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管好上班前25分钟,就是管好你的一天

管好上班前25分钟,就是管好你的一天

作者: 霍霍小哥 | 来源:发表于2016-07-24 08:43 被阅读619次

    文章缘起:

    7月21日小强老师在朝夕日历开课,自己没有按时上课,是在次日早起以及上班途中听完的。关于晨间仪式,自己很感兴趣而且小强老师分享的很有逻辑性和操作性,故分享给大家。

    为什么要晨间仪式?

    每个人到公司后开始做的事情可能会影响到一天的心情,大部分人到公司后的状态不外乎以下几种:

    常见的开始工作方式

    可能大家会觉得即便如此也不会影响一天的工作,不过小强老师的分享主要是让大家在上班的开始建立自己的上班仪式,游刃有余过好每一天。所谓仪式,就是建立仪式感,每天相对固定的一套流程。类似于生活中的刷牙,或者幼儿园小朋友的定期按时喝水,晨间仪式的固定流程就是以下六步:

    晨间仪式六步骤

    晨间仪式第一步:设置25分钟倒计时

    25分钟是一个番茄钟,这是晨间仪式的时间边界。设定时间边界,可以避免让自己陷入“时间黑洞”。过了25分钟,就要开始进入专注工作状态,类似运动员一样,不可能一直只准备不起跑一样。如果整个晨间仪式的时间超过25分钟,那也要停下来,后续可以反思为什么不能在一个番茄钟的时间完成。

    晨间仪式第二步:列计划

    大脑并不可靠,实验表明大脑最多只能同时记住7件事情,通过列待办清单可以减少遗忘带来的风险。列计划大概有以下几个步骤:

    1)把今天要做的事情全部列下来。直接使用目前正在使用的工具,无论是数码工具还是纸笔形式,无需去太多考虑工具的问题,这次分享更多是学习新的方法;

    工具使用小tips:

    工具选择tips

    2)标记出重要的事情。在今天要做的事情中区分出轻重缓急,个人建议的数量是控制在三到四件左右,太多的话其实并没有考虑清楚,太少的话说明当前的工作状态未必是合适的;

    3)根据实际情况调整工作安排。很多人都会过高估计一天能做的事情,过低估计一年能做的事情。通过调整工作安排可以保证有能力完成自己的todolist,否则会产生挫败感。

    晨间仪式第三步:任务分解

    任务分解是找出“事情的下一步行动是什么”,在任务分解时,不仅仅是列出步骤,而是使任务变得更加具体明确,可以达到以下好处:

    1)更有执行力,不拖延;

    2)充分利用碎片,不加班;

    3)方便批次处理,提高效率。

    如果一个任务,并不知道下一步行动是什么,可以把“找到key man”当做下一步行动。

    晨间仪式第四步:准备工作环境

    工作环境准备的两个原则:1)每个物品都有固定的位置;2)用完之后及时归位。小强老师给的工作环境小技巧如下:

    工作环境准备原则

    在准备工作环境时,不单是办公桌的整理,如果你喜欢喝茶,可以把洗茶杯泡茶这件事情也纳入晨间仪式。

    晨间仪式第五步:用琐事热身

    很多人都告诉我们要事优先,小强老师却告诉我们用琐事热身。他基于的原因如下:

    1)工作需要热身。就像运动需要热身一样,工作也需要热身,一下子上高强度工作会让人不适应,这是人的天性;

    2)重要的事情相对都比较复杂。这个时候还没进入工作状态,就算把重要的事情当作第一优先级来处理也不一定会有成效。

    我个人比较赞同该说法,通过做琐事的事情,可以为晨间仪式画一个句号,潜意识告诉自己已经开始逐步进入工作状态。

    常见的琐事类型有:

    1)浏览邮件,回复邮件;

    2)和老板沟通;

    3)和下属简单了解工作进展。

    晨间仪式第六步:开始做要事

    当25分钟的番茄钟结束时,放下琐事,休息5分钟,开始做重要的事情。此时,通过列计划和任务分解,你已经知道一天大概的工作内容和时间安排,相较于开头的任何一种方式,是不是都会更容易进入工作状态。

    结语:

    在听小强老师分享之前,我自己尝试过单独列待办清单和准备工作环境,但没有把它上升到晨间仪式的层面,导致很多时候并没有很好的养成习惯。工作累了,就收拾收拾环境。通过听小强老师的分享,第一天就开始行动,很明显对当天的工作效率有很大的提升。比如通过分解任务,可以知道今天一共有多少事项需要找领导,这样就可以跟领导预约一次时间而批量完成任务,可以知道寄快递的话,需要提前下单,这样就可以在下单后等着快递员上门。

    或许大家也可以尝试把上班前的25分钟,当做改造自己效率的开始。我也会持续尝试该习惯,然后跟大家分享5天、10天之后的想法。

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