在没有亲自组织过一场线下活动之前，我觉得做一场20人左右的小型分享会应该是蛮简单的。只是没想到，越临近活动开始的日子，意外状况开始越来越多。场地、嘉宾、宣传、执行、复盘，一系列穿插在整个活动里，很多被我忽略的细节都开始涌现出来，让我意识到，想要做好一场线下活动，并不简单。所以活动结束后，我梳理了一下这次活动出现的一些问题，罗列了下来，也希望能给准备策划线下活动的朋友们一些帮助。
那么，就用我们这次焦虑实验室刚组织完的活动：【理财，从积累第一笔本金开始】，来讲讲组织线下活动要注意的一些问题。
1、我们为什么要做一场关于“理财”的分享活动？
“理财”这个主题，其实是我们【焦虑实验室】项目组调研出来的。【焦虑实验室】是简运营今年新成立的一个创新项目孵化小组，我们小组的职责是为产品/运营的新人们解决职业或者生活上的焦虑问题。在策划第一期主题之前，我们把这次活动的受众人群限定为简运营的内部成员群，然后，我们做了一期关于焦虑症状收集的问卷调研。比较意外的是，数据显示简运营的小哥哥小姐姐们，焦虑的主要来源是外部压力带来的，而根据问卷的结果，我们最后选定了“理财”这个主题，并且确定了这期活动的形式以嘉宾分享为主。
（焦虑实验室问卷数据分析表）
2、开始策划活动前，我们应该了解什么？
因为【焦虑实验室】特殊的项目属性，第一期活动，我们并不需要过多考虑活动的营销目的和传播预期。只是从初期做的调研数据结果，就决定好了活动的形式（即达人嘉宾+分享沙龙的形式）。不过，千万不要以为，接下来只要按计划执行就可以了，这里仍然有许多要注意的小细节。
需要注意的小细节：
1）如果你是需要从0开始策划一场线下活动，那么首先需要做的是确定活动的目的，分析活动的受众人群，再通过调研的数据分析，确定一个简单鲜明的活动主题。
Tips:
如何确定活动目的：
根据我做线上活动的经验，我认为活动的目标，往往是根据企业或者组织的需求来确定的，而需求可能是营销、传播、娱乐、社交等。当你无法判断活动目标的时候，请花时间和你的领导或者小组成员沟通。
2）如何确定活动形式和流程：线下活动会受到时间、地点、交通、气候等影响，所以需要考虑可行性。在对活动受众人群不熟悉的情况下，一定要做用户调研。
Tips:
如何有效地做用户调研：
焦虑其实是一个蛮广泛的主题，所以在一开始做调研的时候，因为问题设置不清晰，并且反馈出来的内容带有主观情绪比较多，我在整理的时候，毫无头绪。后来和小伙伴们讨论，贝贝和我说，可以尝试采取“关键字”提炼的方法，我尝试了，非常有效。
“关键字”提炼，同样适用于问卷的设计。在做用户调研之前，先罗列需要调研的“关键字”List（例如：活动主题、时间、地点、形式等），收到反馈后，提取问题答案中的关键字，就可以比较清楚地收集所需信息。
3）要做活动预期
虽然【焦虑实验室】第一期是一个比较简单的内部分享活动，但就是因为没有做好活动的预期，所以忽略了很多的执行细节。那么针对我们这样一场20人左右的线下沙龙分享，需要做哪些预期呢？
我总结了一下，在做完活动的准备工作之后，活动的报名人数、到场人数、活动成本、嘉宾的分享效果、现场的预期氛围和用户的反馈情况都是需要预期的。只有提前有一个预期结果之后，才可以拆分活动的各个环节，优化活动的执行。
3、如何有效率地做活动的执行？
一个好的活动策划，一定要对活动的进度有一个好的把控。对于像我这样的新手活动策划来说，有两个问题是一定要注意的：
一、做好活动进度的把控；
二、做好活动执行中的沟通。
如何做好活动进度的把控： 新人因为没有实操经验，会忽略很多执行细节，这时候，罗列一个活动流程和需要注意的问题List是必不可少的。 活动准备环节需要先罗列一下整个活动的流程。（如果没有这方面的经验，可以在知乎搜索活动流程相关的内容学习，或者请教活动运营/项目管理/市场营销等方面的前辈。昂~不懂就要问。）
