PPT做好了，怎么讲好更为关键

上一篇文章中，我对PPT制作进行了系统的基本知识的总结，【PPT制作】这不是技巧，而是常识 然而好多人并不知道，说是系统，其实也不尽然，因为有很多东西并没有讲到，市场上讲PPT的书何止百本，大家去选选吧，这次接上次带来怎么讲好PPT。但是说回来，不是怎么讲好PPT，PPT只是一个辅助你演讲的工具，不能让观众的注意点都放到PPT上，那样就舍本逐末了。

这次主要带来是商业PPT演讲，因为需要演讲的场所太多，不可能覆盖全面，本篇也只是一个提纲，别的领域也可以参考，但不会全部用上。我不是演讲大神，这次继续是主题阅读的总结。

许多人大概都听过这个理论吧，就是用尽量简短，清晰的语言把一件事情说清楚，还要说服他，你讲的东西对他有利。本着这个原则，开始下面的讨论：

演讲前：做好准备，有的放矢

实地反复预演，降低临场不确定感

正式上台演讲前，如果环境与时间许可，不妨从头到尾排练过一回，在过程中发现、并改善自己的缺失，同时也可通过演练，检视软硬件设备是否到位。

4个方面，预演PPT

内容一场好的演讲，有赖扎实内容与流畅表达的相互配合。当PPT内容准备就绪，接下来便可以展开事前排演，为口头发表做好准备。预演PPT时，可从以下4个方面，进行观察和修正。

1. 妥当分配时间：要有效控管整场PPT的节奏与时间，最好的做法就是掌握每一张PPT的报告长度。做到对于什么时候该出现什么PPT、该讲些什么故事，都了然于胸。

2. 配合内容发展，调整语气声调：由于听众的注意力非常短暂，演示者最好能不时地给听众“刺激”一下。当在叙述一个故事时，声音应随着剧情发展而有高低起伏；当在传达一个重要或专业的概念时，则要让声音充满自信，大声地、重复地强调关键词，让观念能够融入听众心中。

3. 灵活运用肢体动作，强化专业度：PPT始时，应站在听众的正前方，并保持身体挺直，可快速建立演示者的专业感。每当提到重点时，应尽量接近听众，运用动作、手势来强化概念的力量。诸多无谓的小动作，像是摸头抓脚、两手插口袋，或随便用手指着一位听众等，都要设法避免，因为这不但会显得不够专业，也会让人觉得演示者对自己没有信心。

4. 眼神接触观众，赢取信任：有些人一上台，便会紧张得到处张望；有些人则是会死盯着地板或屏幕上的PPT。如果想让平凡的PPT变成一场精彩的表演，和观众的眼神接触是非常必要的。不过，所谓眼神接触，不只是“飘过”每个人的眼睛，而是要注视听众，让他们感受到演示者的诚意，进而取得相互的信任。

3项工具，找出演讲缺点

演讲是需要练习的，练习，练习的！在一次次的练习中，你会发现缺点：

1. 定时器：先完整做一遍PPT，测量总计花费时间。如果PPT过长，便检查哪些部分可做删减或浓缩；若演讲时间不足，则重新检视PPT架构，确认哪些地方有缺漏，或是可以再加强补充。

2. 录音机：聆听自己的录音，往往可以听出自己在说话时，其实充斥着冗词赘句，也才会发现自以为平稳的报告口气及语调，仍显得轻浮和焦躁。

3. 摄影机：如果环境许可，不妨录下自己的演讲实况，这是认识自己缺点的最好方法。事后观看影片，仔细检讨每一个表情、眼神、动作等，并逐一改善，便能让自己的演讲技巧更具说服力。

提早到场，确认器材并熟悉听众

为了避免演讲现场出现器材设备无法运作、效果欠佳，甚至主办单位忘了准备等突发状况，演示者最好能在事先便确认主办单位是否已准备妥当，同时亲自去现场操作、安装及测试，确保一切细节都在掌握之中。同时也可以熟悉观众。

