在微博中提到效率手册时，常常有朋友问我是如何使用的。分享是美德，正好趁早团队成立研究所，将效率手册的使用方法作为课题来研究，我就按照趁早研究所提出的格式，分享我在效率手册使用过程中的一些思路和心得，希望能给使用效率手册的朋友们一些启发和帮助。我们共同探讨，深入挖掘效率手册的使用价值！
一、研究员资料
Lucia，女，80后85前。机关公务员，忙碌于繁琐的会务工作；三岁小女孩的妈妈，有巨蟹座的顾家特质，但又自私地保留了属于自己的时间，希望能在经营好家庭的同时不断提升自我，在人生路上常常遇到「更好的自己」。
二、相遇相认
2013年初，朋友产后塑身，在豆瓣上看到「和潇洒姐健身100天」的图片，强烈推荐并结伴努力。我们顺藤摸瓜，找到潇洒姐的微博，再找到趁早小店。朋友买了潇洒姐的书，也买了效率手册送给我们作为礼物。我非常认同潇洒姐的生活态度和思维方式，从此开始使用效率手册并关注趁早的一路成长。
效率手册2014/2013
三、自成一统
时间管理的GTD理论中关于总体检视工作，有“六层次法”，像飞机起飞的过程：
跑道——目前的行动；
一万英尺——当前的项目；
两万英尺——关注和责任范围；
三万英尺——1-2年的目标；
四万英尺——3-5年的展望；
五万英尺——人生。
这是个从微观到宏观的检视过程，而我使用效率手册的思路，则是从宏观到微观——
·首先确定人生梦想，为自己树立一座灯塔；
·循着灯塔的光亮，确定今年要做些什么才能朝着那个方向前进；
·将今年的任务拆分到每个月，再结合季节性的日常活动，确定每个月的重要事项；
·每个月有四个星期，将每月计划和最新接到的任务拆分到每一周，这一周便有了方向；
·最后，水到渠成，每天需要做什么，已了然于胸。
按照这个思路，我在使用效率手册时，就是从「一生的计划」开始，然后是每年计划、每月计划、每周计划、每日计划。
接下来，我以正在使用的2014效率手册薄本为例，分享我的使用方法和心得。
一生的计划
今年流行一句话——梦想一定要有，万一实现了呢？我深感认同。就算不能实现，梦想也一定要有，因为梦想就是黑暗中的灯塔，为人生旅程提示航向。有梦想的人是幸福的，不管遇到多少岔路，总能知道前行的方向所在，明白自己将要走向何处。
趁早效率手册的最后，设置了「一生的计划」，潇洒姐将建立在她电脑里的这份文档分享给趁早效率手册的使用者，引导大家一边填写，一边思考自己一生的计划。
一生的计划
我虽然从2013年开始使用效率手册，却是今年才真正认识到梦想的重要性，认真思考自己一生的计划。在填写2014效率手册中「一生的计划」时，我将时间段定为了十年，记下了自己的「十年目标」。
十年目标
填写好效率手册上的目标后，我又制作了一张未来年表，进一步细化梦想的各个组成部分，将之分为健康&外形、知识&技能、见识&修养、社会&工作、家庭&生活和财富6个部分。给每个年度安排了一列，以便记录靠近梦想的进度。
未来年表
这份未来年表是参照《记事本圆梦计划》一书的介绍，根据我的具体情况设计的，贴在效率手册「一生的计划」页面，不时翻看，常记梦想，不忘初心。
未来年表
这张表将会在未来十年一直伴随着我，提醒我努力的方向。粘贴用的胶带可以反复粘贴，是很好的辅助工具，有很多种用法，后面分享辅助工具时会讲到。
每年计划
填写好「一生的计划」，再由此制定好未来年表后，每一年的计划就呼之欲出了。
效率手册中有一页供我们填写愿望清单，打开效率手册时经常能看到这份清单，方便我们检视还有哪些愿望仍然停留在愿望层面，督促自己马上行动。
愿望清单
在每个愿望的后面，我都留下了空间，年末总结时，会以画星星的方式评价愿望的实现程度，未实现而又依然想实现的愿望，写入下一年的愿望清单，并提醒自己，已经搁置了一年哦！
在一年的时间里，会完成很多计划外的事项，产生一些并未列入愿望清单的收获，所以我的年终盘点，并非仅仅检视计划完成情况，而是全面回顾这一年的情况，以思维导图的方式呈现。
年终盘点
今年还有两个月，这份年终盘点的思维导图尚不完善，有新的内容可以随时更新。（又见可多次使用的胶带君~~）
