事业单位自动转账应用研究
凡是从事财会工作多年并实行电算化的会计人员都知道，任何核算单位在月底都要做一项几乎相同的工作，那就是制作“转账凭证”，而且每个月的转账凭证大致相同。手工记账环境下是这样，会计电算化条件下也是这样。目前，国内众多的财务软件基本都提供了自动转账凭证功能，并能够自动生成转张凭证，这不仅提高了月末、季末或年末的转账速度，还能大大减轻财会人员的工作量。
一、自动转账的基本特征
自动转账是财务软件研制人员为财务人员特设的一种功能。目前，我国几大知名财务软件中均设有自动转账功能。只有当核算单位真正实现会计电算化，并将财务软件安装到了电子计算机上时，财务软件才能发挥作用，自动转账才具有可操作性。在会计电算化过程中，自动转账必须由单位熟悉会计制度、懂得电算化知识、具有操作能力的财务人员进行设置。一般地说，设置时间应当选在年终决算之后，新年建账之时。但这并不排除日常核算时新增明细科目的情况，并非不能针对这些核算内容设置自动转账凭证。可以通过“辅助管理”中的“更改会计科目”或“记账凭证录入”中“增加”一个或几个明细会计科目，再到“凭证设置”中“设置自动转账凭证”新增一笔会计分录或将其归集到原有的某个科目中。经过保存，在企业未来日常核算中再出现这类业务，便可自动生成转账凭证。生成自动转账凭证是实施自动转账的最终目标。手工转账条件下，需要针对每笔凭证中的摘要、科目、金额等项内容逐一进行填写，工作量较大。而在自动转账条件下，只需对分录号、摘要、科目对应关系事先设定，需要编制转账凭证时，只要按需要给计算机个指令，便可立即自动生成一张从文字到数字均十分完整的记账凭证。
二、自动转账的应用
国内的财务软件一般都会在自动转账功能中提供直接选择科目法、公式定义法和对等结转法三种自动转账凭证生成方法。本文对第一和第三种方法的实际应用进行详细介绍。
1．直接选择科目法。所谓直接选择科目法是指财务人员随意从科目表中直接找出需要转入转出的一转一或多转一科目。通过这种方法转出的科目内容主要包括：借方期初余额、贷方期初余额、借方期末余额、贷方期末余额、借方发生额、贷方发生额、借方净额、贷方净额。如果核算单位采用部门核算方式，那么在制作过程中可以不考虑部门因素，在以后自动生成转账凭证的过程中，财务软件会在同一张凭证中按照部门以此生成相应部门的会计业务。如结转事业收人，见表1：
表1 用直接选择科目法定义自动转账凭证会计分录
分录号：xxx 转出方 转入方
分录名称：xxx 科 目
代 码 科目名称 科目代码 科目名称
凭证类型：不分类 405 科研收入 306 事业结余
凭证摘要：月末结转xxx收入 40501 生物质能研究室 30601 生物质能研究室
凭证借方：转出方 40502 热能研究室 30602 热能研究室
结转内容：贷方期末余额 40503 太阳能研究室 30603 太阳能研究室
406 技术收入 xxx xxx
40601 生物质能研究室 xxx xxx
40602 热能研究室 xxx xxx
40603 太阳能研究室 xxx xxx
由表1生成的自动转账会计分录为：借记：“科研收入—生物质能研究室”、“ 技术收入—生物质能研究室”等科目，贷记：“事业结余—生物质能研究室”科目；借记：“科研收入—热能研究室”、“ 技术收入—热能研究室”等科目，贷记：“事业结余—热能研究室”科目；借记：“科研收入—太阳能研究室”、”技术收入—太阳能研究室”等科目，贷记：“事业结余—太阳能研究室”科目。
可见，表1是一张经过设置好收入类自动转账凭证中的一部分，在月底或下月初时，通过点击“凭证录入”下“生成自动转账凭证”功能时自动生成。由于在“定义自动转账凭证会计分录”中可以设置多种分录，所以点击菜单条后首先出现分录号选择界面，可以选择其中的一条或多条。至此，软件将开始进行自动生成凭证的处理，凭证生成后，屏幕将出现和“凭证录入”一致的窗口，操作方法也与凭证录入相一致。