下面就要开始演讲了，当然，首先可以怀着极大的热情与下面的原则：

pocketmod是一种手持讲义比较便捷的方式：

演讲中：运用技巧，解决听众诉求

7招开场白，瞬间抓住听众注意力

《演讲圣经》则整理出7种经典的开场白，每一个方法可单独、也可同时使用，协助演示者以最快时间和听众建立良好的互动关系。

1.问题：以一个精挑细选、与听众相关的问题来开场，可激起听者的正向反应，提升观众参与PPT的积极度及认同感。

范例：“请问在场有谁知道‘财务平衡’是什么意思呢？”

2. 事实陈述：利用数据、现象等客观事实揭开序幕，并紧扣在PPT内容中。

范例：“根据调查，今年产品营收比去年增加20%。”

3.回顾／前瞻：借由“对照”来说明过去的状况、现在的情形，以及未来预期的转变。

范例：“过去你们都使用这种色拉油来炒菜。但今天你们会发现，你们有更好的选择。”

4.小故事：小故事能够引起观众的兴趣，让演讲更生动活泼。但小故事不等于笑话，也没有一则笑话能够保证“好笑”，有时反而还会减损演讲的说服力。

范例：“我曾经参与一个开发新产品项目，那时我还只是个菜鸟，……”

5.引言：从报章杂志上，引述一小段与现场听众有关的文字，可瞬间提升观众专注力，并为之后的演讲铺路。

范例：“今天的报纸有提到，贵公司即将导入ERP系统，……”

6.格言：引用具亲和力、符合主题事实的俗谚开场，不但可缓和现场紧张不安的气氛，也会让演讲显得更自然、更可信。

范例：“人们常说‘团结力量大’，这就是为什么我们这次会结合多家公司的资源和专业，朝美好的未来前进。”

7.模拟：将两种看似不相干的事物放在一起比较，通常是用简单的概念来说明晦涩艰深的内容。范例：“敝公司这次提供的信息系统解决方案，就和便利店一样，能够有效满足各种需求。”

强调独特卖点，传达演讲目的

魏斯曼提到，为了让听众快速明白演讲目的，演示者可在开场白后接上两个要素：“独特卖点”（Unique Selling Proposition）和“证明论点”（Proof of Concept）。

“独特卖点”是用来说明企业在演讲中主打的产品、服务或概念。以产品销售演讲为例，独特卖点可能是即将上市的新产品；而在对外募资的演讲会议上，独特卖点可能就是设法让现场的潜在投资者了解企业的良好经营状况。

至于“证明论点”，则是一连串用来支持“独特卖点”的论述，有助于加强演讲的可信度。例如在推销产品时，便可借用其他企业或人员的使用经验，证明产品的质量；如果是企业希望争取投资人的青睐，则可从关键技术掌握程度、财务稳健度、业务多角化程度等方面，证明企业的前景看好，值得投资。

开场90秒，决定演讲成败

借着开场白、独特卖点、证明论点，听众已经大概了解演讲的行进方向，这时候如果能够再告诉听众，接下来将如何进行演讲、从什么角度讨论、最后又会到达什么样的终点，将让听众更有方向感和安全感。

铺陈串场，提供清晰论证：说明有逻辑，让听众见树又见林

点选下一张PPT，然后说：“现在我要谈的是……”。点选下一张PPT，然后说：“现在我要谈的是……”。演讲人每换一张PPT，就像“重开机”一样的说明方式，不但毁了PPT文件的流畅性，也造成听众的困扰：“他是怎么把这些想法串连起来的？”“论点背后应该还有其他相关情境吧？”如果听众一次只能看到一棵树，却无法综观整座森林，演讲的说服力慢慢变弱，听众慢慢分心的场面，就不难想见了。