效率手册中的年历，我主要用来做旅行规划。新的一年法定假日的放假安排一公布，就可以用不同颜色的笔标出放假的时间段，结合周末和年假，规划本年度的旅行安排。
年历
以年为单位的规划项目，效率手册还安排了体重管理坐标轴，可以记录12个月的体重变化情况。以前我不太重视这部分，年初体重暴增被同事笑话，受刺激后决心认真管理体重，办健身卡、请私教、制定100天减肥计划，终于慢慢接近理想体重。
羞涩地秀一下我的体重管理坐标轴，初始数据很恐怖，不许嘲笑我！
体重曲线
以前看潇洒姐秀的坐标轴，一路朝下，我自己的却是曲折起伏，太有挫败感了，呜呜呜~
7月28日我开始了100天减肥计划，严格实施详尽的计划，终于有所起色，实现了一路向下的体重曲线，对「将体重作为一个项目来管理」颇有感触，印证了用项目管理的思维来生活效果显著。
每月计划
最初使用趁早效率手册时，让我眼前一亮的就是这页月度计划表单了。
月度计划
列出每个月最重要的事，分别制定理财、学习、出行和健身计划，完成了这张表单，对这个月的重要事项便有了大致的把握。
理财计划这部分可能比较适合学生或职场新人，财务状况比较简单，这几行就够用了。成立家庭特别是有了孩子以后，财务状况会复杂很多（我是用随手记APP来管理家庭财务的）。
这个设计有利于引导用户重视理财，早作准备，也是趁早精神的一部分。
学习计划中的资格证书和学会的技能，我用得比较少，在今年的建议中也提出了修改意见。读书计划我用来确定阅读主题，然后搜罗书单，开展密集的专题阅读。
每月的月历表，我用来记录已经确定时间地点的事项，也就是GTD理论中的「圣地」理念。
月历
这个月历表看起来有些空，因为现阶段我主要任务还是筹备和协助，确定的日程并不算多。
对于我来说，在月历表中仅仅记录已经确定的事项，好处有两点：
1.有新的预约时，直接翻开这张表，一眼看上去就会知道哪个时间段有空。小时候看电视，职场丽人一手拿电话一手拿笔记本，瞟两眼就定下时间，干爽利落。若是在月历表上写了太多未定的计划事项，看半天才能确定哪个时间段可用，效果就大打折扣了。
2.我的工作任务中有一项是整理每月大事记，搜集各方面资料整理完后，再核对一遍日历表，也是查漏补缺的一个步骤。
旁边的Special Memo，我用来作任务收集器，根据日历表的填写情况，记下这个月需要完成的任务，起到提醒和备忘的作用。
每周计划
我在工作中发现，有一些事情，并没有要求一定要在某天完成，只要在那一周内解决就OK了。但是效率手册中没有设计周计划的页面，如果全都写在星期一，星期一的计划就没空间写了。
于是，我将周计划写在星期天，一般周日需要记录的内容不多。在写周计划时，我分别列出工作和生活两部分的计划，工作计划必须完成，生活计划有的可以顺延。
周计划
每周计划与每日计划的一个重要区别是，每周计划列出的是项目，而每日计划列出的是下一步行动。
比如，每周计划中我只需要列出「调研座谈会」，接下来那一周中的每日计划，我需要列出的则是诸如发函、落实名单、收集汇报材料等具体的操作步骤，将这些记在效率手册上，减轻大脑负担。
如果不占用周日的空间，可以用便利贴记下每周计划，随着每一天的推进贴在不同位置。趁早小店推出的趁早表单系列中，有每周目标，也是可以N次贴的，这是对效率手册很好的补充。
每日计划
啦啦啦，一番啰嗦后，终于写到了效率手册中占最大比例的每日计划部分了！先按照趁早研究所的要求，分享「最能代表我使用痕迹」的两页：
我的效率手册页面比较朴素，只有蓝色和黑色。内容则五花八门，除了已定安排、计划完成的任务外，还有一些小心情、小收获，听到或看到的好句子也会记录在手册上，事后翻看时常常会引起很多回忆。大概就是因为这些，一本本的效率手册，便构成了我们丰富的人生。
已经确定的安排
在给2015效率手册的建议邮件中，我提出设置Must方框，开辟专门空间记录已经确定了时间地点的安排，比如会议活动、预约等等，使其能够一目了然，不会淹没在N多未定的计划和想法中。使用2014效率手册时，我是将每天前三行用来记录已定安排。
