实现科研单位会计电算化的必备条件
随着科技体制改革的不断深入，对科研会计工作不断提出新的要求，从而促使科研会计工作不断自我完善，不断提高，以满足日益发展的科研改革的需要。一九八七年科研会计制度的实施，一方面充实了科研会计核算工作的标准化，系统化，另一方面，使原来存在的科研财会人员不足的矛盾更加突出，给进一步加强科研财务管理工作造成困难。
面对现实，众多科研单位都在多方面寻找途径解决矛盾，无外乎是充实财会人员，提高财务人员素质，但科研财务核算的系统性及完整性还不能满足科研管理的需要，因此实现科研会计工作电算化，深化科研财务核算势在必行。
随之计算机技术的推广应用，计算机进行科研会计核算，不仅解脱了科研会计人员繁重的手工计帐、算账、报表工作，并且及时向单位领导及上级财务主管部门提供信息，为科研管理决策提供信息，提高科研财务管理水平，实践证明是可行的。如何开展会计电算化工作，许多科研单位都在观望和探索之中，为了能尽快使用计算机，减轻会计人员劳动强度，现就如何开展科研会计工作电算化提出以下几点见解。
一、领导重视，要有总体规划。科研会计工作的电算化需要投资，而这种投资与设备的投资产生的科研效果和收益不同。如何认识管理出效益，需要管理者具有战略眼光，舍得花钱，亲自督促，坚持搞下去才能见成效，对于大、中型科研单位，一次搞成计算机网络系统，花费几十万元的投资都是不现实的，因为科研院所现有的经济条件都还很差。但应根据总体规划，由从单台微机应用开始，逐步增加台数，扩大应用范围，经济条件好转，再添置高档机，形成多机联网，这种做法，无论从科研单位的经济负担，还是人们的接受能力，以及计算机的利用率都是适宜的。
二、科研单位会计电算化信息管理系统应是相对独立的管理系统。科研单位信息主要包括科研管理信息，财务管理信息，行政管理信息和其他管理信息四部分。科研财务管理信息系统包括:财务核算系统、课题管理系统、财务物资管理系统、工资发放管理系统、财务会计档案管理系统等。财务管理信息系统如何建立，应由财务主管人员参加，在科研单位总体规划设计中，根据财务管理需要逐项建立各个财务会计应用系统，根据科研管理和财务管理的需要，必须建立相对独立的财务管理信息系统，不能和单位其他系统相互兼容。
三、实现科研会计工作电算化以后，应加强财务配套管理，健全财务信息化管理制度。科研会计电算化工作，不仅是会计核算手段的变革，而且涉及到会计观念的转变和会计制度、审计制度等诸方面的改革，结合财务会计应用系统，使计算机会计处理工作达到正确性、合理性、保密性和可行性，除了对科研会计应用系统程序进行不断的完善外，还应参照财政部颁发的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》，健全相适应的规范财务计算机管理制度，对过去的手工财务工作流程和习惯，与科研会计电算化不相适应的，我们不能消极对待，要尽快熟悉计算机操作原理，改变不科学的管理方式，明确财务软件中财务数据的来源与归集的方法，只有这样，才能够充分发挥科研单位会计电算化的效率。
四、科研会计电算化对财务软件的基本要求
为了适应科研会计制度、法规、审计部门和财政监查的要求，财务核算软件应满足以下几点基本要求:
（一）合法性。要符合国家制定的法令以及财政部、国家科委制定的财务会计规章制度。
（二）适应性。适应科研财务管理的需要，适应财务会计各项核算的基本要求。
（三）强制性。对输入计算机内的各种会计数据资料要有一定的强制摒弃修改功能，防止非法修改机器内部的数据资料，有意篡改帐簿数据。
（四）可恢复性。为了有效的防止突然断电和计算机发生故障而引起的数据丢失，间断数据资料，软件应具有恢复数据功能。
（五）核算正确性和完整性。对输入计算机内的各种凭证必须采取核验措施，对输出的各种帐簿、报表等须经计算机复核后，方能打印。
（六）保密性。为了有效的防止对程序及数据的非法修改，对科研会计各种核算软件，应设置一定的保密措施。
五、注重科研会计人员的计算机专业知识的培训，使每个财务会计人员掌握计算机基础知识和使用操作，使财务会计人员对会计应用软件的使用有一个系统的了解，是用好科研会计应用软件的关键。灵活运用财务会计应用软件系统的功能，真正使财务会计人员掌握好计算机这个计算工具。
近年来，科研单位大部分走上了会计电算化道路。但是，我们还应该看到，计算机技术人员与财会计人员的配合还有一定的局限性，主要表现在：软件开发不完善，档次低，质量差，推广价值不搞。因此，加强财务软件的系统管理，不断完善财务应用软件，提高财务人员应用财务软件能力，是科研单位需要解决的重要问题。
（本文写于2000年3月。）
自动转账核算刍议
期末转账是会计基础工作的重要组成部分，是会计核算系统工程中的收尾工作。每个科学事业单位都要在月底做一些固定的转账凭证，诸如结转管理费用、财务费用、事业收入、经营收入、事业支出、经营支出等等，象这类会计记账凭证虽然相对复杂，但具有很强的操作性和规律性，使用会计软件的单位，完全可以利用计算机代替手工自动生成。
利用计算机自动生成转账凭证，是一项专业性较强的具有挑战性的工作，要出色完成这项工作，除了要有细心、耐心、责任心和谙熟的财务会计制度之外，还要认认真真地抓好与自动生成转账凭证相关的每道工序。
首先，要认真抓好年初的会计科目初始化，这是高速度、高质量完成自动化转账核算的前提。在开展初始化工作之前，相关财会人员，特别是财务负责人，至少应该考虑三个问题：
