时间管理～规划时间？不！规划价值

昨天，我们学过了关于效率的部分：一个模型，五种方法，帮你获得启动力与执行力，形成行动的正循环。

时间管理～规划时间？不！规划价值

只是我们在第一天就已经学习过：只有效率是肯定不行的，你还需要注意所做事情的价值。

所以我们今天要学习的，就是这样一件事：通过合理规划，让时间的价值沉淀。

这节课，我们会接触一系列的时间管理工具。

我们平时是怎么做时间规划的呢

就先写时间规划表，然后再去执行呀！

比如上周五，我就给自己的周末定了两个小目标：看完一本书，写一份工作总结。

时间管理～规划时间？不！规划价值

我写了一份时间规划表，设计了自己一整天的安排，张弛有度。

那……然后呢？

别提了，早上起来就犯懒，把闹铃给按了。然后再睁眼都已经九点多，没去跑步，也没梳理工作，只看了会书。

下午放弃电影写工作总结，发现有重要的文档放在公司没带回来。心情烦躁，就刷起朋友圈。

吃过晚饭，和朋友出去散步，遇见一个新开的奶茶店，就进去点一杯，多聊了会。等再回家，已经快九点。

等洗漱完再做回顾：天啊！自己好懒，什么也做不成，第二天还是别做计划了。

于是周日就睡懒觉咯，周六晚也不用早睡，不如熬夜追剧……所以最后这个周末，书只看一半，总结也没写。

哈哈，在念大学的时候我也经历过你这种情况，正好能和大家谈谈。

情景分析

我的时间管理（1）

我最开始践行时间管理是在大学时期。那是十多年前，智能手机都还没出现。时光很慢，慢到我可以毫无顾虑地躺在草坪上陪野花晒一下午的太阳。

（一）

大学时代的时间管理

在经历过这样一段时间后，我开始觉得不能就这样任时间荒度。为了让自己的每一天更加充实，我开始制定每日的时间规划。

时间管理～规划时间？不！规划价值

是不是和上面周六的规划还蛮像的……你是不是也没坚持下去哈哈哈哈！

是啊。因为这种规划有着明显的缺陷，我试过好几次，一周都坚持不下去。

是什么缺陷呢？

时间表是一种我们从小用到大的时间管理工具，最典型的应用场景就是学校的课程表。以至于，当我们在做个人时间管理的时候，也会习惯性地采用这个方案。

但是你有没有想过，在学校大家需要在固定的时间一起去上课，所以才不得不用时间表这种形式。而其实，时间表并不适合作为个人的时间管理工具……

时间表的缺陷

1.时间表适用于那些高度流程化和可预计的工作上，一旦有临时的增删改，就很难灵活调整。现在可预计高流程化的工作，已经越来越少了。

2.时间表的本质是：规定某段时间做某事，它关注过程但不关注结果。这件事做得怎么样不在考虑范围内，比如计划阅读1小时，结果只心不在焉看了十来页。显然，这不行。

3.如果时间表上某项任务没能如期完成，很容易让后面一系列的任务都崩盘，而且还会带来“挫败感”的消极情绪。

所以，应该怎么办才好？

（二）

《奇特的一生》给我的启发

其实答案很简单，不要再去规划时间了，去规划事项。

它背后的道理非常简单：价值并非凝结在时间之上，价值凝结在这段时间内你所做的事件上。

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这是我在大二时，一本名为《奇特的一生》的书，告诉我的道理。