6种内部串场，给听众方向感

1. 参照流程架构（flow structure）：在口头演讲时，参照演讲的流程架构，将可为听众提供一条见树又见林的途径。如果演讲架构是“向我们采购的10个理由”，请随时让听众知道他们目前身处何方：“这是第一个理由……；现在，第二个理由是……；最后，第十个、也是最棒的理由是……”如果演讲架构是“为听众提供解决方案”，只要一有机会，就要把叙述内容连结到你想解决的问题上。

2.有逻辑的转换：清楚说明每个概念的关联性，例如“已经看到市场现况，接下来一定会好奇这项产品的优势在哪里……”。有逻辑的转换，不但能让听众的思绪收尾，还能顺利导入下个主题。

3.内部摘要：由于听众的吸收速度，往往赶不上已有充分准备的演示者，所以演示者最好在说明一些复杂但重要的概念后，给听众一点时间消化新信息，做法上只需在重点处暂停一下，提醒听众“让我们回顾刚刚所谈到的……”即可。

4.咒语：这是在演讲过程中不断使用某个标语或口号的技巧，务必简洁有力，并且能支持你想表达的主题，例如马丁·路德·金（Martin Luther King）在著名的人权演说上，便连续说了16次“我有一个梦”（I have a dream）。

5.算数：说明数字信息时，尽量用比较、对照的方式，让听众产生完整的概念。例如“虽然只有2%的药物交互作用会致死，但以绝对值来看，全世界每年约发生5万个案例，比车祸意外死亡的总人数还多。”

6.说出公司名称：演讲时免不了要提到自家公司的名字，魏斯曼建议，最好每一次都说出公司全名，不要只说“本公司”“公司”“我们”，以加强听众印象。毕竟，有这么多公司的演示者互相竞争，你得想办法在听众心中占有一席之地。

3种外部串场，亲近听众

在演讲之前，最好能先设法了解听众是谁、兴趣及关切的议题是什么，以及是否具备专业知识等；如果可能的话，也可预先取得某些重要听众的名字。到了演讲当天，别忘了浏览早上的重大新闻。等到正式上台前，你还可以先走近听众席，和不认识的人聊聊，问些问题、听他们的对话，搜集能拿来当演讲材料的信息。

1.直接参照：在演讲进行中，直接点名听众：“我们的解决方案可以帮大家减少出差时间，刚才台下的叶良辰先生告诉我，他这个月已经到北京出差12天……”

2.彼此参照：提起和听众相关的人、公司或组织。例如，到A公司推销服务时，提及你曾为B公司做过什么，因为你事先了解B公司是他们尊敬的业界对手。采用此法时，请先调查各方之间的政治关系，以免误触地雷。

3.参照时事：在演讲中参照最新、与内容高度相关的议题，可清楚传递出“演讲是为听众量身定做”的信息，更能让演讲具实时性与新鲜感。例如股市涨跌，能否和听众的财务风险连结？

提出解决方案，告知演讲利益：不停地想、不停地说：“这对你有何好处？”

演讲落幕前，听众必须“带走”一些东西──演讲中提出了什么方案、对听众可以产生哪些效益──接下来才有可能进一步采取行动。

每场商业演讲都有一个共同目标：说服听众采取行动。要说服听众，绝不是学会“这时候语气应该变强”“讲这句时最好配合某个手势”的表演手段就好，还要“说对故事”。

所谓对的故事，指的就是演讲中提出了什么方案、对听众可以产生哪些效益？这是每个演示者在落幕前，务必要让听众“带走”的东西，如此他们接下来才能进一步采取行动。

避开演讲5禁忌，用好故事说服听众

在演讲中，千万别出现下列禁忌，以免浪费听众的时间、精力和注意力，甚至干扰你说服听众。

了解听众、诉诸情感，提出解决方案

魏斯曼指出，一味地陈述自己想鼓吹的产品、服务或事实，并无法做成具说服力的演讲，因为其中缺乏了一个重要环节，那就是将产品的“特色”（feature）转换成听众的“利益”（bene-fit）（见下图）。

