如何专业地向你的领导做汇报

作者: 彭小六 | 来源:发表于2016-04-19 17:45 被阅读7783次

今天下午刚好有一个汇报会议，我要向我的领导汇报现在手上的一些项目的近期进度。
于是我对自己的汇报过程进行了一次复盘，写下这篇文章，看看这里面是否能有你值得参考的地方。

第一步：可视化梳理

我先用便利贴在白板上把要汇报的项目进行了一轮梳理和分类。
便利贴比在excel表列清单的第一个优势在于，你可以随便移动便利贴，进行归类和排列。

用便利贴梳理手头的工作

第二个优势就是，白板+便利贴的方式，便于你和同事一起交流，沟通进度和项目问题。
每个人都可以在你的便利贴上更新自己的状态，或者做说明。
因为大家都是站在白板面前，所以大家都不会犯困，所以很快就能得出结论，而不会扯东扯西，言之无物。

相关的灵感和步骤可以参考《视觉化你的会议》这个系列的书籍。你会发现原来团队开会和讨论可以这么高效和有趣。

第二步：SMART化任务

这件事情是什么？
符合SMART的原则嘛？

SMART原则

（1）目标
一个任务如果你说不清楚到底要做哪些事情（范围），不做哪些事情（边界），这个任务很可能会失败。
（2）人
一件事情由一群人来负责的结果就是谁也不会负责。
（3）期限
领导跟你交代一件事情的时候，如果告诉你什么时候完成，你应该感到幸运。
我们很多时候接到的是上司的口头交代任务，这样就会遇到很大额麻烦，你不知道这件事情到底是不是紧急，重不重要，你也不知道什么时候做进度汇报比较好。
所以我遇到这种情况，一般都会设定一周的响应期限，也就是说，已经接下来的任务，要么一周之内做完，要么一周期限截止就进行进度反馈。
这样你做的和领导想要的就能基本保持同一频率，不会偏差太远。

第三步：站在对方的角度准备汇报

那怎么做汇报呢？
汇报的目的是为了让你的领导获取信息。
那如何让领导高效轻松获取你想要传达的信息呢？

（1）站在对方的角度筛选
站在你自己的角度，你作为一个项目执行者，你当然知道项目的所有分支细节。
那领导需要知道所有的细节么？
《演说之禅》和《全新思维》都提到的“移情”就是让我们站在对方的角度去考虑如何表达才是最有效的。
所以如果你是你的领导，你希望看到什么？

（2）可视化
有句话说，做word不如做excel的，做excel不如做PPT。
当然并不是说word和excel不好，而是PPT更适合在会议上进行讲解演示。
我之前试过网页版的协同工具，比如Tower让老板随时可以知道我和我的团队的项目进度，后来发现其实他很少登录。

协同工具Tower

是啊，作为一个领导，他怎么可能像项目成员一样，每天登录系统看项目进度和任务细节？！
后来我改变策略，每周我定期给他做汇报；如果他出差，我就把PPT拼接成长图，方便发微信给他。
可视化的目的只有一个，让他一目了然，快速看到自己感兴趣的点。万一我漏掉了，记录下来，下次汇报不断聚焦修正。

第四步：第一句话先说重点

你会说，我怎么知道我的领导想看什么呢？
这其实就像谈恋爱，这是一个慢慢摸索的过程。
他是视觉性人格嘛？还是听觉型的人格？
他喜欢用数据说话？还是喜欢举例子？
这些都是在日常的接触过程中你要去了解的。

但是不管是怎么样的性格，你做汇报的时候，有一个基本原则必须要遵守，那就是结构思考力。（李忠秋老师的《结构思考力》你可以参考）

举个栗子：
比如我要汇报下面这些内容，我可以这么说：

老大，上海那边的工厂弱电项目我们已经完成了布线，设备采购已经在进行了；上海的独立研发中心的弱电已经结束，设备采购还在进行，还没到货；你上周要我咨询的广告机项目我们已经询价了，厂家那边要50台起订，我们没有这么大的量，所以找了第三方；你周五让我去了解的“可穿戴的视频系统”还没启动；移动OA这块现在还进行内部功能测试，目前有三家钉钉，企业微信和口袋助手。IP电话项目已经采购进行在做询价结束了，后面进入采购审批流程。
上海分公司的ERP部署已经启动了，5月中旬会结束。
ERP的短信提醒二次开发，我们已经进入内部测试阶段了，估计下个礼拜可以进行小范围的部门测试。···

如果我就这样干巴巴地讲，你听进去了多少？你记住了多少？

那如果将PPT做成这样呢？
将要将的事情分成三类：弱电一类，企业信息一类，ERP一类，然后对着三类分别进行汇报。
这样一来领导是不是看得明白，你也能说得明白了？