一要征询单位负责人的意见，看看单位组织机构、科研开发项目、试制生产产品与上年相比，有无调整，如果有调整的话，应及时增加或减少会计核算对象，增加、修改或删除相关的会计科目。
二要依据上年度财务决算报表的要求，适时调整支出结构。支出核算是科学事业单位会计核算的重点，财务人员应及时根据财政部、科技部和上级主管部门的要求，结合本单位的实际情况，力求日常支出核算与年终支出决算相匹配，以减轻年终决算工作压力。
三要确保支出及成本费用类明细科目设置的协调性，以便为定义自动转账会计分录打下坚实的基础。譬如事业支出与经营支出，管理费用与研究室（车间）费用，科研成本与试制成本等同类性质的科目，其下设的明细科目应力求协调一致。为了减少工作量，降低劳动强度，可以先设置好一个总账科目及其相关的明细科目，然后采取复制的办法，把总账科目或部门下设的明细科目，复制到所需要的科目或部门下面。这样，科目设置既显得整齐一致，又便于自动转账。
在考虑了上面三个因素以后，就可以进行初始化了。为了准确完整地完成初始化工作，财会人员还应把初始的会计科目表打印出来，和其他有丰富经验的财会人员共同协商，仔细检查，发现问题及时修正，等到没有什么问题时，再结束初始化工作。
其次，要合理设置自动转账会计分录，准确把握科目间逻辑关系，这是高速度、高质量完成自动转账核算的关键。在我省科学事业单位中，普遍采用的是杭州新中大会计软件，在这个软件里，定义自动转账凭证会计分录主要有三种方法，即直接选择科目的多转一法、公式定义法和单选一级科目对等结转法。从我们了解的情况看，由于开发性科研单位经费自给率高，科研开发项目多，产品品种杂，业务量大，多数单位实行功效挂钩、部门结算，这样就可以采取选择多转一的转账方法。多年来的实践表明，采用这种方法转账不但方便，而且直观，可随意从设置的整个会计科目中找出需要转出、转入的会计科目。转出的会计科目内容有：借方期初余额，贷方期初余额，借方期末余额，贷方期末余额，借方发生额，贷方发生额，借方净额，贷方净额。用这种方法可以做一些多转一的转账会计分录。以月末结转收入为例，
说明如何定义自动转账会计分录，如下表：
凭证类型：通用型 科目代码 科目名称 科目代码 科目名称
凭证摘要：月末结转xx收入 407 试制产品收入 306 事业结余
凭证借方：转出方 40701 生产车间 30601 生产车间
结转内容：贷方期末余额 40701001 A产品 306001 A产品
40701002 B产品 306002 B产品
… … … …
凭证类型：通用型 科目代码 科目名称 科目代码 科目名称
凭证摘要：月末结转xx收入 407 试制产品收入 306 事业结余
凭证借方：转出方 40701 生产车间 30601 生产车间
结转内容：贷方期末余额 40701001 A产品 306001 A产品
40701002 B产品 306002 B产品
… … … …
定义自动转账会计分录时，还要特别注意以下两个问题：一个是要注意设置转账会计分录的顺序问题。这个问题在月末采取“全选择”生成自动转账凭证时必须考虑的问题。这是因为计算机在执行命令时，会自动按照事先定义好的自动转账会计分录先后生成会计记账凭证，结果就会出现先定义的先生成，后定义的后生成。因此，为了避免这种现象的出现，在定义自动转账会计分录时，要遵循从属原则，本着先费用，后成本，先支出，后结余的基本操作规程，切不可出现支出—成本—费用前后倒置的顺序。如果不采用“全选择”就不需要考虑这个问题，但是转账比较麻烦，结转速度比较慢，且容易出现差错。另一个是要注意取什么值的问题。如果单位每月结转收支账目，每个收支及费用科目就应当取当月的借方和贷方余额，即收入类科目取月末贷方余额，支出及成本费用类科目应取月末借方余额。到底在月末结转还是在年终结转，财会人员要根据单位要求来确定，不能盲目采取不切实际的做法。如果结转时间一旦确定，中途就不要随意改变，以确保结转会计期间的一致性。
第三，努力做好生成自动转账凭证后的检验和审核，这是高速度、高质量完成转账核算的根本保证。在计算机自动转账结束后，下一步就应该对计算机自动转账的情况做进一步检验，并对打印出的记账凭证进行认真审核。对计算机的转账检查可先在计算机上进行，其具体检查步骤是：
第一步，先打开“查询打印”窗口，双击“科目余额表”，然后检查收支及成本费用科目是否还有余额，如果有余额，说明结转还没有结束。
第二步，查找有关科目没有结转彻底的原因，这时需要把总账科目完全展开，看看还有哪些明细科目没有结转完毕，在找到没有结转完毕的科目后，马上返回到“设置凭证”窗口，把当期新增加的会计科目在“设置自动转账凭证”中进行修改，存入后，再对此科目进行单独结转，直到把应该结转的所有科目余额结转成零为止。
在计算机上检查后，对自动转账凭证还没有审核之前，要把所有通过自动生成的转账记账凭证打印出来，以便对自动转账核算的结果做最后的审查核对，在看一看分录中的对应关系是否有错误，部门间的转账是否错位，结转分录方向是否正确，最终在确认无误后，才算真正完成了计算机自动转账核算工作。
（原载《辽宁科研财会》2003年第1期。）
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