2．对等结转法。对等结转法指任何一个转出方科目和转入方科目均具有相同的子科目，转账时软件将按照子科目一一对应进行结转。具体设置如表2所示。
表2 用对等结转法定义自动转账凭证会计分录
分录号：xxx 转出方 转入方
分录名称：xxx 科 目
代 码 科目名称 科目代码 科目名称
凭证类型：不分类 535 管理费用 504 事业支出
凭证摘要：月末结转xxx费用 53501 基本工资 50401 基本工资
凭证借方：转入方 53502 补助工资 50402 补助工资
结转内容：借方期末余额 53503 职工福利费 50403 职工福利费
53504 社会保障费 50404 社会保障费
53505 办公费 50405 办公费
53506 水费 50406 水费
53507 电费 50407 电费
以工资、办公费及离休费为例，由表2生成的自动转账会计分录为：借记：“事业支出—基本工资”科目，贷记：“管理费用—基本工资”科目；借记：“事业支出—办公费”科目，贷记：管理费用—办公费“科目；借记：“事业支出—离休费”科目，贷记：管理费用—离休费“科目。
从表2可以看出，该单位财务核算是以科室、车间、课题为核算对象，采取月结的核算形式。所以，单位每月的一切收入、支出及成本费用最终均应归集到各个部门、科室或车间，以便随时随地的把握各科室的科研、开发和生产进度，随时随地掌握资金的使用情况，其准确性、时效性、风险可控性非常明显。特别地，在年终结账之后，单位领导可一目了然的看出各科室、各课题的收支情况，便于进行年终考核及评比。
当不以部门、科室、车间、课题、产品为核算对象时，一般赋予每笔分录一个分录号，可将单位整体视为一个核算对象定义自动转账凭证，便可直接选择会计科目中的总账科目，而不必选择明细科目。这种设定下生成的自动转账凭证内容较为简单，且数量较少，具体设置如表3所示 。
表3 用直接选择科目法定义自动转账凭证会计分录
分录号：xxx 转出方 转入方
分录名称：xxx 科 目
代 码 科目名称 科目代码 科目名称
凭证类型：不分类 401 财政补助收入 306 事业结余
凭证摘要：月末结转xxx收入 405 科研收入 xxx xxx
凭证借方：转出方 406 技术收入 xxx xxx
结转内容：贷方期末余额 407 试制产品收入 xxx xxx
由表3生成的自动转账凭证会计分录为：借记：“财政补助收入”、“科研收入”、 “ 技术收入”、“试制产品收入”等科目， 贷记：“事业结余”科目。
在上文介绍的两种方法中，无论选择哪种方法设置转账凭证，均要求使每张转账凭证具有一个独一无二的分录号，并且每一个分录号在之后均必须对应生成一张转账凭证。需要说明的是：“自动凭证分录管理”中的分录号，并非生成自动转账凭证后的凭证号码，该凭证号既可以是连续的，也可以是不连续的；。既可以按自然数排序，也可以按会计科目分类排序。详见表4。
虽然在“初始设置”子模块中尽可能仔细地设置了单位的科目体系，也不宜对科目体系进行大规模的调整，但此处对“辅助管理”中的“更改会计科目”中“增加”科目功能一般不进行限制，这就给单位日常需要增加的业务内容和会计核算留有一定的空间。因此，在设置自动转账凭证时，分录号的排列应留足空间，以便在日常核算时，随时增加总账科目下的明细科目，只有这种设置下生成的凭证才有可能保持在同一总账科目下明细科目的连续性和完整性，避免出现不同会计科目交错排列的混乱现象。
表4 自动凭证分录管理
分录号 科目名称
按自然数排序 按科目分类排序
001 406 技术收入
002 40601 技术咨询收入
003 40602 技术服务收入
010 407 试制产品收入
011 40701 A产品收入
012 40702 B产品收入
三、关于实施自动转账应注意的几个问题
（一）做好年初会计科目初始化（事前），是完成自动转账核算的基本前提。
