目的:如何最大限度地利用时间,实现自己目标的可能最大化。
我们拥有的时间:每周168小时,每月720小时。每一个小时都很重要。如何运用拥有的时间至关重要。
什么是时间管理:运用策略和技术,尽可能有效地利用时间。
趁年轻的时候努力工作的原因之一,就是在以后的日子里,你可以随心所欲地过自己真正想要的那种生活。
第一部分 回顾:你目前是如何利用时间的
1,意识是时间管理的先决条件
只有对于时间的流逝保持高度敏感,你才能成为一个有效地时间管理者。
如果你不了解你是如何花费时间的,你便没有能力有效地管理你的时间。
你能意识到你的时间花到哪儿去了吗?你所花的时间能否在某种程度上让你更加接近你的目标?你做的选择正确吗?
一个人对时间的感觉,是了解自己的真正激情所在的一个窗口。
自我意识至关重要的三个原因:
通过更好地意识到你如何利用时间,可能会发现某些地方可以调整;
通过更好地了解自己如何花费时间,就有机会找到可以利用的时间;
通过记时间日志,把时间当作一种转瞬即逝的资产。记时间日志会使你对自己不断贬值的资产——生命时光——保持敏感。
(如现在回顾72小时内所做事情,每项分类所花费的时间是多少小时,比如,睡觉__小时,吃饭__ 小时,学习__ 小时,上网__ 小时········建议每天睡觉前或者早上起床做24小时的时间日志,并总结一周各项常规项目的所用时间,结果会让人吃惊。)
2,目标提供路线图
只有确定了努力的方向和目标时,才能决定应该如何安排时间。
区别目标和任务:任务写在工作清单上,目标写在使命描述中。
短期内(1年内)你希望达成什么愿望?你希望你的人生是什么样子?你实现理想的步骤和措施是什么?
目标是成功的催化剂,把你的目标写下来。构建一个“目标——步骤——时间分析”的概念。
如何制定一个好的目标: SMART原则
3,选择是难点
通过深入了解自己是如何使用时间的,可以确定需要在哪些方面做出决定;通过确认目标,便为实现自己的目标建立了一个行动路线图;现在需要一个彻底的反省,需要找到一个平衡点。你到底想要得过且过--做你现在马上想做的事情呢---还是为未来着想---做那些能让你今后过上自己想要的生活的事情呢?
生活是不公平的,通过做出正确的选择,就可以获得更大的机会,去实现想要达成的目标。
时间管理在很大程度上讲的是选择,面对竞争的需求所带来的压力,早睡的渴望、互联网的诱惑以及任何对你造成的干扰,都会影响你达成目标。
每天冥想15分钟(ACTION)
关于“选择”的名言名句:
别人不喜欢做的事情,成功人士也不喜欢去做。尽管如此,成功人士还是去做了。——E.N.Gray《成功学研究》
生命就是在彼此竞争的压力下不断地平衡。——卡内基梅隆大学教授 Randy Pausch《The Last Lecture》
成功的秘诀是学会如何利用痛苦和快乐。而不是让痛苦和快乐利用你。做到这一点就控制了自己的人生。做不到,生活就控制了你。——Tony Robbins
通过有意识的选择——在当下的满足与牺牲之间进行选择——你可以规划你的人生,而如果你不作出选择,你就只能任由其他力量主宰你的人生。
第二部分 让你所拥有的时间发挥最大效用
不仅仅要将时间用在正确的地方,而且还要将时间尽可能有效地加以利用。
高效地利用时间:
1、时间是有限的,但你可以创造时间
① 匹配时间与精力
在你追求有效的时间管理的过程中,并非所有的时间都是相同的。
为了提高工作效率,要将自己的有效时间和有效精力匹配起来。
提高效率的关键不是时间,而是精力。
推荐吉姆.罗尔《全情投入的力量:管理精力,而不是时间,是提高效能和自我更新的关键》
② 利用时间空隙
③ 杜绝时间浪费
迅速决策:大量的时间浪费来自优柔寡断;
快速阅读
提高记忆能力。
2、拖延是大敌
拖延是时间管理的大敌。拖延源自惯性,惯性有两种状态,让自己成为惯性的受益者,而不是受害者。
拖延伤害的是自己,没人真正在乎你的日子是怎么过的,除了你自己。
拖延是梦想的杀手。回望过去遗憾的发现错失机会的恐惧战胜偷懒的冲动。
※ 战胜拖延策略:
在口袋放纸片或索引卡,写上你要达成的目标,随时提醒自己。
将大项目分解成易管理的小块。
识别懒惰或拖延的蛛丝马迹,一旦感觉有拖延的苗头,立即采取措施加以制止。
坚持随手做笔记,随时记录自己的思想和观点。
※培养坚韧不拔的的精神(坚韧不拔是一种可以培养的技能)
按时间表/计划行事
