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一、商务英语写作一点都不难
1. 写完《百日逆袭！成就全能英文达人》一文后，一直在关注诸位读者提出的海量问题，希冀针对读者所需，再贡献一篇攻略。
读者诸君的问题大多集中在两个领域，一是商务英语写作，二是英文听力。
第一个问题的发问者大多为junior、senior或者初入职场的英文修习者，他们已然拥有扎实的英文功底，却依旧对在商务环境中如何运用英文存有困惑。
究其原因，皆在于提问者们尚未熟知商务写作的目的以及固定句式的运用。
换言之，一旦掌握因何而写，如何组织字句，原本看似专业晦涩的商务英文写作便迎刃而解。
2. 本文将从沟通要义、常用句法与背景知识储备三个方面讲述如何短时间内突破英文商务写作。
基于篇幅及实用之目的，本文主要讲述如何写作外贸函件（包括信件、电邮、回复等）这种最常用的商务文体，外贸信函的句式亦可以用于许多商务信件的写作。
至于商务计划书、策划书、项目书、合同等文件，多是将已然完成的中文文本翻译成严谨的英文，对英文功底的考验更胜于写作技巧，因此本文暂不作讨论。
二、以信件实现有效沟通
1. 在现实中，许多商业信函过分冗长，主次不清，以致阅读者难以在有限的阅读时间内，提取出有价值的讯息。
比如在一封询价函中，花费大量篇幅描述己方的实力（很抱歉，我不会因为你是名不见经传的公司，就不发送一份价目表，为什么不把公司的介绍网址附在邮件末尾或者做个附件呢？）
又比如在对询价的答复函中，极为详尽地解说样品的质量与参数（要知道单纯的文字描述有时会如同广告一般，令人无法信服，为什么不把相关的检测报告与鉴定意见做成文档附件呢？）
2．以上那些失败的信件实例，正是忽略了有效沟通而导致不利结局。
我们必须理解，一封成功的商务信函，首先是也必须是有效沟通的文字具象，理应产生书写者希冀的效果（比如获得订单、获取样品、同意货运方式等等）。
关于何为有效沟通，知名管理培训师与咨询顾问尼基.斯坦顿在《沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧》一书中如是写道：
沟通有四大目标——被接收、被理解、被接受、使对方采取行动。
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具体到商务写作，一封合格的商务信函也应言简意赅，直指核心，过于详尽的描述最好置于附件。
因为唯有如此，受众才能尽快地从信件中获取信息（冗长的信件当然不得人心），理解写信者的意图（比如询问价格、建立业务、期待还盘、沟通货运等等），接受写信者提出的观点（比如购买货物的诚意，降低价格的意愿、关于故障的释解），最终基于这些有效的沟通而采取商务行动（例如发送样品、订购、延期、开立信用证等等）。
3. 值得注意的是，尼基.斯坦顿在《沟通圣经》一书中专设一章（第十四章）讲解撰写英文商务书信时理应注意的沟通之道，作者将其整理为6C原则：
清晰（clear）
积极（constructive）
简洁（concise）
正确（correct）
礼貌（courteous）
完整（complete）
为了便于英文书信的写作者更好地理解商务书信的沟通要义，尼基.斯坦顿在书中将信件按照主题分成四类：有利的（例如订单、同意赔偿）、中性的（比如单纯的信息咨询）、不利的（各类拒绝信件）、说服的（例如推销），并给出各类信件的写法与注意事项。
其实无论哪一类信件，都有着类似的写作结构：在第一部分客观地描述书写信件的原因（亦即每位书写者在写作一封商务信函时，必须怀有明确目的，知晓自己因何开始敲打键盘或者拿起钢笔，并在第一部分以最简洁的语言令读信人知晓，例如询问价格），第二部分应分析事实（即进一步说明信件目的之细节，例如表达己方公司的业务、期待的折扣等等），第三部分通常表达明确的意愿，并通过结尾来促使对方采取一定的行动（例如表达合作的诚意以及希望对方提供样品、产品目录等等）。
在某些情况下，第二部分和第三部分可以合二为一，但含义不变，即在明确说明写信的意图后，加上一句简短的期待。
4. 在下一个小节，笔者将着重讲述写作商务信函时常用的一些句式，这些惯用句法可以让表意更为明确。
三、外贸信函的常用句法
1．一次完整的外贸流程通常包含询价答复（期望建立业务关系）、咨询信用状况、报盘及还盘、支付条款、装运、抱怨与调停中的数个或者全部阶段。
本节将根据不同的外贸阶段，简要介绍常用的写作句法。
2、询价与答复(enquiries and replies) ，在这个阶段书写信函的主要目的在于了解价格、产品目录、价格条款等，在内容结构上，可以先写明如何得知对方公司及业务范围，简要介绍己方公司的经营业务，再询问相关商品的价格、常用付款方式、是否存在折扣，可以请求对方寄送价目表等附件。
对询价的答复应针对对方的询问提供讯息，可在结尾建议对方关注己方的其他商品，从而拓展业务联系。
询价类信件中常用句式如下：
We learn from…that your are exporter/importer of …
译文：我们从XX处得知，你方系XX的出口商/进口商
We are dealers in…and anticipate there is a promising market in our area for your goods.
