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(亮堂堂谈时间管理)一元化日程表:娱乐、休闲、少动脑,大小事项忘

(亮堂堂谈时间管理)一元化日程表:娱乐、休闲、少动脑,大小事项忘

作者: 亮堂堂008 | 来源:发表于2018-08-15 15:35 被阅读106次

电影中的一位大老板问他的秘书:“你看一下我下月的日程安排,某人想见我,你看我有没有时间?……”这个场景可能大家都见过,我们好像觉得只有大人物才会有自己的日程表,而且有个人专门给他安排这一切。其实,我们自己就可以当自己的老板,只要我们善用日程表就行,这会让我们娱乐、休闲、少动脑,大小事项忘不了,工作与生活会轻松、高效与有趣。

为何要用一元化日程表

想像一个画面:有一个巨大的30个格子的托盘,我们必须要在每个格子里放置不同颜色的巧克力豆才能维持我们的能量,我们只需要每个月从1号格子开始一直走到30号格子就能过完这一个月,规则是无法重新走,如果不提前放置巧克力豆,我们就吃不到,只能手忙脚乱的临时添加。

这个格子托盘,就是我说的日程表,它本身不产生巧克力豆(事先规划好的事项),但是如果没有托盘的话,那这些巧克力豆不是乱放一气,就是一粒也不放,只是每天根据感觉自己临时放上几粒,导致生活平淡,时常会因为一些重要的事情错过而懊恼。

日程表是时间管理的常规武器,不是什么新鲜事物,我在十几年的时间管理实践中,不断摸索却意外的发现,这个工具真的好用。当然期间也掉过不少的坑,结合自己的工作与实际情况,不断的改良与创新了一些做法。

传统的日程表有许多的不足,导致我们放弃了它:

时间无规划。日程表中基本上只是一些当期的工作任务,一些零散的工作计划安排,这些事项不用记到日程表中也会做,记不记无所谓;

割裂工作与生活。我之前会将工作事项与生活事务分别用不同的工具来记录,以避免相互打扰,后来发现自己忙起来的时候,根本来不及想要用特定的日程表,有时甚至上班出门的时候拿错了,感觉多此一举,何必呢?

真正重要的事,不用记到日程表中也会被执行,为何要使用日程表呢?

失去了自由。传统的日程表要求严格与精确,用1小时或是更短的时间来将我们的一天分割成无数个小块,我们每次记录的时候都要想一下要在几点做这件事,事务多的时候,可能会完不成,这让我们有一种失去自由的压力感。

如何化解这些问题?可以尝试一下一元化日程表。

什么是一元化日程表?

一元化日程表,是相对于传统的日程表而言的,这是我给它起的名字(灵感来源于日本人奥野宣之写的《如何有效整理信息》中提出的一元化笔记法),它是一种整合化工作、生活、个人成长及社会人际等人生四大维度而来进行日程管理的一种方法。也就是说,我们几乎所有的待办的事项均可以放到上面来。

为什么是几乎所有事项,而不是全部事项呢?我们每天面临的工作、生活等事项千千万万,其实可以按照“有确定日期”与“无确定日期”来分成两大类,日程表中,只能放置“有确定日期”执行的事项。

一元化日程表这种方法简单、全面、实用。我经过多年的尝试,目前使用电子版的365日历这款软件进行日程管理,它可以实现多平台、多设备同步,非常方便。

如何用?

“这两天有件事把我气坏了!”在聊天的时候,我的同事和我说:“今年X月XX号,我闺女报考一个重要的考试,结果她昨天和我说,她忘了报名了,你说气人不气人?这不是拿自己的前途与饭碗在开玩笑吗?找工作的事情她也能忘了!”

我听了之后安慰了他几句,然后我说,时间管理中的日程表可以避免这样的事情发生,我们只要将这件事记入日程表,然后再提前设置预警提醒就行。

我们用这个例子来说明日程表如何操作。

(一)两大步骤:生成+使用。

第一步,生成。

1、月初3天前,打开365日历,准备生成整月的日程表。

2、输入月计划(生命之花+周期性事务表)中的事项,也就是前面我的比喻中提到的大的分配巧克力豆。比如考试这件事,考试日期如果是23日,就在23日这天的日程中加入:今天教师资格考试。然后在16日、9日、2日分别加入:8月23日教师资格考试。这样就形成了三个提醒,类似重大事项预警似的,这样就几乎不会出现遗忘的“事故”了。

不知大家有无这样一种体会,我们真正在做月计划的时候发现,好像想不出有什么事项可以将30个日期的格子都填满。这是因为我们没有“生产巧克力豆”,也就是没有思考这个月该做什么事情,这需要我们做好月计划(关于如何做好月计划,什么是生命之花,可以参见我的文章),最重要的是将这些事项填入日程表中,确定我们什么时间执行。

3、平时再有事项随时加入日程表中

场景:还是拿考试这件事来讲,我们8月5日在路上开车的时候突然想起,考试报名要使用白底的证件照,这需要重新拍一下,于是拿起手机,在6日的日程中加入一条:考试报名要使用白底的证件照,重新拍一下。然后安心开车。

场景:13日晚上睡下了,但是突然想起明天要去亲戚家取回自己的户口本,更新一下考试报名表中的信息,于是拿出手机,在14日的日程中加入一条:更新考试报名表中的信息。然后安心睡下。

场景:周例会上,安排给下属一项工作,要求其10天完成。自己拿出手机,调到10天后的日期,加入一条提醒信息,这样就不会忘记这件工作了。然后丢开这件事,思考更重要的事情。

以上这些动作,不但会确保日程表中的事项丰富、实用,而且也让我们的大脑可以丢开一些杂乱的事务,从容不迫的面对日常的工作与生活。

第二步,使用

1、每天早上一上班,第一时间将当日日程中所有的事项逐一抄写到纸质工作笔记本中,这是至关重要的一步!为什么我们在日程表中已经有了电子版的事项了,还要多此一举再抄一遍?为了真的被执行!抄下来逐项完成后打勾,这一步太关键了,而且在抄写的过程中,我们还会根据实际情况,再添加调整一些事项到笔记本中。

2、挑一项最麻烦或是令自己不安的事情,推进!

3、订一个25分钟的倒计时,推进这项任务

4、直至全部完成。

以上是自己工作中典型的一天的场景。

(二)休息日

周六早上在家打开日程表,有一项日程:今天看一场电影。于是从猫眼上挑一部自己嘉奖的电影下单购票。看回电影之后,还有一项日程:周日去青州采摘蜜桃。于是晚上准备好物品,与老婆孩子商量着顺路可以去吃一下当地的清真……。这些周末的活动都是在月初就规划好了的,当然也会有些变动,比如这周有事的话,会挪到下一周执行这些事。

以上是自己生活中的一些片段。

有了一元化日程表,自己每天的工作与生活只需要跟着制订的计划走即可,不用再费心费脑的思考,而且大事、小事都不会遗漏,自己还将“生成下月日程”这件事记入到每月的28号,这样就形成了一个小小的循环系统,省心省力省时间,工作娱乐都不误。

写在最后

-月初制订,整月轻松。

-不用精确日程表,用时间段。

-培养的习惯不要放入日程表。

-为真正重要的事,设置预警机制。

-越用越信任,越好用。

亮堂堂写于20180815

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