出，在阿里巴巴内部的各个事业部都跟外部合作方有着广泛密切的合作。

由上文案例看出，跨企业协作面临的问题显然不是通过人工的方式可以来解决的，所以必须借助工具产品提供的解决方案。云效是孵化于阿里巴巴内部的研发系统平台，在解决跨企业协作相关问题上有成熟有效的解决方案。

3.2云效的跨企业协作解决方案机制

云效的跨企业协作解决方案本质上是解决账号和数据在一起的问题，并且以项目作为跨企业协作的基本单位。上图左侧简单地呈现了方案的工作机制，下侧的Aone是阿里巴巴研发协同平台，可以看作部署在阿里巴巴内部的云效站点，跨企业协作项目空间当中的数据在各个云效站点之间是实时同步的，包括人员的信息、项目的信息、任务和问题数据。假设上文案例中的高德与外部合作方的人员都在合作项目A空间当中，当高德团队的测试人员需要把问题转交给外部合作方的开放人员时，由于在内部Aone上可以直接看到外部合作方的人员，所以只需要在内部Aone上将问题的指派人直接修改为外部合作方的人员就可以了，外部人员就可以在外面的云效上同步地接受到这个问题，反过来开发人员同样可以将任务或问题转交给高德人员。这个方案不仅支持企业的两两合作，也可以支持多方的合作，例如上图的合作项目D。

借助于云效的跨企业协作解决方案，可以为上文中的高德汽车案例提供以下优化的解决方案。

由上图的解决方案可以看出消除了很多人工干预的环节，达到了账号和数据在一起的目的，PM可以比较清楚地看到整个项目的全貌。

3.2.1发起合作

创建跨企业协作项目空间的过程类似于建群和加群。可以由任意一个合作方发起创建项目空间。项目空间创建之前会有企业内部审批的流程，审批通过后系统会自动生成一个邀请码如下图，可将邀请码发送给相关的合作参与方。

3.2.2参与合作

其他的合作方可以用邀请码去申请参与到合作项目当中，参与的过程中也需要进行审批的流程，审批通过之后才会真正进入到合作的项目空间当中。由于跨企业协作涉及到企业之间数据的交换，为了防止未经审核的跨企业通道被打开，在发起与参与合作的环节都增加了相应的审批流程，用于备案和事后的审计。

3.2.3成功创建协作项目空间

跨企业协作项目空间成功创建后的效果如下图：

在这里，我们可以看到相关合作方的人员信息，合作过程中产生的任务也会存放在一起，这些数据和信息对于合作各方是透明共享的。

3.3云效的跨企业协作解决方案适用场景

云效的跨企业协作解决方案适用于很多场景：

（1）与外部企业合作做项目，不便派人实地驻场（异地办公，差旅成本），不便开通外网访问或VPN（安全问题，外部人员账号的管理成本）。例如上文的高德案例。

（2）企业有业务需求，但没有研发部门，需要与外包公司合作，自己或第三方负责项目管理，质量管控和产出物验收。

（3）自己做平台或生态，吸引外部开发者、第三方服务提供商的参与和共建，平台要对最终用户负责，管控服务或应用的质量。