项目管理五部曲

软技能分享：学会拒绝。从技术出身的管理者，有一部分人在待人接物时，不太会说出拒绝的话，掌握不好拒绝的方式，有些时候会把自己累死，有些时候会导致矛盾激化，掌握好拒绝的方法对做好管理非常重要。

在开启本章之前，首先问一个问题，“目的”和“目标”的区别是什么？

我们在做一件事情之前，如果无法清楚了解我们的目的和希望达到的目标的话，这件事情肯定是做不好的。

下表是一个简单的关于目的和目标的举例，供大家参考：

举例：项目各阶段目的和目标设定

这里的目的和目标不是标准答案，每一个公司在不同的发展阶段，对项目的各环节关注内容不同，因此，会有不同的目的和目标。

监督与控制过程的目的是控制项目范围、进度、质量、成本、风险等按计划进行，目标是提升/确保项目收益。

管理机制和流程制度是达成目标的前提。

监督与控制过程注意点

1、变更管理

xx项目变更管理表

变更管理的重点是要杜绝随意、不合理的变更，避免项目在成本、进度和投入产出比等方面失控。

在实际工作过程中，很多公司对于变更管理做得都比较随意，基本不会设立变更委员会，此时，需要项目经理承担变更委员会的职责，确保项目可以在计划的时间、成本、资源范围内，保质保量实现交付。

PS：还记得权利需要争取的软技能吗？项目经理的权限可发散到项目的各个环节，关键看如何灵活运用。

此处要强调两点：一点是，不是所有变更都是坏事；另一点是，变更发生后，要通知并确认通知到所有需要知道的干系人。

变更管理是监督与控制过程的重点。原则上，在项目执行过程中，所有变更都应当经过申请、审核、执行三个步骤，不接受未经审核的变更执行要求。

在以下流程监控、绩效监控和风险及进度控制三个方面发现的风险，均需要提交变更请求，进行变更控制管理，以确保项目的完成。

2、流程监控

任何流程的制定都是有对应的目的和目标的。在监督与控制过程中，需要对项目流程的执行情况和执行效果进行反馈，确认流程目标最终是否实现。

举例：项目流程审核表

流程的一个目的是规范工作过程，另一个主要目的是提高工作质量。因此，在上述例子中除了对检查项的检查以外，还增加了对关联数据的检查，以确认流程的执行结果。

流程监控按照项目执行的阶段进行，在完成一个阶段以后，需要对该阶段所执行的流程进行检查，确保及时发现阶段流程风险。

3、绩效监控

绩效监控是对执行过程的人、团队、第三方（如合作方、供应商等）、阶段工作成果及成果质量、进度、执行付出的成本等进行监控，确保及时发现风险，尽早进行规避。

在项目执行过程中，我们经常会遇到一些问题，例如：成员请假、离职，第三方配合问题，上阶段成果质量问题（需求变更、设计变更）等。当出现这类问题时，理论上都应当提交变更请求，以应对这些问题，尤其是涉及到进度、成本和质量问题时。

4、风险监控

风险不仅仅要列入风险管理计划，并在执行过程中进行关注和规避，更重要的一点是监督和控制风险的发生。

当风险发生时，应立即启动变更控制管理过程，提交对应的风险处理方案，对项目的计划、成本、范围和质量等进行变更，确保风险影响在可控范围内。

5、沟通与交流

惰性和惯性是物理规律，也是人的特性。在实际项目执行过程中，如果某项事情发生了问题，很多人的处理方式都是：整体计划后延吧。监督与控制过程就是要尽可能避免此种情况的发生，即拒绝不合理的变更。

在拒绝不合理变更时，最需要注意的就是沟通与交流的方式。这里有个例子供大家参考：

老叶是一个公司负责设备销售的副总经理，同时兼任大客户的项目经理，他的责任心非常强，对项目非常用心。一次，有一个大客户对项目的交期有更高要求，需要在下订单之后7个工作日内完成生产发货。老叶接到这个变更后，直接同意了客户的要求，同时，对生产的全流程进行了梳理，发现在生产打码（向设备上刻印图标）环节居然就需要3个工作日，于是他直接找到相关负责人，要求其进行工期缩减。在沟通时，相关负责人开始向老叶讲解整个环节的过程、工序、技术等内容，老叶听得云里雾里的，很多专有名词和技术细节听不懂，于是，就直接打断对方的介绍，非常强硬得说：我不管你们的具体细节，我只提我的要求，那就是将工期从3天减到1天，其他的是你们自己的事情。相关负责人听了很生气，直接说：你的要求我们根本做不到，要不你就自己做吧。

在需要推进项目进展的时候，如果遇到比较麻烦的事情，首先要倾听对方的困难，然后帮助对方找到应对的办法和手段，从而才能够使个人目的得以达成。

在软件项目推进过程中，很多时候都会遇到进度问题，这个时候，项目经理在与成员进行沟通时，不是很强硬得要求对方加班，最好是问问成员的问题是什么？如时间问题、能力问题还是协作问题，然后确定是否可以安排其他人协助处理，如果真的需要加班，那么是否在福利方面可以有所倾斜（如加班直接打车回家、早上晚1个小时到公司、提供好一点的加班餐等等），不是所有公司都愿意给员工发加班费的。

在监督与控制过程中，一定要明确监督与控制的事项和方式，如同流程的发布与执行一样，需要事先将监控方式和监控点进行培训和讲解，从而降低来自于实际执行过程的阻碍。在沟通过程中，要学会倾听，然后辅助解决对方的问题，尽可能在不发起变更的前提下，推动项目按计划进行。