结构性思考 ，快速提高沟通与汇报的效率和质量

职场中很多问题，都可以归结为“沟通问题”，你是否常常遇到以下情况：

• 解决问题的时候，常常遗漏内容？
• 做决定时，有时瞻前顾后，难以决断？
• 汇报工作（总结）时，常常找不到重点，结构混乱？
• 沟通时，较难在短时间内表达的全面、清晰？（想想30秒电梯法则）
• 倾听时，难以快速抓到对方关键点，一直听对方得喋喋不休，浪费时间？

如果你的工作中，会出现上述几种情况，那么“结构性思考”一定适合你。

一、结构性思考，支撑职场高效沟通

“结构性思考”是一种金字塔结构的思考方式，强调先总后分。它来自于麦肯锡的《金字塔原理》，能帮助我们高效的表达和接收信息；就需要解决的问题进行更全面的分析，和更深入的思考。我们可以用一张图来说明“结构性思考”这种思维方式：

结构性思考

“结构性思考”能帮助我们组织信息，让沟通双方更容易理解内容，最终达到高效沟通，提升双方满意度。

二、结构性思考提升沟通效率，提升职场竞争力

“结构性思考”的最终目的就是提升沟通效率。一方面，它能让我们快速、全面的说清楚，让对方快速得到关键信息；另一方面，它能让我们高效的听明白对方的话，节省沟通时间。

“结构性思考”也是职业人的基本思考方式，是管理者的必备技能（向上与向下沟通，必不可少）。

这里，我们用一个例子来真实的说明“结构性思考”在职场中的作用，如下某公司董事长让其秘书安排一次会议，秘书是这样向董事长汇报结果的：

“董事长您好！刘经理来电话说系统出现突发状况，4点钟他无法参加会议了。小张说他晚一点开会没关系，明天再开也可以，但最好别11点30分之前开。可是会议室明天已经被别人预订了，但星期五是空着的。王总的秘书说，王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会议的时间定在星期五的10点比较合适，您看行吗？”
——来自《结构思考力》

如果听到上述汇报，这位董事长估计会让秘书马上去结算下工资。完！全！听！不！懂！你在工作中是否也遇到过这种情况？我们来分析下这个例子：

1. 领导时间宝贵，最想听的结果，是否要放在最后讲？
   职场沟通中时间较为紧迫，这个很容易达成共识，当然先说结果。
2. 导致会议延期的原因这么多，它们是否需要被分类？
   当然需要，横向它可以分为会议室和人两方面因素，杂糅在一起说明，让人摸不到头脑。
3. 每个人的时间安排都不同，领导是否需要知道所有细节？
   如果时间很紧张的情况下，当然不需要知道过多细节，不然要你何用。
4. 例子中，涉及三个参会人员，汇报时，这三个人是否需要排序？
   在大部分公司，这个还是非常需要注意的，重要的、职级高的人物需要先讲。这里无疑需要排序。

根据上述四点，我们可以将这段汇报精减如下：

我们可以将今天下午4点的会议改在星期五上午10点开吗？因为王总、刘经理和小张都可以参加，并且本周五会议室还能预订。

上述例子背后的逻辑非常关键，它应用的就是结构性思考的结构（金字塔结构）和方法（四要点：结论先行、以上统下、分类组合、逻辑递进）——

结构性思考过程

以下详细说明，“结构性思考”的内容和使用方法。

三、即学即用的结构性思考

上节中，对秘书汇报内容的分析过程（四个问题），与结构性思考拥有四个特点一一对应，这四个特点是应用这个思维方法的总纲，非常重要，它们分别是：

• 结论先行：一次表达只支持一个思想，并且要出现在开头
• 以上统下：任何 一个层次的思想都必须是其下一级思想的总结概括
• 分类组合：每组中的思想都必须属于同一个范畴
• 逻辑递进：每组中的思想都必须按照逻辑顺序排列