译文：我们是XX产品的贸易商，期待您的商品可以在本地区拥有良好的市场。
We would like you to send us a copy of your catalogue for…，with CIF prices and term of payment.We should find it most helpful/It would be obligated if you could also supply samples of…
译文：敬请你方能寄送一份XX产品目露，并说明CIF价格及付款条款。如能寄来XX样品，将会极为有帮助/至为感谢。
答复询价类信件常用句式如下：
We are very pleased to receive your enquiry about…of（date) and enclose our illustrated catalogue and price list.Also by separate post we are sending you some samples.
译文：我们很高兴收到您X年X月X日关于XX商品的询价，现附上（附件中是）详细的附图目录及价格单，另邮寄一些样品。
On regular purchases in quantities of not less than…we allow you a discount of … Payment is to be made by irrevocable L/C at sight.
译文：对于定期购买商品数量不少于……，我方可给予XX折扣。付款方式为不可撤销即期信用证。
We invite your attention to our other products such as…，details of which you will find in the catalogue,and look forward to receiving your first order.
译文：我们提请您注意我们的其他产品，例如XX，其详细情况可以在随信目录中找到，期待您的首次定单。
3.资信咨询（status enquiries),这个阶段主要目的系通过一些具备良好信誉的银行、商会、咨询公司等调查首此合作的商贸伙伴的资信状况，信件内容应简洁全面地叙述己方想要了解的讯息。此类信件通常为机密信件。
常用句法如下：
We have received a letter from….
We should like to know the financial and credit standing of the above mentioned company. We would be very pleased if you would assist us in this respect,and we can assure you that all the information you provide will be treated in absolute confidence.
译文：我们接到了XX公司的信件，我们希望能得知该公司的财务及信用状况。希你行/你司能够就此事提供资讯，对于你方提供的任何信息，我们一定予以绝对保密。
4.报盘及还盘（offers and counter offers）,当知晓询价及答复询价信件的写法后，报盘及还盘的写作将十分容易。
当接到对方询价时，如果认为对方具备诚意且己方货品较为充裕并符合对方要求，即可在回信中进行报盘（在合同法中亦成为要约），报盘应具备价格、付款条件、价格构成、交货装运日期的承诺、报盘有效期等细节，若对方有意向达成交易并且同意报盘的全部条款，则会还盘（合同法中称为承诺），若对方不同意某些条款，双方则要进行一轮或数轮磋商，以期最终达成交易。
综上，可以将报盘视为更有约束力与详细的询价答复，而还盘及磋商的要点则是明确表示己方观点。
报盘常用句法如下：
Thank you for your letter of(date).We are pleased to quote as follows…subject to your reply reaching us by(date)
译文：感谢您在X年X月X日的来信，我们很乐意就如下商品报价如下，以X年X月X日前复到有效。
Terms:By L/C at sight
Shipment: within (time) of receiving the L/C .
译文：付款方式为即期信用证，装运时间为受到信用证后。
为了保留回旋余地，也可以在报盘时加上如下句式：
The quotation is subject to our final confirmation
译文：本报价以我方最后确认为准。
答复报盘的常用句法如下：
Thank your your letter of (date) offering us your quotations of …，but your prices appear to be on the high side.We would suggest that you make some allowance.
