项目经理在日常工作中免不了要向客户或者自己的上级汇报项目进展。
站在上级或者客户的角度，自然希望看到的是言简意赅的，但是又不是重点的汇报。
而作为项目经理，也需要考虑到你的上级和客户的时间也有限，能够浏览你报告的时间，或者听你报告的时间，也就是3-5分钟，如何在这3-5分钟内给上级和客户呈现完整的项目进展？
办法还是有的。
一、 结果驱动，言简意赅
无论上级也好，客户也好，都是结果驱动的。什么叫结果驱动呢？举个例子，要你说说当前项目怎么样，可能是一个小作文娓娓道来。但是要你说说当前项目进度和预期比较呢？想必答案只有三个，符合进度，提前于进度，落后于进度。
所以汇报的第一句话，你要告诉上级或者老板一个结果，当前项目提前，落后还是按照计划在进行。给到他们一个快速的定位，告诉他们你的项目健康不健康。
然后告诉上级或者客户一些具体的细节，这些细节包含了一周工作的几个分支，也是结果驱动，每个分支当前如何。在此不妨具体一些。
比如某个任务提前了，可以在老板面前说说团队某个队员的好。
如果是符合当前进度的，可以说说团队如何克服困难解决问题，确保按时完成。当然，实事求是的原则是必须遵从的。
如果是落后了的任务，也要告诉老板因为什么原因落后。
这样可以详细的解释总的项目是否健康。也符合阅读者的认识规律。项目如果提前，为什么提前。落后为什么会落后。如果按时完成，有没有其他问题？
二、对事不对人的描述问题
客户在了解当前项目进度之后，如果项目是延期的，自然下一个问题是为什么这个任务延期了？
此时项目经理应该本着对事不对人的态度，向上级或者客户解释。如：
因为北方降雪，机场封闭，相关支持团队无法如期抵达。
因为发生需求变更，当前需求仍旧在确认中。任务A，B，C当前不具备开始的条件。
因为在开发工程中，发现了之前没有被确认出来的需求。导致发开量增大。
所有的原因，不在于谁对谁错，而是事情是什么样子的！
三、提供解决方案
当老板知道了当前项目落后了，因为某些任务延期了。此时都会想到，现在该怎么办？
所以在说明了当前问题之后，你需要告知老板，你的解决方案是什么？这里可以按照自己的权限范围分两块来讨论：
a。在自己权限范围内的
对于这类问题，你需要告知老板你所采取的措施。这里就真的是小作文一篇，越详细也好了。因为老板看到这里，已经了解到项目出现了问题，如果你的措施不为老板所接纳，估计老板就要找你面谈了。
所以在这里你要告诉老板，不用担心，我已经找到了解决方案，并且已经在使用这个方案了。一切尽在掌握。
所以这里需要告知老板详细的解决方案，如：
对于北方降雪的问题，已经安排了两套方案，我方团队已经将后续任务提前。如果支持团队能够在一周内抵达，可以将影响降到1-2天。如果一周内无法抵达，安排当地团队跟进。并且已经安排专门人员密切关注北方气候。
对于需求发生变化的问题，已经安排BA和客户重新确认变更的需求，一旦需求变更确认完毕，流程走完，将会更新项目计划。当前任务A，B，C不具备开始条件，已经安排团队执行任务D，F，G，避免团队干等。
对于开发过程中发现了之前没有确认出来的需求，导致开发量增大。预计影响在2-3个工作日。但是该任务并不在关键路径上，对于交付没有影响。如果是在关键路径上，则安排相关开发人员加班赶工，按照当前的进展能够在两周之后赶上进度。不会影响交付。（这里如果最终会影响到交付，那么也需要和相关干系人说清楚，会影响到交付，会延迟2-3天交付。希望能够引入其他资源避免任务的延迟。）
b。超出自己权限范围的
该类解决方案不是给自己的，是给具有相关权限的人的。比如，你的上级或者客户的相关负责人。
比如，由于客户的需求团队对于业务不熟悉，造成收集的需求并不能完全解决问题。此时因为是客户团队的问题，已经不在你的职权范围内。但是作为项目经理，这对于项目是一个风险。你需要引起干系人的注意。
所以这里你可以建议你的上级领导，向客户建议在确认需求之前，引入我方业务人员一同确认提炼需求。这样可以避免在后续过程中的来回返工。
如果汇报对象是客户，可以直接说明从工时上来看这块的返工量很大。这是一个风险。希望能够引入我方人员一同完成需求部分。
如此汇报，言简意赅，又不失重点。即能告知干系人，当前项目状态，又能向他们反应当前问题。无论是好是坏，都在你这个项目经理的控制中。而唯一不再控制之内的部分，也已告知了相关人员解决方法。从另一个侧面赢得他人对你管理项目能力的信任。
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