结构性思考的四个特点

这四个特点是不是看起来很简单，但仔细想想，还会发现一些问题，例如：

1. 如何保证结构中的信息全面？且每句话都言之有物，没有废话？
2. 如何将相关的信息组合在一起（分类组合如何达成）？
3. 如何确认表达的先后顺序（如何达到逻辑递进）？
4. 每次沟通的时候不可能都画个金字塔图，那么，如何快速应用这个结构？
   接下来会有实际可用的工具帮助大家解答上述问题。

如何汇报不出差错，且领导满意？

通过自上向下运用“想象力技术”，自下向上总结概括，达到“结论先行，以上统下”
关键内容：想象力技术、5w2h方法、2w1h-123原型

在向领导汇报过程中，最怕的就是被提问，担心领导问的问题自己回答不上来。要想汇报不出差错，领导也满意，汇报的过程和内容起码符合以下几点：考虑全面周到、表达条理清晰、语言简练到位。

有什么办法能快速做到以上三点呢？

1. 以结论做为起点，自上向下运用“想象力技术”找所有可能的问题；
2. 回答所有这些可能的问题，并保证每个回答都是结论；
3. 根据得到的结论，自下向上做总结，验证并调整每级结论的内容；

想象力技术

“想象力技术”，是根据结论，通过不断猜想可能被问到的问题，尽可能找到所有可能的问题，并回答这些问题。如下图，根据结论G，猜想可能的问题A、B、C，根据问题ABC的答案，分别猜想可能的A1A2A3､B1B2B3､……直到找到所有可能的问题及答案。

想象力技术

在上述过程中，需要强调的是，每个问题的回答都必须是结论。这样能保证内容没有废话，每一句都是言之有物。另外，想象力技能所找到的问题，应该是以对方希望了解的内容为核心的，因为信息的发送者和接收者关注的点往往不同，举个例子：

羊的立场	猪的立场
羊被牧羊人关在畜牧栏里，很安静	猪也被牧人关在同一个畜栏里，强烈反抗
羊讨厌猪的反抗	猪嚎叫
羊想：就剪个毛而已，有吃有喝，还叫什么	猪哀嚎：吃越多，长越肥，命也丢得越早！再不逃脱，命就没了

“想象力技术”很好理解，那么如何找问题呢？我们可以利用“5W2H方法”来帮助提问。

5W2H方法

5W2H分别是指what、why、who、when、where、how、how much。具体是：

5W2H	内容
What	是什么？做什么？目的是什么？
Why	为什么？为什么这样做？理由是什么？原因是什么？
Who	谁来做？谁来负责？由谁来承担？谁来完成？
When	什么时候开始做？什么时候完成？最佳时机是什么时候？
Where	何处？在哪儿做？从哪儿入手做？
How	如何做？怎么去做？从哪儿入手做？
How much	做多少？完成量是多少？合格率是多少？费用是多少？

除以上内容外，不同行业不同业务，还有特殊的内容需要了解。在针对每个结论进行提问时，利用上述问题，结合不同行业不同业务，就能做到汇报时全面深刻，字字珠玑，节省时间，领导一万个满意，从此应迎娶白富美走向人生颠峰！

也许到这里你能掌握大至的方法，但是如果领导突然碰到你，问了你一个问题，你难道要说“等等，我先画个图，用一下想象力技术猜一下你要问的问题”？显然不行，那么是否有可行的方法，来解决“时间紧急无法提前准备，如何回答领导／同事的问题，高效不出错？”这个问题呢？此时就可以使用2W1H方法-123模型

2W1H方法-123模型

2W1H是取5W2H中的核心部分——what、why、how，即是什么、为什么、如何做。先说结论，然后按2W1H分别说明，每个点再使用三个理由支撑，就是123模型，如下图。

2W1H方法-123模型

这个方法在平时可以利用一切沟通的机会进行练习，可以先要求自己在沟通、回答问题时，按照“2W1H”的逻辑来回答，例如线上沟通工作、线下交流回答问题、临时汇报情况等。待熟练掌握后，你沟通时的逻辑性和条理性就会大大提升，给人以条理清晰、高速有效的印象。

