世界总是在很多方面不公平，但在时间这个方面却是很公平。每个人的单位时间都一样，你可以用时间来创造资源和财富，也可以完全浪费掉它。我更喜欢的是把宝贵的时间用来创造而不是浪费掉。所以这篇文章探讨的是如何用GTD理念来高效的管理分配你的时间。

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什么是GTD？

GTD(Getting Things Done)是一种时间管理方法，它可以帮你把生活中的大小随机事务系统化的制定成计划中的任务，解放你的大脑，帮助你更有效的去工作实现人生的目标。

让我们先回顾下平时的工作生活中大脑处理事情的过程：“某件很重要的事情，比如锻炼身体需要你每周选几天去运动，这是一件长期回报很高的目标。今天本来你需要去按计划运动，突然发生一件比较紧急但不重要的事情促使你放弃计划转而去解决这件急事，然后大概率你的计划被多件紧急不重要事情给毁了。”为什么经常会出现这种情况？因为我们的大脑在进化中就更偏向于处理急事而不是重要不紧急的事情，这是生存优先决定的，因为急事在短期可能对生活产生比较大的影响。但这却阻碍了很多重要却不紧急的长期计划目标的实现。长期目标需要按照计划来一步步推进，比如阅读习惯、写作习惯、记账习惯及很多重要技能的获得。

上图是时间“四象限”法则，把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分。你可以按照你自身的情况把你遇到的很多事情用这四象限法则来划分。

但是上面这些理论对很多人来说可以理解却很难执行下去，因为这些理论都是反人性的，反人性的方法总是不受欢迎。为了让大家可以更容易的接受这种理念去管理自己的时间，我在下面的部分以实例来展示我如何应用这个理论完成很多目标。

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一个时间管理的实例

探索兴趣

我兴趣很广泛，喜欢探索学习很多东西，很愿意花时间来“瞎折腾”。某天我突然想学习一门iOS开发的技术了，但是我对iOS开发完全不懂，连它的开发语言和开发工具我也完全没接触过。而且据我有限的知识了解，要掌握这个技术去做一款App的话需要几个月时间来系统性的学习。

那我们现在来看看我当时遇到的困难，首先很有代表性，我找到了自己的一个兴趣点，也有意愿去学习它，但是这个目标不简单，毫无计划去实现的话失败率很高的。所以我需要制定一个中期计划去实现它。

设定目标

那我的目标就是一个人在两个月内掌握基础的iOS开发技术，然后再花一个月时间去开发一款简单的产品，为实现这个目标我愿意每天花费10小时。

目标的设定必须细化到单位时间可执行的粒度，达到用几句话描述你的目标及为实现目标需要的时间和资源。

比如你要掌握一项乐器技能，然后你给这个目标加一段描述：”我想学习钢琴“，这是无法执行的计划。你应该说：”我想在XX时间内掌握用XX乐器演奏XX曲子“。

制定计划

接下来你需要为这个目标做进一步的拆分了。在拆分前你应该花费一点时间了解基本情况。如果你对这个目标的实现所需要的流程都不懂的话，那你肯定无法合理拆分它。这时候你可以搜索一些相关的信息，或者有经验的人的经验分享教程，这可以让你宏观了解你可能遇到的问题，再结合自身情况去制定计划。

对于我这个目标来说，我首先是需要学习相关的知识，所以我制定了一个MOOC在线课程学习计划和一个阅读清单。

以上是我需要为实现该目标而需要的资源，然后我在OmniFocus上制定了该目标的长期任务待办事项。

最后我在OneNote里制定了每天的任务清单。

追踪回顾

定期检查计划执行情况并做适当调整。包括每天、每周及每月的总结回顾。

以上是我的每天任务清单及当天回顾。

以上是我的每周及每月的追踪回顾。

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所需的工具

OMNIFOCUS

这款软件真正的可以帮助你应用GTD的理论到实际工作中，但是只有Mac和iOS版本，甚至有人为了这款软件而专门买了Mac电脑。我在追踪回顾里的两张截图就是OmniFocus界面。

这个软件的使用本身就有很高的门槛，我为此而花了一周时间去研究如何使用它完成GTD理念的应用，我会在后期介绍如何使用好这款软件的。

那没有这款软件该怎么办呢？我们可以用下面的软件来间接代替。

ONENOTE

OneNote是一款非常强大的笔记本软件，你可以用它记录你的所有资料，我每天的待办事项都是用它来记录的，我会在后面专门介绍如何使用它管理你的知识。

待办事项

待办事项就是一个任务清单，你可以用纸来写下你接下来要做的一系列事项，比如我经常在OneNote里列我要做的事情。

日历

你可以用日历来设定有明确截止时间的任务。日历很神圣，也意味着只有有明确截止时间的任务才有必要设定一个日历，否则你的日历会产生大量提醒，这反而导致你心力憔悴无力去执行，所以谨慎随意使用日历制定计划。

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需求注意的问题

GTD理论要求使用列表来管理你的目标，而列表上的项目全部平等，不要给它们排列优先级顺序。因为日程表管理方式会把大量的时间耗在调整日程表，比如因为突发原因某件事的截止日期要提前了，于是你就要花很多时间调整排得满满的日程表。GTD理念认为计划赶不上变化，也许你这周排好的下周日程表里优先的项目都放在周一，但是到了下周后这些事因为外部因素变得并不重要了。甚至你提前作出的计划觉得某些事情要优先，结果项目开始后才发现都是错误的，导致计划被废弃。

所以GTD只保留了列表，列表里是今天可以做的事情。而其他所有未来要做的事情另外列一张表。列表里当前可以做的事情，每天早上打开列表，自己觉得先该做哪件事，然后开始做这件事，完成后再重复上述过程。GTD觉得任何计划都比不上当时的你的判断能力，只有当时的你才最清楚每件事的优先级、截止日期、重要性和紧急性、以及当时你的精神状态和干劲，并根据这些因素知道自己下一步最应该干什么。

可以根据任务的执行地点不同分几个列表，比如办公室列表、家庭列表、公交车上列表。

未来的事情不要做太细的计划。比如你准备明年春节去某地旅行，那么就写一句「春节某地旅行」即可，然后等到还剩一个月时间的时候再开始做详细计划。否则，提前半年做好的详细计划往往到了执行时因为大量外部因素的改变而成为废纸，白白损失了半年前指定计划所花费的时间。