译文：很高兴收到你们X年X月X日关于XX商品的报价，但你方价格偏高。我们建议贵方能够提供一些折让。
We find quality ,prices and other terms satisfactory and are pleased to give you an order…
译文：我们对质量及你方报盘的价格等均十分满意,同意定单如下……
5. 支付条款（terms of payment),报盘与还盘阶段完成后，买方会向卖方提交定单（order)，定单通常会包含详细的数量、价格、装运港、支付方式、贸易术语等等，在实践中，定单常常为事先印制的表格或者排版完善的电子文档，故而本节不再过多赘述，对于从新客户处首次收到的定单，应礼节性地回函确认，主要内容为感谢定单，简要说明支付条款，体现对定单的重视以及尽快发货的诚意。
在定单作出并被确认后，买卖双方即可通过信函确认支付条款及发货事宜，在外贸活动中常用的支付方式为信用证（L/C)、付款交单（D/P)、承兑交单（D/A）。
定单中常见的词句如下：
packing（包装，后接具体的包装方式），shipment(装运，后接发货港口），payment（付款，后接支付条款）
回复首次定单的常用句式：
We are pleased to receive your order of (date) for……
For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable L/C payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know whether you agree to our terms.
译文：我们很高兴收到您在X年X月X日关于订购XX商品的叮当，我们要求使用保兑的不可撤销信用证（见单即付）汇票付款，请告知是否同意我方的支付条款。
As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall arrange for dispatch upon receipt of your L/C.
译文：一旦我们接到贵方的肯定答复，并受到你方开立的信用证，我方即会安排发货。
涉及支付条款的常用句法：
We have instructed our bank to open an irrevocable documentary L/C in your favour. The credit will be confirmed by our bank’s correspondent.
You are authorized to draw the sight draft on our bank against the credit.
译文：我方已通知我方银行开立以你方为受益人的不可撤销跟单信用证。该信用证由我方银行的往来行保兑。
现授权你方凭此信用证，向我方银行开立见票即付汇票。
Payment by irrevocable L/C is convenient for us,and we shall draw a demand draft on your bank.
译文：使用不可撤销信用证付款，对我方颇为便利。我方将向你方银行开立见票即付汇票。
It has been our usual practice to do business with payment by D/P at sight instead of by L/C.
译文：我们通常的做法是凭即期付款交单而不用信用证。
Your request for payment by D/P has been taken into consideration.
译文：你方以付款交单方式付款的要求，我方予以考虑。
We shall draw on you draft at 60 days’sight after the goods have been shipped. Please honour our draft when it falls due.
译文：货物发出后，我们将向你方开出60天期的汇票，请到期即付。
We sent you a mail two days ago asking you to expedite the relevant L/C.
译文：我们两日前已致信你方，要求贵方从速开立有关信用证。
6.装运（shipment），装运阶段包括包装（packing）及货运。
关于包装的信函来往，通常发生于一方对另一方采用的或者希望采用的包装方式有所不满或者一方对于包装有特殊要求，因此使用信函进行磋商。
写作者应当了解常用包装的英文表达方式，并且对各类包装特性有所熟悉，方能完成信件写作。
而在货运阶段，信函常常用来确认因何尚未发货，解释未能发货的原因，改期的原因以及因为改期而产生的信用证修改和展期（L/C amendment and extension）。
常见的包装方式：
纸箱（carton）、箱子（case）、板条箱（crate）、桶（drum）、包（bale）、大玻璃瓶（carboy）、集装箱（container）
关于包装的句式举例：
The goods may be subjected to damage as the cartons will surely be soaked.
译文：纸箱浸水时，货品势必会受损。
These cartons are well protected against moisture by plastic lining.
译文：这些纸箱使用塑料衬里，防潮性能很好。
Please put each bottle in a foam plastic casing and then in a thick paper box.
译文：请将每个瓶子加一个塑料泡沫套并装在后纸盒内。
a carton lined with waterproof paper and bound with two iron straps outside.
译文：内衬防潮纸，外加两道铁箍的纸箱。
有关货运的常用句法：
We wish to call your attention to the fact that up to the present moment no news has come from you about the shipment under the contract.
译文：兹提请你们注意以下事实，迄今为止我们尚未收到你方关于装运合约项下的货物的消息。
We trust the goods will reach you in due coure.
译文：我们相信货物将按时到达。
We apologize for the delay about the…you ordered.
Our effort to give punctual delivery should have been frustrated by the late arrival of the steamer.
译文：我们对于您订购的XX延误发运深感抱歉。我们努力准时发货竟因货轮迟到而受挫。
Now the goods have been shifted to the airport waiting for dispatch.
译文：目前货物已抵达机场，等待空运。
Extend the L/C to (date)and (date) for shipment and negotiation respectively.