在沟通过程中，往往具有其特殊性以及困难。会遇到需要说服或者精准的方案陈述，以达到自己的沟通目的。此时，若能够表述内容清晰有层次、内容先后得当，将大大增加胜算。接下来，我们就结合归纳法和演绎法的相关工具方法，帮助我们达到这个目的。

当对方关注具体方案时，如何进行高速的沟通？

使用“演绎法”的两种结构、“归纳法”的三个顺序，达到“分类组合、逻辑递进”
关键内容：MECE原则、2x2矩阵、归纳法的三种排序方法

归纳法，是指从许多个别事物中概括出一般性概念、原则或结论的方法。比方说，你现有一堆资料，你就可以使用归纳法对杂乱的资料进行清晰的组织和整理。归纳法由于是自下向上，对杂乱的信息进行概括总结的过程。因此，为了保证结果的周密、周全，它要求信息要符合MECE原则。此外，为了让归纳的结果，更易阅读和理解，它的先后顺序还需要符合人的普遍认知，针对这一点，将在下文介绍归纳法的三种排序方法。

MECE原则

MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 缩写，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。 也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。
所谓的不遗漏、不重叠指在将某个整体划分为不同的部分时，必须保证划分后的各部分符合以下要求：

• 各部分之间相互独立
• 所有部分完全穷尽

（以上来自：百度百科）

那么如何才能做到让收集的信息符合MECE原则呢？这就要从收集信息的方法入手。这里，我们可以使用2x2矩阵来寻找信息。

2x2矩阵

2x2矩阵是利用影响该事物最重要的两个因素，对事件进行分类。这个分类的结果，必然满足MECE原则，也能让思考更加清晰，为决策提供方向。
按照80/20法则，任何事物都可以找到两个最核心的影响因素，而每个因素都可以找到对应的两极状态。例如，时间（长/短）、困难（大/小）。使用这两个因素搭建矩阵，如下图，工作中常用的时间管理矩阵：

时间管理矩阵

当我们使用2x2矩阵将事物进行分类后，会发现可以更清晰的找到事物的本质，不会混乱。那么在实际工作中，根据上述方法，找到解决问题的2x2矩阵，必然能让陈述的方案更周密全面，达到”算无遗策“。在实际使用中，2x2矩阵，还可以帮助我们找到解决问题的方向，例如：

交互功能模块矩阵

上图中，是在整理可复用的交互功能模块时的分析，影响这个工作的主要判断包括功能模块的独立性和可复用性，经过2x2矩阵的分析，我们立即找到了优先要整理的内容——右上角的部分。在使用这个工具的过程中，你还可以发现它的不同妙用。

三种排序方法

在运用归纳法整理信息的过程中，为了让归纳的结果，更易阅读和理解，它的先后顺序还需要符合人的普遍认知——归纳法中有三种顺序，是能让对方自然注意、理解的。这种三种顺序分别是：时间顺序、结构顺序、重要性顺序。

名称	说明	案例
时间顺序	根据时间线，逐一进行。适用于项目进展、阶段性汇报等	按时间的发生顺序表达信息。例如，活动准备……活动前期预演……活动中……活动后……
结构顺序	根据事物的结构，将杂乱的信息划分不同的部分。有利于说明事物各方面的特征	产品分析时，从商业、产品、用户群、功能设计等方面进行分析
重要性顺序	按某些共同特点或内容，以重要性排序	核心问题……次要问题……其他问题……

如何达到结构性思考中的”分类组合，逻辑递进“，上文介绍了归纳法。这一方法因符合MECE原则，能全面、慎密的表达所有信息，因此，在解决沟通中“对方关注具体方案”时颇为有效。通过2x2矩阵，可以的找到符合MECE原则的所有信息，这一方法，可以帮助我们在归纳法中收集信息。收集到 的信息如何更好的被对方接收、理解，主要信赖于信息的表达顺序，有三种顺序，可以使用，分别是：时间顺序、结构顺序、重要性顺序。