《奇特的一生》讲的是一个前苏联人的故事，就是上图中的这位柳比歇夫。他是位记者，也是数学家、生物学家或历史学家。总之，他有着充实而生气勃勃的一生。

但这些并不构成他的奇特，柳比歇夫的奇特是对待时间的策略前无古人。

在柳比歇夫26岁时，开始记录自己生活中每一件事花费的时间，然后做统计、分析、总结和计划，不断提升效率。他坚持了56年，直到逝世。

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他这是在高精度地管理时间，做时间表并践行吗？

不。他是已经记录着，把自己当做实验对象，先做统计再优化工作：在阅读、工作、写作、科研等各个方面，自己分别做得怎么样？怎样做提高？

换个方式理解：他在量化地记录自己做不同事情时，单位时间内所产生的价值。然后，根据记录的结果不断做优化，提高自己产出单位时间内价值的能力。

滴水穿石，他必然会越来越了解自己，越来越擅长管理时间。

要求每个人都像柳比歇夫一样，日复一日高精度地做记录显然不现实。但这带给我们一个启发：

既然我们的目标是在一定时间内去创造更多的价值，那么我们应该做的就是：规划自己要创造多少价值，而非沿着一份既定的时间表往前走。

时间管理～规划时间？不！规划价值

当你开始这样想，时间就不再是一种束缚，而是可以帮助你创造价值的一种宝贵资源。

（三）

改进时间管理方法

基于这样的技巧，我做了一项改进：我开始用待办事项卡这种更简单、可操作的方法来规划每天要做的事：

时间管理～规划时间？不！规划价值

如果按照上面的表格来做安排，时间就会变得很灵活，即便被别的事情打扰，我们也能从容应对。

好奇一下，既然时间灵活，为什么还要写出预估时间呢？

写预估时间，是为了让我们对自己做事的效率产生精确的感知。

比如，同一本书上次1小时读了40页，这次1小时读了70页。假设全书难度相当，你就可以推出自己的效率有提高。

就这样，我在每天睡前都写好第二天的待办事件卡，第二天完成一个便打一个钩。

因为每次打钩都有很强的成就感，所以很快就养成了这个习惯，直到大学毕业。

明白了吗，这就是昨天课上说的持续形成激励感，让“自我”和“感受”走在同一条路

时间管理～规划时间？不！规划价值

只是在步入职场后，这种方法就显得单薄。

为什么？感觉这个方法很好啊，简单又实用，我现在就想用起来呢。

在校园时代，我们所做的事情都是相对可预期的——比如一整个下午都在上课/泡图书馆等等。但是在职场，要做的事在数量、难度、灵活程度上都有不少变化。

此时，待办事项卡已经显得单薄。但好在，后来我又找到了方法。

情景分析

我的时间管理（2）

这种方法可能有些同学听过，叫“番茄工作法”（可参考《番茄工作法图解》）。但是，我仍然希望你能重新阅读一遍——因为此刻的你，已经对时间管理有了全新的认知，你能够抓到这个方法的真正价值内核。