期末转账是会计基础工作的重要组成部分，是会计核算系统工程中的收尾工作。特别是利用财务软件自动生成转账凭证，既要依据行业会计制度中的主体框架，又不能完全拘泥于某种行业制度的具体细节。这便要求广大财务人员勇于大胆探索、实践，使更好地服务于单位经济管理的更高要求。笔者认为，在年初初始化之前，相关财务人员，特别是财务负责人，至少应考虑以下三个方面的问题：
首先，应征询单位负责人的意见，看看单位组织机构、科研开发项目、试制生产产品与上年相比，有无调整。如果有调整，应及时增加或减少会计核算对象，增加以前年度不存在的内容；修改或删除下年不再使用的相关会计科目。
其次，应依据上年年度财务决算报表的要求，适时调整支出结构。支出核算是事业单位会计核算的重点，财务人员应及时根据财政部、科技部和上级主管部门的要求，结合单位的实际情况，力求日常支出核算与年终支出决算相匹配，以减轻年终决算的工作压力。
最后，应确保支出及成本费用类明细科目设置的协调性，以便为定义自动转账会计分录打下坚实的基础。例如事业支出与经营支出，管理费用与研究室或车间费用，科研成本与试制成本等同类性质的科目，其下设的明细科目应力求协调一致。为了减少工作量，降低劳动强度，可以先设置一个总账科目及其相关的明细科目，然后采用复制方法，复制到需要的科目或部门之下。在该种设置下，科目设置既显得整齐一致，又便于事后设置自动转账凭证。
在考虑上面三个因素后，便可进行初始化。为了准确完整地完成初始化工作，财务人员还应将初始会计科目表打印出来，和其他财务人员共同协商，仔细检查，发现问题以便及时修正。待所有问题均以解决之后，才可结束初始化工作。
（二）准确合理设置自动转账会计分录（事中）是顺利完成自动转账的关键。
在定义自动转账会计分录时，需要特别注意两个问题：一方面需要注意设置转账会计分录的顺序问题。月末采用“全选择”生成自动转账凭证命令时，计算机会自动按照事先定义好的自动转账会计分录顺序生成会计记账凭证。这种操作会导致出现先定义的先生成，后定义的后生成问题。因此，为了避免不同类科目间交错生成自动转账凭证现象的出现，在定义支出及成本费用类科目时本着“先费用、后成本、再支出”的原则，尽量避免出现“先在出、后成本、再费用“前后倒置的顺序。如果不采用“全选择”时便无需考虑这个问题，但是自动转账操作将变得比较复杂，结转速度较慢，且容易出现差错。
另外一方面需要注意取值问题。如果单位每月结转收支账目，每个收支及费用科目便应取当月的借方和贷方余额，即收入类科目取期末贷方余额，支出及成本费用类科目应取期末借方余额。选择在月末结转或在年终结转需要财务人员要根据单位要求来确定，不能盲目采取不切合实际的做法。结转时间一旦确定，中途便不要随意改变，以确保结转会计期间的一致性。
（三）做好生成自动转账凭证后的查检和审核（事后）是完成自动转账的根本保证。
在计算机自动转账结束后，下一步就应对计算机自动转账的情况做进一步的检验，并对打印出的记账凭证进行认真审核。首先对计算机的转账检查可在计算机平台上进行，其具体检查步骤为：第一步，从日常账务菜单中打开“账薄查询打印”窗口，双击“科目余额表”，再双击“全部展开”，从展开的全部科目表中检查收支及成本费用科目是否留有余额，如果存在余额，说明结转还未结束。第二步，查找有关科目未结转完毕的原因。该步骤需要查看哪些明细科目尚未结转完毕，在找到没有结转完毕的科目后，应立刻返回到“设置凭证”窗口，针对当期新增的会计科目，应在“设置自动转账凭证”中直接双击“增加”会计科目，对日常新增加的明细科目重新设置，或将漏掉的科目点中后存入，再对此科目进行单独结转，直到将应结转的所有收支科目的余额结转为零为止。
在计算机上检查的工作结束后，自动转账凭证尚未审核之前，还要将所有通过自动生成的转账凭证打印出来，以便对自动转账核算的结果做最后的审查、核对，再核对分录中的对应关系是否有错误，部门间的转账是否错位，结转分录方向是否正确等。在确认无误后，计算机的自动转账核算工作全部完成。
（ 原载《商业会计》2012年第13期。）
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