除了归纳法，还有一种方式可以帮助我们达到“分类组合、逻辑递进”的目的，这就是与归纳法相对应的“演绎法”。

（三）当需要说服，或者对方有抵触心理时，如何沟通？

使用“演绎法”的两种结构、“归纳法”的三个顺序，达到“分类组合、逻辑递进”
关键内容：演绎法的标准式、常见式

演绎是从普遍性的理论知识出发，来认识个别的、特殊的现象的一种论证推理方法。它有两种结构：标准式、常见式。

演绎法的标准式

有一个例子“所有人都会死，苏歌拉底是人，所以苏歌拉底会死”。这个是著名的三段论，就是演绎的标准式。它的结构是“大前提→小前提→结论”，而这也是一种组织信息的方式和顺序。举个例子，你有一个项目想介绍给老板，以争取在公司内部的资源。简单来讲，可以这么讲“领域A产品都在赚钱，我的项目主打领域A，所以我的项目会赚钱”。

演绎法的常见式

除此之外，演绎法还有另外一个结构——常见式，常见式的结构是“现象→原因→解决方案”。举个例子：结论是“通过提供感兴趣的内容和推送，提升某渠道用户留存”，用常见式进一步表述这个结论，就可以这么讲：

• 现象：某渠道用户次留较平均水平低；
• 原因：该渠道用户对产品没有产生兴趣；
• 解决方案：提供内容引发用户对产品的兴趣，并通过推送引导回流

常用式是日常生活最常使用的结构，它在说服时使用效果最好。不难发现，它的结构其实和前文讲的2W1H是一致的——“现象（what）→原因（why）→解决方案（how）”。因此，我们在日常生活中，可以利用沟通的机会，刻意联系这个结构，以提升个人的逻辑表达能力。在这一句式中，我们需要特点关注的一点是，现象和原因的区别，这里用一个童话故事来说明：

一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论， 一致认为是笼子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米。结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来， 所以他们又决定再将高度加到30 米…… 小袋鼠就问袋鼠 妈妈：明天他们还会加高笼子吗？袋鼠妈妈就回答：如果他们还不关门的话，还会加高笼子的高度。

通过现象如何找到原因？有一个简单的方法叫5W方法，即通过现象不断的追问“为什么”，而最终找到本质原因。

达到结构性思考中的”分类组合，逻辑递进“，除了归纳法，还有演绎法。演绎法的两个结构是标准式（大前提→小前提→结论）、常见式（现象→原因→解决方案）。其中，常见式的结构与2W1H相同，在生活中可以通过刻意练习此结构，提升个人的逻辑表达能力。演绎法因其具有严谨的逻辑结构，因此，适合在说服过程中使用。

四、摆脱听别人“喋喋不休”时的尴尬

各种关于沟通的资料都在告诉我们，要有效的倾听，但很少告诉我们如何高效的倾听，毕竟这需要对方掌握一定的沟通技巧。那么我们就这样的被动的期望别人高效的表达吗？当然并不是这样。在倾听时，我们大多数只需要知道两个内容：结论、事实。这里有两个小技巧，想要确定哪些是事实是，就问对方“为什么呢？”想确定哪些是结论时，则问“然后呢？”

五、总结

在上文的介绍中，我们就应用了2W1H，即结构性思考是什么，有什么作用，如何做。在如何做这个环节中，结构性思考有四句真言（特点）：结论先行、以上统下、分类组合、逻辑递进。

1. 表达时，整个表达的逻辑结构要符合金字塔结构，要先说结论；
2. 使用“想象力技术”+5W2H方法，找到所有可能存在的问题，并回答，保证每个回答都是结论，以达成“以上统下”。该方法，在组织汇报内容时，能让汇报内容更全面严谨；
3. 可以使用归纳法和演绎法，达到“分类组合、逻辑递进”。其中：

• 归纳法需要符合MECE原则，使用2x2矩阵可以找到符合MECE的信息，为归纳法输出符合条件的信息。然后根据时间、结构、重要性进行逻辑排序。此方法也常用于解决具体方案的沟通中；
• 演绎法包括两种标准式、常见式两种结构，其中，常见式与5W2H的简式2W1H结构相同，可用于日常的刻意练习，以提升逻辑能力。这一方面常用于说服沟通中。