让听众共鸣

6步骤，【附表】

演讲后：Q&A时间

从容面对Q&A，临危不乱：事前模拟准备，仔细聆听观众提问

演讲进入尾声时，通常会开放现场听众发问，而这段Q&A时间约占整场演讲总长的25%。通过Q&A时间，演示者除了可进一步解释先前PPT中无法说明的细节外，也可借机了解听众对于演讲内容的理解程度。

预先“自问自答”，强记关键数字

由于Q&A时间通常是开放式问答，所以在做准备时，不妨先预备几个问题“自问自答”。虽然演讲内容愈简单扼要愈好，但不表示PPT的细节数据就不用准备。要是听众对某个细节感兴趣，并一直追问，而演示者一问三不知，PPT的可信度便会遭到质疑。在准备参考资料时，最好在事前熟读，尤其与PPT内容高度相关的数字（例如营收、销售成绩），更要牢记在心，以便当场被询问时，能够立即反应，或是迅速找到相关数据，避免发生“明明记得有，当场却遍寻不着”的窘境。

明析Q&A原则，掌控演讲节奏

为了让Q&A时间能顺利进行，演示者最好在开场时就向听众说明处理Q&A的原则。一般而言，发问时间的安排，通常有以下3种方式

如果事前已说明Q&A原则，但在演讲过程中，却有听众不断发问，而且需要较长时间说明，或正好是之后PPT的内容，这时演示者还是必须耐心地询问对方并记下问题，同时强调会在Q&A时段中回答，或是告知对方该问题的答案，将在稍后的演讲中提及。

临机应变，避免“被问倒了”

正式进入Q&A时段后，无论是面对听众千奇百怪的提问，或是全场鸦雀无声，都在考验着演示者处理现场状况的功力。

《简报＋》作者韩明文指出，在回答问题前，首先要“确认问题为何？”建议可将听众的问题加以重述，一方面可再次确认问题，另一方面则可争取时间思考如何答复。若问题的解答就在先前的演讲内容，可先引导听众回到演讲内容，接着再补充及厘清先前演讲中未提及的细节。

以下是Q&A时段中经常可见的状况及应对方法：

1.出其不意或离题的提问：韩明文提醒，“没人能百分之百回答所有问题，无法当场解答时，就提供线索。”最好的处理方式则是记下问题，并承诺回去研究后将于何时之前答复，或是向在座听众寻求协助解答。

2. 听众发出质疑：以沉稳的语气澄清或进一步解释。如果是演讲数据有误或前后矛盾，则先感谢对方的提醒，并允诺在会后补上正确数据。

3.提问过于踊跃：可明确指出因时间关系，只能再接受最后3个问题。如果碰到需要花较长时间说明的问题，则可先简单回答，并当场表明愿意在会后进行深谈，以免影响其他听众的时间。要注意的是，反应热烈固然是好事，但这也可能意味着先前的演讲内容，并未有效澄清听众的疑问，显示演示者事前准备不足。

4.无人发问：为避免冷场尴尬，可拿出事先准备好的“自问自答”题目，引导听众发问。面对听众提问时，“仔细倾听”永远是最基本的态度。回答问题时，切勿一开始就预设立场，关闭了与听众切磋商讨的空间。等到Q&A时间结束后，也别忘了将在演讲中所获得的具体结果，当场复述并确认，同时整理成书面记录，发送给每位参与者。

演讲结束后，无论表现好坏，都要进行一番评量。所以，静下心来好好地回想，这次演讲中在各个方面究竟表现得如何？可以给自己打个分，方便下次进步。

感谢阅读到这里，这篇文章又写长了，限于篇幅，删去了很多例子，很多理论需要自己一点点去体会和实践，看完以上讲的可以去对照一下乔布斯和老罗发布会的演讲，验证一下，体会更深。

关于更多PPT设计的资源，提供一些，希望对大家有所帮助。