译文:将信用证的装运日期和一副日期分别延展至XX日期和XX日期。
7. 抱怨与调停（complaints and adjustments), 此阶段的书信通常因为货物发错、货品质量不能令人满意而发生，对于货物发错的事件，抱怨的一方应以礼貌的态度请求予以解决，发货方则应迅速查明原因，在信中提出解决方法。
至于质量问题引发的信件往来，应在产品工程师或技术人员的帮助下撰写相关信函，以期消除嫌隙。
有关句式举例：
When we opened the case we found it contained complete different articles, and we can only presume that a mistake was made.
译文：当我们打开箱子时发现，箱内所装的完全不是订购的货物，我们只能假定这是一次差错。
We find that a mistake was indeed made through a confusion of numbers, and we arranged for the right goods to be despatched to you at once.
译文：我们发现由于号码混淆导致错误。我们已安排货运，将正确的货物发送给贵方。
8.外贸信函的写作会基于很多情况而发生，所涉及的句式并不会限于以上常用的基础句式。
如果读者诸君乐意进一步学习如何撰写商贸信函，可以选购甘鸿老师编著的《外经贸英语函电》一书，这本英文教材配套有汉语译本，虽成书较早，但颇为实用，可以将其当做工具书，随时翻查自己需要的信函样式。
此外，笔者乐意与读者诸君分享一个商务信函范例的网址 信函范例，请点击Templates选项，即可看到简明的商务信函模板。
四、背景知识的储备
1.读者诸君也许会对前文中的一些表述例如信用证、承兑汇票、CIF、包装用途、货运等词汇的含义不甚理解。
笔者必须告知诸位，商务信函的写作除却考察英文功底，亦需要书写者拥有一定的商贸与外贸知识。
但不必惊慌，只需通过合适的课本就可以掌握相关背景知识。你会很快掌握信用证这种常用且安全的付款方式、CIF及其他贸易术语的使用、海运责任的承担。
值得推荐的教材即为黎孝先、王健老师主编的《国际贸易实务》第六版以及张学森老师编著的《国际商法》（中英双语版）。
2.各位读者也许会颇感沮丧，认为在短时间内学习两本专业性较强的教材几乎是天方夜谭。
笔者以为这种担忧实在没有必要，因为这两本教材可以当做工具书用于习得背景知识，并非要求阅读者精通其中的全部内容，并且使用一些正确的阅读方法，可以大幅提高阅读效率。
在本文的开头，笔者即提到了尼基.斯坦顿所著的《沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧》，这本自不列颠引进的经典培训教材不仅讲述了沟通之道、如何撰写英文商务信函，还在第十三章专门讲解了如何提高阅读效率，亦即如何有效地与一本书籍沟通，从而迅速获得书籍作者所要表达的讯息。
尼基.斯坦顿提供了一种名为SQ3R的阅读法，即纵览（survey，通过浏览目录部分找到想阅读的内容）、问题（question，对自己想了解的内容设问，对作者提出的主题与内容设问）、阅读（read，通过阅读解决自己的问题）、回忆（recall，回忆已经阅读的内容）与检查（review，确定自己是否已经找到答案）。
笔者谨以了解信用证为例，来讲解如何实践上述阅读方法。翻开《国际贸易实务》一书，找到第八章第三节信用证付款，看一下导语，作者提到信用证可以用于保障发货与付款的安全，是一种重要的支付方式。此时，可以带着问题进入阅读，例如，何为信用证、信用证为何可以保障发货与付款的安全、信用证有哪些种类、信用证如何开立。
在阅读中有针对性地解决自己的设问，读完该章节后，迅速回顾，检测自己是否已经了解信用证的知识。同时必然会发现信用证与汇票之间的关系，此时可以翻阅关于汇票的章节，同上以上阅读方法对汇票的知识进行学习。
因此采用SQ3R阅读法对于掌握专业性较强的文本尤为有益，可以避免在阅读时陷入烦躁以及对个别字句的偏执，并且有助于进一步学习相关知识，从而实现与专业书籍作者的有效沟通，以最高效率汲取书籍养分。
3.最后的最后，依旧给出一个大致的时间表。
请使用一日或两日的时间阅读《沟通圣经》中的相关章节，了解沟通之道、阅读方法与信函架构。再用三天或四天的时间翻阅外贸信函的课本，学习其中的一些惯用句式。剩余的时间用于掌握背景知识，例如外贸术语、支付、海运等等。
请记得，商务信函的写作时商业社会的重要组成部分，熟练的写作者必然会在职场有所加分，不要畏惧这一必备的技能。
当你掌握了如何沟通、如何提升阅读效率、如何使用相关句式之时，你将会发现电脑屏幕上的英文已然熠熠生辉。
欢迎关注作者 南下的夏天，持续推送各类实用、真实的文字。
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