记下已定安排，就可以按照这个deadline来规划准备工作，倒逼前几天的计划。
另外，生活中常遇到一些有时间间隔的事件，比如今年女儿刚上幼儿园，5月7日去幼儿园办理入园手续时得知5月16日前交体检报告，7月2日下午开家长会，8月下旬老师家访，8月30日下午亲子活动，9月2日正式入学。
这些活动有具体时间，但又有所间隔，分别记在效率手册上，就不用老是惦记着。日子一天一天过，效率手册一天一天翻，翻到那一天，就知道有这个安排，提前做好准备，轻松自如，从容不迫。
计划要做的事
每天的计划，分为两个部分：
第一部分是必须完成的，是由已经确定的安排倒逼而来的准备工作，完成这些计划，才能确保已经确定的安排顺利进行。比如10日要开会，那么就要按照时间节点准备会议的各种材料及会务工作；20日要迎接老师的家访，那么就要提前做好家访前的准备，比如需要提交的资料、想让老师知晓的信息、孩子的心理建设以及打扫卫生等琐事。
第二部分是想要完成的，源自未来年表、愿望清单、本月计划等等，做好这些，可以让自己走上通向美好未来的道路。比如写一篇文章，读一本书，拆分一个项目，实施某个计划……
每天的计划，都是重要的事。第一部分，是重要且紧急的事，这部分构成了我们的现在；第二部分，是重要不紧急的事，这部分指向我们的未来。
再次强调，写在每日计划中的，一定要是下一步，是具体的动作，由年计划、月计划、周计划中的项目拆解而来。这样才能降低实施的难度，避免拖延。
经验教训和感悟
在「笔记方法」的主题阅读中，有笔记达人建议在手帐中设置「每日学习」和「每日反省」栏目，记下值得学习以及需要反省的内容。日积月累，收获丰富。
曾经看到过一句话，非常认同——
人的一生取决于读过的书和遇到过的人，你很可能因为遇到某一个人，读到某一本书，认识到某些事实，而change your life。
每一天，都有可能遇到change your life的人或事，也有可能因为忽略了这些人和事，而错过改变人生的这次机遇。在发生之前，我们一无所知。记录下那些转瞬即逝的感悟，就像用在脑子里刻下了一道印记，相同的印记刻多了，改变自然会发生。
效率手册的篇幅有限，不能每天设置这两个栏目，但这并不妨碍我们找到空间写下这些感悟。或许零碎，或许浅显，但每一天每一天的累积，便是我们的人生。
情绪宣泄
《遇见未知的自己》等很多书中，都提到了让自己心情平和的方法，首先便是接纳自己的情绪。情绪的波动不可避免，让我们痛苦的往往不是情绪本身，而是对情绪的抗拒。
我用效率手册来接纳自己的情绪，特别是负面情绪。心里堵得慌时，在效率手册上写下这些情绪，慢慢地就能平静下来。特别是学了一些简笔画后，简单地画上几笔，随着画面渐渐呈现，我的情绪似乎也都宣泄出来了，恢复了内心的平和。治愈系啊！
金句摘抄
效率手册的一大特色是附赠了潇洒姐的很多金句，我很喜欢的这两条，是我的「三观」的重要构成部分——
长期的优先级的区别造成了人与人的区别，时间用在哪里，是看得见的。
真正的人脉是：用最大化的平台和机会，让大家知道并信任你的人品和能力。然后在机会来临时，能够第一个想到你，打电话给你。在彼此需要帮助时，欣然的用各自的强项互相帮助。
在阅读或者平日与别人交往时，我也常常会听到一些金句，咀嚼回味觉得很有道理，便记在效率手册上，每看一次，都会有所感悟。
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以上，就是我从梦想出发，将美好的未来拆分到每一年、每一月、每一周，直至每一天。如此，我知道自己每一天在向着哪里努力，「美好的未来正在发生」便可成为现实！
PS.效率手册是人生管理的一种工具，每个人都有自己的使用方式，我的思路和用法基于自己的思维方式和偏好，仅供大家参考，欢迎批评指正。
下篇，我将会分享辅助工具和蝴蝶效应，敬请期待~~~
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