燕小麦导读：当电脑变成图书馆，每个文件夹中都嵌套着诸多子文件夹时，你还能迅速找出自己想要的资料吗？当电脑变成文件库，容量严重不足的时候，你要将资料如何存储？这就来分享一位美女总监助理的文档管理技巧！
从事总监助理的工作，已经有一段日子了。众所周知这类岗位，需要管理大量庞杂的文件资料，所以我也不能例外，办公电脑被塞得满满的！小到客户信息、销售资料、市场调研报告，大到展会申请说明、运营数据统计…等，俨然成了全公司上下的“公众信息查询平台”。
由于“文档整理的逻辑”直接取决于“个人逻辑能力”，所以如果你的脑子乱成一锅粥，那电脑里的文件，估计也会乱成一团，存放得毫无章法。
为了确保总监，能第一时间从我这里查询到跟业务相关的所有讯息。我总结出了一套兼具逻辑性、便利性和系统性的文档管理经验。现在就来跟大家分享一下：
Part1：文档管理原则
（1）电脑中的文档，无非分两种：输入文档（别人拷进来的内容）和输出文档（经过整理加工过的内容）。所以在整理时，先按照这两类进行一个大的区分。
（2）定期整理电脑中的文档。对于一次性文档，随用随删，及时清理。而对于那些时间过于久远、很少会用到的文档，就算存放在电脑里，在需要调用的时候，也可能记不清存放的位置。与其留在电脑里占地方，不如将其刻成光盘或存在移动硬盘中永久保存。
（3）根据自己的岗位特性，找到最适合你的文件管理方式。
Part2：文件夹分级管理
（1）每一级文件夹，都应该按照“包含”和“被包含”的关系，进行“树形逻辑”分布
（2）对常用的文件夹，可以升级管理（如图示中：名为“有用的图片”的文件夹）
（3）为文件夹标注顺序符号，并按照顺序排列（如图所示）
（4）以图标大小，来确定文件级别的高低
（5）为文件夹找到合适图标，以便于通过视觉分辨、查找
（6）将打开频率较高的文件，以“快捷方式”的形式，放置在桌面的固定区域内
（7）为了避免电脑中出现N个“新建文件夹”，可以在桌面统一建立一个“临时文件夹”，将来不及分类的文档，先统统拽进去。然后待时间充裕之时，再进行删除、归档等整理工作。
Part3：文件版本管理
（1）在给文件命名时，可以标注上“版本和日期”的资料信息（如图所示）
（2）定期删除“版本较旧”的无效文件。只保留最新版本即可。其实还有更好地办法可以永久保留历史版本，就是借助一定的工具，后面有讲。
（3）对于定稿的文档，推荐使用PDF格式进行保存。其后再将多个相关的PDF文件做压缩打包处理。命名中标注版本信息，如：添加上“定稿”、“终稿”、“留存”…等字样。
Part4：文件同步
也许你和我一样，喜欢把在上班时间，没有弄完、搞定的活儿，带回家中，去继续死磕。有时候为了能在家工作的更为方便尽兴，真想把公司电脑里的东西统统拷走，这就会碰到有关“文件同步”的问题啦！如何有效的将家庭电脑与公司功电脑中的重要文件，进行同步呢？
（1）如果公司内部不能使用外网，可以将工作文件直接存在U盘中，每月定期通过移动硬盘，对工作电脑中的文档进行拷贝。确保对重要文件进行备份的功能。
（2）当然公司内部有外网的话，就完全可以借助云存储方面的软件啦!U盘太小，容易携带的同时也容易弄丢，殊不知我已经是丢过不下5个U盘了，还有移动硬盘也搞坏过一个，真是一把辛酸泪，还要担心重要工作文件泄露。所以能用云盘的时候就坚决不用U盘和硬盘。比如：印象笔记、燕麦企业云盘…等。它们能为你提供方便法门，将那些“灵光一现”的IDEA和SUMMARY随手记录下来，同时亦便于随时查看和编辑。
总结一下，借助这些软件进行办公的几大好处：
A．支持多客户端登录。一个账号，就能实现手机、平板IPAD、电脑PC上的多方资料同步
B．便于随时随地的记录、查看。无需再像以往那样创建多个不同命名的WORD文档，在减少了文档数量的同时，也方便了整理。
C．通过燕麦企业云盘在线编辑可以永久保存历史版本，避免版本混乱，便于随时查看、恢复。
D、燕麦企业云盘可以添加同事进来一起共享文件，一个文件再也不用传来传去，资源共享，节省时间和精力。
E、所有存在电脑上的文件都可以按照前面讲的文件管理原则和方法存储在燕麦企业云盘里，为你的电脑瘦瘦身吧，再多文件也不怕啦！（如图所示）
Part5：浏览器收藏夹管理
当我们浏览到有用的网页时，通常会习惯性的点击收藏“添加收藏夹”，但很少有人会去进行后期整理，这样在日后查找时，会耗费掉许多时间。
浏览器收藏夹的管理方式，基本同文档管理一致。下面推荐2种细节：
（1）在添加“收藏夹”时，用关键字对网页进行重命名，这样方便日后查找。
（2）可以按照保存网页的类型，对浏览器“收藏夹”进行分类管理。
TIPS：很多浏览器都支持账号注册。在注册登陆后，便可实现对浏览器“收藏夹”的多设备同步功能。也就是说，你只要在一台电脑PC中，进行了“添加网页”或“收藏夹整理”的工作后，登录其他设备（如：手机、平板IPAD）中的同款浏览器，也会看到自动同步好的操作结果。
所谓差劲的员工为文档工作，普通的员工会生产文档，优秀的员工会利用文档。职场达人当然是会管理管理、会利用利用文件的优秀员工！分享我的经验希望可以帮到不擅长管理文件的职场人！当然肯定还有些不够完善的地方，也欢迎大家交流补充，汲取营养，一起在工作中努力吧！
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