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职场写作课程8——写好工作总结,提升职场影响力

职场写作课程8——写好工作总结,提升职场影响力

作者: 小崽儿Carry | 来源:发表于2018-03-17 21:11 被阅读119次

    写好工作总结,提升职场影响力

    今天,我们将学习更常见的职场写作场景——工作总结。工作总结和工作汇报看起来差不多,不过,两者还是有两个较大的差异。

    一是形式:工作汇报既有口头也有文字表达,而工作总结都用书面呈现,更考验写作能力。

    二是时间点:工作汇报的时机要根据实际工作情况而定,而工作总结一般有固定周期(如日报、周报、年终总结)。

    工作总结通常是常规性任务,所以很多人对它并不重视。 这其实是一个很大的误区。

    案例 1

    老师以前有一个学生方军(化名),他毕业后,在一家公司从事销售工作。这个岗位绩效压力较大,且竞争激烈。当时,和方军一同入职的还有另外4名毕业生。第一天,行政主管在入职培训中告诉大家,员工每周五都要提交工作周报。对于这份略显枯燥的任务,其他人慢慢地开始敷衍了事,方军却一直认真对待。

    方军每天都做工作总结,然后在周五整理成工作周报。他写起周报来,又好又快,因为他掌握了两种套路。

    第一种,是KPT工作记录法。

    KPT(工作内容、问题、想法)是一种在日本很受欢迎的工作记录法,只需三个要素就能简单明了地传达关键信息。 用KPT法写的一个工作周报

    除了KPT法,他还会用“心得分享框架”(本周工作、下周计划、心得分享)做总结。

    框架既能总结过去,预排未来,还能对工作有反思和经验分享

    销售总监长期阅览方军的工作总结,认为这样的总结方式很有价值,让方军在会上分享。而他的经验,也帮到了很多同事。

    同事都觉得方军靠谱,有很多业务问题会主动向方军请教,以至于总经理也逐渐留意到方军。入职仅一年多,方军凭借积累下来的良好口碑,在竞聘中脱颖而出,成为了销售主管,而和他一同入职的同事还在原地踏步。

    工作总结,是和职场影响力息息相关的

    从总结报告中,上级既能看到你的成绩,又能看到你的思考力和进取心。而这几点,也决定了你是否可以成功在老板心里留下好印象,为升职加薪铺路。另外,一份优秀的工作总结,对同事也很有帮助。久而久之,他们就会更信任你,也更愿在你需要的时候帮助你。

    其中,KPT模板适用于日常简单的工作记录,并突出了回顾反思和未来应对。

    心得分享模板则适用于制订工作计划和经验分享,可以体现积极的工作态度。

    除了短期总结,我们还要写一些大总结,如季度总结、年度总结、述职总结。这些大总结都是展现自己的绝佳机会,我们一定要把握住。

    如何把握呢?其实,大致的方法和工作汇报一样,在动笔前,先使用受众思维。

    考虑到工作总结的受众是上级,而上级最想知道的是:你过去这一长期阶段的工作,为公司带来了多少价值,以此来考察你的能力和潜力。

    工作价值的展现

    明白了要以工作价值为导向,更重要的事情来了——如何搭建框架和组织内容。

    案例  2

    1.活动现场执行5次,负责活动的嘉宾媒体接待和颁奖环节。包括第七届滑雪时尚发布会、第三届自由滑雪公开赛、第一届青少年滑雪比赛、第十届业余猫跳滑雪比赛、2016-2017春雪季末狂欢节。

    2.网站首屏图更新设计42次,图片库图片增加3063张。 包括海报10种、背景板6种、首页banner4版、各个比赛和活动图片更新。

    3. 物料设计50多种。负责比赛号码背心(2种)、奖杯、奖牌、奖状、颁奖KT板、水牌、嘉宾证、媒体证、工作证、证书、签到处logo墙、号码牌、餐券、纸杯、餐垫、赞助商条幅、刀旗、出发门、彩旗、秩序册等物料的设计工作。

    这些事项看起来既凌乱,又找不到什么亮点。

    因为上级更关心你做的事情带来了什么价值,所以我们可以用<工作内容—工作价值>表格梳理这些信息。

    【Step1】成果总结:列举工作内容,并写出每一项工作内容产生的工作价值。

    【Step2】整理排序:用逻辑树归纳工作内容,并调整顺序

    工作内容分组归类

    然后,杨娟将工作内容整理成逻辑树,并按重要程度排序。

    作为市场专员,给公司带来收益是最重要的。所以将活动策划排在第一,宣传推广排在第二,赛事落实排在第三。

    【Step3】概括升华:将自己的业绩写出高度,打动上级。

    提炼出上级关心的信息为小标题,并且多用数据、事实和对比,让内容更有说服力。

    最后一步,将逻辑树整理成文。

    写好工作成果后,还要补充一个很重要的部分——未来的工作规划。未来的计划能让上级看到你对自己的工作是有想法的,而不只是被动地执行任务。最后,可得年终总结的内容框架。对了,也可以附带工作收获和思考哦。

    案例 3

    【工作内容】

    招聘工作:辅助新店以及各区招聘内场主持人85人。绩效考核:完善了考核指标,修订了《绩效考核管理规定》。门店授课:于3-6月进行72个课时的授课培训,共培训225名员工。考核评定:组织全国内场主持人等级试并评定,每个季度组织内场等级考试。区域集训:每个季度根据区域情况排期,针对储备员工、市场人员进行市场集训,共培训162名相关人员。课程更新:主持人培养教案改版,根据店面需求更新培训教案。

    不过,如果他还希望让年终总结的细节方面(如招聘工作的总结)更加饱满,可以怎么完善呢?

    STAR法则可以帮到他   组织招聘工作的细节

    这样,工作总结的细节组织也有了实用的模板了。

    值得一提的是,STAR法则还特别适合准备面试——在面试前先想好如何总结过去的工作细节,以突出自己的工作能力。

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