时间管理～规划时间？不！规划价值

番茄工作法是一种用于专注工作的时间管理方法，方法如下：

注意事项

1.番茄法仅适用于个人专注时间，不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景；

2.使用番茄钟之前，请确认自己的时间不会被打断。

番茄工作法

1.设定一个25分钟的闹钟；

2.默念三二一（321法则），开始全身心投入工作；

3.用专注的状态高效工作25分钟，不允许走神；

4.如果做到了步骤3，就完成了1个【番茄钟】；

5.如果在25分钟内走神/被打断，则【番茄钟失败】，回到1重新开始；

6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟，然后用321法则开始下一个番茄钟。

番茄工作法的精髓在于，它能帮我们大脑保持专注，让每一分钟都格外有效率。

你可能会发现，全神贯注的25分钟完成的事务，平常状态也许要花1个多小时。

另外，之所以设定25分钟的时间段，是因为我们既可以短时间内保持注意力集中，又可以在短时间内完成目标，得到满足感。

时间管理～规划时间？不！规划价值

可以发现，执行番茄钟也可以形成一种时间管理的【正循环】，让自我和感受走在同一条路上。

不仅如此，结合昨天的“任务分解”方法，番茄钟将更加强大！

时间管理～规划时间？不！规划价值

可见，番茄钟除了可以帮我们更为细致地分解任务，以持续得到激励，还能让我们养成一种预估做事时间的思维。

所以，每个工作都可提前写下预估番茄钟个数，在实际完成后写上实际所用番茄钟个数。

当下次拿到相似的任务时，你就很清楚大概需要花费多少时间。

长期下来，你甚至能知道自己每天、每周、每月，以及每年能完成多少任务。

这种对时间的感知，能帮你追求以及分解更长远的目标。

时间管理～规划时间？不！规划价值

好，总结下番茄工作法的好处。

总结

1.促使我们大脑专注运转，让每一分钟都格外有效率。

2.帮我们更为细致地分解任务，以持续得到成就感激励。

3.让我们养成一种预估做事时间的思维，有助于追求和分解更长远的目标。

那新手一般一天能“吃”几个番茄呢？

一般来说，我工作饱和的时候一天能完成15个番茄钟。大家在刚开始练习这个方法的时候，建议先定一个小目标：每天完成4个。

你能非常明晰地感受到， 采用“番茄工作法”之后带来的高效，甚至迷恋上这样一种感觉。

我们知道，持之以恒是这世上最难做到的事之一。所以可能有的同学，在坚持使用了一段时间后，就将这方法束之高阁。

这没关系，你要做的是记得存在这样一种方法，当大量事务堆砌时，它能拯救你于水火。在你被救过几次之后尝到甜头，便会对这方法产生依赖，从而养成习惯。

时间管理～规划时间？不！规划价值

从待办事项表，迭代到番茄工作法就结束了吗？不，番茄工作法并非我们今日终点。等日子久了，你终究会发现“番茄工作法”的局限性。

番茄工作法能帮你把当日的时间规划得高效有条理，但岁月如长河！以日为单位的价值积累，不能满足你沉淀自己的需求。它不能做长远的规划，它不能做系统的记录。

你需要一种能以“月”“年”为单位的工具，需要一个终极的系统的解决方案，在更长的时间维度上帮你做统筹，做管理，做价值沉淀的工具。它是“时间日志系统”。

随堂讲解

时间日志系统时间日志系统是我自己多年的实践，并参考了一些主流的时间管理方法，最终形成的一套系统的时间管理解决方案，和大家分享。

时间管理～规划时间？不！规划价值

这套系统的雏形，是我工作两年后形成的，并在之后一直持续完善。这套系统让我能够游刃有余地处理繁杂的事务，进入“快+早”的时间管理正循环。

这套系统看上去会稍显复杂，但使用后会发现其实并不难，即使是刚学习时间管理的同学，也能有明显的效果。

下面我们先介绍下要用到的工具，再介绍使用的方法。

时间管理～规划时间？不！规划价值

它们的功能如下：

功能

小便利贴：用来记录待办事项

A4纸张：按照特定的规则，分类粘贴小便利贴（规则在下文，A4纸打印模版在课堂后）

打孔器：给A4纸打孔

A4活页本：把打过孔的A4纸装订成册

其中关于A4纸，我们准备了以下四个模版。

A4纸模版

A4纸-收集箱：用来收集待办事项

A4纸-今日待办：用来收集当日待办事项

A4纸-今日完成：用来记录当日完成的事项，写每日的复盘

A4纸-本周总结：用于做每周的复盘

下面，我们来挨个讲不同的A4纸扮演的角色。在这个过程里，你也会顺带掌握这个系统的使用方法。

（一）

清空大脑，把事项放进收集箱

在处理每天的大量事务时，总有许多信息堆积在我们的脑海，让我们难以集中足够的精力去优先解决最重要的事。

时间日志系统的第一步，是要清空大脑，将事务付诸笔端——记录进收集箱（即规划）。

在这时，你要根据我们第一天学到的知识：时间管理四象限法则，对这些事项进行分类。

如果一件事，它紧急而不重要，其特征是可以在短时间（如两分钟）内完成或是授权别人完成，那就马上去做，不要多拖延。

而对于不紧急不重要的，比如“刷一会朋友圈”，这种想法就该直接丢弃掉。

如果这件事是重要的，那么我们就要把它写进便利贴，贴到A4纸-收集箱上。

“收集箱”分长期和短期两种，短期的用于存放重要又紧急事件：如本周内就要完成的事项；长期的用于存在重要不紧急事件：如未来的打算和想法。

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我们来举个例子。

一位形貌俊美的单身男性编辑，他在周一的早晨，清理了自己脑袋里想要做的事情。

时间管理～规划时间？不！规划价值

那么做第一个判断，这些事情重要吗？显然5和7就被筛选了出来，它们是不重要的。而12348都属于重要的事情。

再问，这些事紧急吗？显然7是紧急的，那就上班后马上去做。5是不紧急的，把这个念头掐掉。

2348是紧急的，要把它们放进短期收集箱。16是不紧急的，要把它们放进长期收集箱。

而在学习时间管理四象限法则时，我们知道对于“重要不紧急事件”要定时间去完成。所以你也需要隔阵子检查下长期收集箱，把一些放了太久的便利贴，转移进短期收集箱。

时间管理～规划时间？不！规划价值

注意：写的事情应该符合目标管理的SMART原则。

SMART原则是指S（具体）M（可衡量）A（可实现）R（和整体目标相关）T（有时限），比如“和学妹的关系有更良性的进展”就不符合这原则，它不具体、不可衡量而且还没时限。但如果是“周五带学妹看电影”这就会好很多。

