今天用户故事的主角是非TMT行业的传统用户——广州翰林家具实业有限公司。虽然是传统行业，但是第一次看到他们的项目时，我真得惊艳到了！坦率而言，那样的项目，是连店小二我自己都没有耐心去搭建起来的，所以看到他们把所有的内部流程全部搬到Worktile上面来的时候，我深深地折服了。
我们是传统的制造企业，所有的流程——请假、报销、出差申请、分发……这些都是有固定标准的，并且是要层层审批授权的。而这套标准流程也是我们公司运转良好的保障。在使用Worktile之前，我们的内部审批全是使用纸质的表格来进行的。但是这样问题多：
1.申请人需要拿到表格，然后填写；
2.填写完之后要层层提交到部分负责人、经理、老板审批；
3.有些审批必须要老板来签字授权，但是如果老板出差，那么就可能会积压下来。
并且平时沟通也是使用QQ来进行，没有内部的OA系统，但是时间长了，问题也就凸显出来了，不单单是效率比较低，同时沟通成本也比较高，一件事情可能需要反复的确认。在这样的背景下，公司老板决定找一套系统来管理内部的协作和审批。由于比较关注当下的互联网，所以着眼点也不是传统的OA，而是更为互联网化的协作工具，后来就找到了Worktile。
使用Worktile，其实不仅仅是启用一个工具那么简单，本质上是管理模式的更改，所以开始的时候大家有比较多的不适应。加上我们是制造企业，很多车间主管，班长等等都不太愿意接受新鲜事物。但是好在Worktile很简单，尤其对于年轻人来说，都不觉得难，而且很多流程我们动作部已经制作好了模板，他们只要上去拷贝、评论、然后做完打“√”就行了。所以通过这套模板，把学习成本降到了最低，一切都比较简单了……使用了一段时间之后，大家都开始喜欢这种方式，最直观的感受就是，原来需要填写纸质表格，然后还要拿着跑各个经理办公室去审批，现在，只要在电脑或者手机上，提交一个任务，就完成了80%的工作，效率的提升自然是不言自明的。所以我们现在销售、设计、工艺、采购、行政、人事都在使用Worktile，并且车间也开始推进了。
举几个我们常用的【任务模板】的例子分享给大家
发货申请表模板
生产部派车单模板
生产部电话卡申请模板
销售行为用印申请单模板
运营部用款申请单模板
谈到这一套模板，其实我们很早就有打算去做，但是一直没有一个合适的工具来实现，直到开始使用Worktile，我们发现它里面的任务可以拷贝，还可以跨项目移动，这完全就是为我们量身定做的一样，所以我和另外一个同事就全情地投入到了这套模板的制作中。这套模板的制作和使用的时间差不多，用Worktile一两个月，这套模板也就是这一两个月搭起来的。虽然现在还有一些不完善的地方需要改进，但是我们公司内部所有需要审批的事项已经全部挪到了线上。
具体到这个模板项目中，我们是把一个部门或某些同类事项的审批集合为一个列表的；然后谁需要什么审批，只要到该项目中去拷贝相应的任务到我们一个独立的审批项目中，然后添加领导层关注；这个独立的审批项目是以领导层的来创建列表的，每个列表下的任务就是他们需要审批的事情；自己审批的部分完成后勾选自己对应的检查项，然后拖拽到下一个需要审批的人的列表下即可。整套审批也就因此变得简捷高效。
当然，除了审批之外，我们也在探索使用Worktile做生产项目的分配、跟进和落实，这其实是Worktile更为基础的使用，如果有了成果之后，再和大家分享。单就现在的使用来看，Worktile很简单，但是也可以表现出来强大的一面，这让我们对于之后更大范围的使用有了更多期待。
网友评论