**活动List梳理**
接下来梳理一下活动的需求，以及对照着理一下需要注意的问题。
活动需求List
（以上两个部分建议结合负责人、协助人员、执行排期和预期结果，以表格的形式整理）
准备工作时需要注意的问题List（划重点）：
1）对于线下活动来说，时间、地点的选择是非常重要的。因为是分享类型的沙龙活动，尤其要考虑场地的WiFi和投影效果（需要提前进行场地踩点，交通不便、场地空间窄、投影黄光/不清晰、现场吵闹等，都不予考虑做活动）；
2）为了确保活动效果，要合理限制参与活动人数，在确定好场地之后，即可确定各个时间节点，梳理好活动框架，安排执行；
3）在制作文案和设计海报时要着重强调一下时间、地点、交通情况。文案和海报要简单、鲜明，涉及到费用以及特殊的需求（比如需要带纸笔之类的），要在报名帖里注明；
4）看过上面的流程图之后，你有没有发现好像少了成本预算和资源整合的部分。因为在做流程规划的时候，并没有考虑营销和传播，并且主要是作为内部的分享，所以这个部分被我弱化了。如果你的活动是有明确的营销或者传播KPI的，那么宣传渠道这一块，你也可以单独做一个排期表，列好什么时间段做什么、通过什么渠道做、谁来负责在哪些平台（或者哪个人）具体怎么去宣传推广。不管是预热期、执行期还是余热期，每一个环节的推广都可能带来转化，不容忽视；
5）在活动的执行过程中，要注意有节奏地沟通。大到各个环节人员的执行情况和嘉宾的沟通，小到场地设备、茶点的沟通，一定要准时，再三确认，不然很容易造成拖延。
4、活动结束后，如何做复盘？
所谓活动复盘，就是待活动结束后，进行活动数据的整理和整个活动过程的拆解分析。以上的所有文字描述，就属于活动拆解分析。接下来，说一下这次活动的数据情况，以及我的一些心得体会。
数据情况：
本次活动共22人报名（简运营内部群共34人），实际到场21人（包含嘉宾1人），报名帖浏览次数325次（费用的部分暂时隐去），达到活动预期目标。
我的心得体会：
在活动拆解的过程中，我说了很多这次活动需要注意的地方，但反思整个活动，仍然有一些不足的地方：
1）对于一个新手线下活动策划来说，因为没有经验和资源的积累，所以在场地和嘉宾的选择上，需要耗费更多的沟通成本。活动场地虽然进行了踩点，但现场光线和环境仍然有略微不足，这点建议后续多累积一些举办过活动的场地资源，以便活动时进行筛选；此外，本次活动在确定主题和嘉宾时，因为我并没有做嘉宾的背调，沟通也不是很到位，所以在流程的安排上，结合嘉宾的需求点较少，建议后续活动前一定要和嘉宾多做沟通，明白嘉宾的需求，再做活动内容的结合。
2）对于流程的把控一定要反复确认。活动涉及到的所有相关内容，尤其是关键性步骤（场地、费用、嘉宾内容）一定要确认再确认，涉及到费用相关部分，要留单据，以便后续核对。
3）活动结束后，要及时收集参与人员对于活动的反馈。反思此次活动，宣传和活动反馈几乎是没有规划的。宣传方面，因为没有计划可以宣传的素材加以引导，再加上整体活动的时间线比较长，大家自发宣传的意识比较低。建议下次在活动环节的设置上，结合参与者的分享需求，多准备一些宣传资料，让大家自发传播活动。另外这次因为没有提前做活动反馈的规划，所以不能及时收集参与用户的反馈信息，后续要改进。
总的来说，我认为对于一个新手线下活动策划来说，活动进度把控、协调沟通能力和执行力是最重要的。当然，想要做好这些，光理论是不行的，还是要通过后续线下活动策划的实操经验来积累。
最后，感谢邢仔、season、小芳芳、安仔、方好、荷兰豆对于本次活动的帮助！也感谢所有简运营小伙伴们对于【焦虑实验室】小组的支持！
作者简介
胖大苏，美食类内容运营。努力吃吃喝喝，把青春献给吃饭的小酒桌。
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