（二）

今日待办与今日完成

每天一早，我都会思考今天要做什么。把一些收集箱中的便利贴转移到A4纸-今日待办。

这时，你应该发现了一个BUG：有的事情重要又紧急，可能刚被放进短期收集箱，又要被拿出来放进今日待办。那还一定要走这样一个流程吗？

并不是。对于这类事情，你写好便利贴后，可以直接放进“今日待办”。“判定重要性紧急性”的流程在心里走一遍就够了。

时间管理～规划时间？不！规划价值

注意：我不会将太多事项贴在“今日待办”，而是先贴上少量事项，等做得差不多了，再补充贴上一些事项。否则容易造成自我期待过高的被动局面。

时间管理～规划时间？不！规划价值

可以看到，“今日待办”分成两栏。左边是不固定时间的区域，右边是时间轴。

我会把需要固定时间的事项贴在右边时间轴附近，例如“参与每周选题会”将在下午3点开始，我就把事项贴到时间轴对应时刻上。不固定时间的事项就放在左边。

接下来，一天的生活就开始了，固定时间的事项，我会在那个时刻完成；不固定时间的事项，我会根据3个问题来判断当下要做什么。

判断该做什么

我现在有多少时间？

我现在有多少精力？

什么事情比较重要？

根据这3个问题，我会灵活地从今日待办的事件区域中选择来完成。

每完成一件事，我都会把它从今日待办转移到“今日完成”表。

如果是用番茄工作法完成的事项，还会做上一个数字记号，来表示花费的番茄钟数量。

时间管理～规划时间？不！规划价值 时间管理～规划时间？不！规划价值

像这样一天下来，我就得到了一份当日记录。在晚上睡前我还会对今日情况做一些复盘，为了能在未来做得更好。

（三）

本周总结

连续完成一周的“今日完成”后，就可以开始做本周总结了。

时间管理～规划时间？不！规划价值

同时，我会在周日晚上统计本周的番茄钟数量，兑换上周日和自己约定的奖励。

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注：提前和自己约定奖励，可以让“自我”和“感受”更长期地走在同一条路上。我习惯于用番茄钟数量来兑换奖励。这因人而异，同学们可以设定适合自己的奖励方式，比如每天给自己打分，累计分值兑换奖励。

好，我们回顾一下这个时间日志的流程：

时间管理～规划时间？不！规划价值

这个系统的好处在于：我们永远在做当下最要紧的事，且不会有疏漏；我们知道自己在每件事情上投入了多少精力，便于做优化；此去经年，这会是记录你人生价值的第一手资料。

结合番茄工作法和“今日完成”，这套系统还能产生不可思议的作用。

我每月都会把这个月的“今日完成”装订成一本日志。长期下来，每两年的时间日志就能塞满一个文件夹。

时间管理～规划时间？不！规划价值

日复一日， 年复一年的每日记录。当你翻起过往的日志，看到一件件微小的事情，给你带来了怎样的改变，你就能够对时间形成更深刻的意识。

这一生，活得明白。

正如香港作家陶杰所说：

当你老了，回顾一生，就会发觉：什么时候出国读书，什么时候决定做第一份职业，何时选定了恋爱，什么时候结婚，其实都是命运的巨变。只是当时站在三岔路口，眼见风云千墙，你作出选择的那一日，在日记上，相当沉闷和平凡，当时还以为是生命中普通的一天。

下面，分享给大家A4纸的模版和“工具大礼包”。

工具大礼包

这里是课堂中出现过的时间管理工具以及模版。

以下是需要用到的工具：

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以下是用到的模版：

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需要保存模版的同学，可以先点击图片，然后长按图片保存在手机。

或者在电脑上打开这个网址下载模版附件：http://dwz.cn/77hETd

但工具本质上依然是工具，它能让已经擅长时间管理的人过得更轻松，却不能让本身自控力很差的人，秒变时间管理达人。

“时间日志系统”这种纯实践的方法，一定要执行了才能看到效果。所以，今天的挑战就是要大家亲自尝试用“时间日志系统”规划一天，然后写下自己的体会或疑问。

虽然目前有很多云笔记软件，但我还是建议大家用纸笔做规划，因为在纸上手写操作对大脑的刺激更强，也更灵活。

当然，如果你感觉有困难，可以先从最简单的形式做起，然后再慢慢升级。

例如，你可以先只用“收集箱”和“今日待办”，熟练后再加上【今日完成】，最后再加上“本周总结”。

今天的信息量比较大，但却是最重要的一课。

所以，明天将针对时间日志系统，讲解和说明更多细节，让大家能掌握得更牢固。

时间管理作为一门技能，最重要的就是实践。