做正确的选择
保持注意力
战胜拖延
※培养坚韧不拔精神的三点认识:
你不是你的思想。你在更高的层次聆听你的思想,你可以控制大脑中消极的思想。 《当下的力量》
把思想想象为一个物体,你可以控制它,并把消极拖延的思想驱逐出自己的头脑。《思考与致富》
大脑一次只能处理一个主导思想。当消极思想进入脑海时,要学会转移为强大的积极思想,将注意力集中在积极想法上。
3、策略和技巧
3.1 清理头脑和生活中的杂波
杂乱不堪是大敌,杂乱会引起情绪紧张,导致无所作为,降低效率。
培养良好的技巧和建立信息收集和储存机制,培养一颗“似水之心”。(任务清单)
推荐大卫·艾伦《尽管去做:无压工作的艺术》
3.2 计划:提前决定在某个给定的时期内,你要做的具体的事情是什么
每天至少花10分钟,来规划一天该如何度过:我今天想要完成哪些事情?我有多长时间来完成这些事?我可以将某些不太重要的事情放其他时间去做吗?在我需要完成的事情之间存在逻辑顺序吗?(提前思考,做好准备)
有时过分计划会让事情走向反面。有些人过分沉迷于计划过程。他们总是分析来分析去,因为分析比实际做决定更容易。有时,分析过程掩盖了对采取行动的恐惧。
“花时间去思考,但当行动的时机到来时,要停止思考,开始进攻。”——拿破仑•波拿巴
任务清单(ACTION)
①你的内心越平静,你的工作效率就越高。这就是列任务清单的作用。
②将想法变成具体行动:不要在你的清单上写“考虑或分析一下那个问题”,而是要写下具体将要怎么做。
③保持良好的“提醒”系统,只要是能提醒你何时该做何事的任何可靠的方法,都可以采用。
确定事项的优先次序
哪些行为会使自己更加接近自己的目标,首先去做那些事情。
※斯蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》
成功在于不断做那些最有可能带来你所希望的结果的事情。
培养积极的生活方式和习惯,创造有助于产生良好效果的行为模式,增加实现目标的几率。
很多人根据反应确定优先次序--去做迫在眉睫的工作。而不是根据主动性来确定优先次序--去做那些重要的事情。
成功的时间管理需要主动性而不是反应。我们应该主动采取能让我们向前推进,更加接近自己的理想和目标的行动步骤。
※无论是谈及确定优先次序,还是提高效率,都必须谨记:忙碌≠效率。
大多数人混淆了有大量的工作要做和去做那些使你更接近你的目标的事情之间的区别。——蒂姆·费瑞斯《每周工作四小时》
忙碌会使你没有时间进行自我反思。不要把忙碌当作避难所。
你的目标就是富有成效——你所做的事情必须能够让你更加接近你的目标。
※二八定律:80%的成就来自于20%的行为。(经济学家帕累托 Pareto 1906年提出 )
帕累托把他更多的精力集中在照顾那些高产植物上,因而他菜园的蔬菜产量大幅度提高。他并没有付出额外的劳动,只是减少了照顾那些低产的蔬菜,这就是为什么二八定律如此重要,它不需要你付出更多的劳动,它只是让你更聪明地工作。
即你需要确切地知道们到底你的哪些行为和努力是关键的20%,从而使你获得了巨大的成功。
启示:把大部分精力投入到那些真正能够给自己带来最大利益的项目上去。
如何把二八定律用到我们的生活中:
告诉我你的一个目标;
告诉我为了达到这个目标,你正在做的5件事情;
这5件事情中,哪一件最有可能帮你达成这个目标?
那么,在这件事情上,你应该投入最大的精力和注意力。
3.3 集中精力
专注!专注!专注!完成一个目标最好的方法是专注于这个目标。
排除一切干扰,减少分心,集中注意力做一件事。
当人们在富有成效地进行工作时因受到打扰而中断工作,他们需要花5到10分钟的时间才能恢复到原来的工作状态。
不要同时处理多个任务:同一时间做多件事情时,会削弱正在做的每一件事情的有效性。
3.4 提高效率和时间效能的技巧
摒弃——丢掉没用的东西、轻装前进。
立即做决定——克服“日后处理”的冲动,每个文件只碰一次。
创建档案系统——同一项目的文件/资料放在同一地方。
减少被打扰时间和次数,如选择具体时间回复电话或邮件。
关注并重视时间的流逝。
随时记下自己的想法。
学会快速阅读。
寻求帮助---向已经做过此事的人请教,可以节约大量时间和精力。
尽量一次性或在一个时间段内完成一项任务。
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