2019年9月25日是我们两个重大项目的评审和协调会的日子。

因为来访人员和参会人员较多，基于此次活动的重要性，所以这次活动也是我有史以来策划和组织的最大的一次会议。

为了会议的成功召开，我做了充分准备和完善的现场应对，为了后续类似会议组织的更加成功，特做梳理和总结，以备后用。

一、会前准备

会前准备的内容很多，从各职能人员、会务准备到资料准备，细节繁琐，如若考虑不周可能就招致相关方的不满意，让各相关方满意是我们的工作目标。

1.人员准备

人员准备包括参会人员、接机人员、接待人员、陪餐人员、会务保障人员、住宿保障人员、拍摄人员、BM保障人员、机动调动人员，以及相关审批人员。

相关人员在活动中的工作职责要沟通确认到位，确保知悉并能执行到位。

2.会务准备

会务准备包括会议室选取、会议室桌椅、座位签、纸笔、茶水、及相关资料摆放。

其中会议室选取要符合BM要求，这一条比较严格。需在候选的5个地方选取，有限的时间内最后选择了内部的会议室。

座位签摆放要跟商务人员反复确认顺序。

茶水根据来访人员最高级别领导的喜欢安排。

3.资料准备

资料包括上会资料、会务手册、参会人员名单、签到表及公司宣传手册(可选)等。

上会资料是每次会议最重要的，因为这些资料用于汇报和沟通，上会资料又包括技术资料、讲解PPT、协调意见初稿。这些资料都是上会前被审核过N多次的。

会务手册和参会人员名单对于我们主办部门也是要高度重视的，会务手册用于接待时提交客户的，让其知悉会议安排；参会人员名单用于会议开始时双方互相介绍的参考，要按领导级别按顺序安排。

签到表用于给参会人员签到使用，签到会的表格要受控至BM办，用于审计或其他用途。

如果客户有参观要求，也要安排参观，包括讲解人员、陪同人员、参观路线、现场安排等安排

以上所有准备工作策划结束是一定要跟各联系人和责任人沟通到位的。一般高层沟通由活动主责领导负责，部门间沟通由部门领导负责。

二、正式会议现场

正式会议的主要活动就是会议主题、记录以及会间保障工作。

1.会议主题

一般在会议前的接待时，接待人员跟来访者就会议主题会有初步沟通，来访者也会就自己关心的问题进行询问了解，所以会上会尽量压缩汇报时间，以便留出足够的时间进行讨论和质询，以便最终达成一致意见，推动后续工作。

最终意见的敲定往往会花费很长时间，有时与会双方因为资源调配和各方利益问题争得面红耳赤。

2.记录

会上主要记录内容是与会人员的建议和意见，因为我们往往以乙方的身份参会，所以来自甲方的意见对我们后续工作推进至关重要。除了会上记录，会后还要整理，整理后还要找相关人员确认，最终定稿后作为工作执行的依据。

3.会间保障

主要是茶水保障，或参会人员的特殊要求的满足。

期间会逐一让与会人员签到。

三、会后安排及活动结束

会后根据甲方参会人员要求送机或者自由活动。内部各部分做各自相关部分的收尾，比如资料回首，会务保障收拾整理会议室等。

此次会议活动组织总体而言，因为有了我们部门的策划和大家的鼎力协助而顺利结束。后续仍需完善的部分包括:

1.沟通

2.落实

先说沟通，虽做了主要人员沟通，但存在部门领导和执行人员未全面沟通的问题，导致领导没安排、执行人员工作不清晰造成的落实不到位的问题。

再说落实，应通过演示的方式来落实各项工作，比如询问BM办是否有BM相机，答复有，但拍摄人员到现场后才告知相机没有内存卡，从而导致原计划的拍摄活动未能如期进行。

作为策划主责人，我的体会:详细的WBS和沟通真的很重要！