在职场，特别是在大公司，层级多、领导多。免不了遇到一次又一次的上层视查、调研。
一般来说，领导很少微服私访的，因为这样不按常理出牌的领导很少。另外，现在许多公司通常都有委托第三方机构对自己的下属单位做服务调查、暗访。足以掌握第一手资料。
领导要了解基层的情况，最常见的套路就是，先座谈听汇报，其次看现场，有时候看完现场再召开会议，提出要求。
如果你接到这种正式的汇报任务，需要负责组织这一次工作汇报，你可以按照以下步骤去组织工作汇报。
第一步 ，了解上级领导的意图。
一般来说，上面来调研工作，都会提前通知，并告知要重点了解哪些内容；再细一点，还会说明哪几部分内容所占的比例，汇报的PPT分别是几张。明白上层的意图后，你就可以开展资料信息收集，制作汇报材料了。
第二步，根据汇报内容进行分工。
如果汇报是本部门的内容，就直接把所需的信息分到各专业口的人员，让他们提供，注意要让他们提供符合要求的信息，即领导了解的情况、数据，对于领导不需要了解的东西，则不需要提供。
如果汇报的内容涉及跨部门，那就需要将上级的通知内容、需要他们提供的哪些信息和数据，清晰地与各部门负责人沟通，规定提供信息的最后时间。
注意，规定的时间，要预留给自己汇总整合报材料和做PPT的时间，以及给本单位领导审核的时间。这一点很重要。
第三步，汇总整合汇报材料、做PPT。
对收集回来的材料，有些是零散的信息，这就需要进一步进行分类，选出符合汇报内容的信息；对于信息仍然不齐，或材料不足于支撑汇报的，仍需让各岗位人员或部门补充材料。
在这个过程中，与各提供材料的人员和部门要进行充分的沟通，让他们明白，需要提供哪些有用的信息来支撑你的汇报。
选择好信息、数据、图片等材料后，先写一份汇报题纲。汇报提纲是做PPT的基础；汇报提纲要求相对简洁，有关的图片、数据不一定要全部放入，可以作为附件。
根据汇报提纲制作PPT，如果是让其他人制作PPT，要明白告知对PPT的制作要求。
首先要选择好PPT模版，PPT模版的风格要与汇报内容相匹配，一般经营类的工作汇报，用蓝色调的PPT模版，如果汇报的工作涉及管理及政治类的内容，则偏向于暖色调的PPT模版。
PPT可插入一些图片，以直观地让上层了解相关情况；对于篇幅比较大的内容，如附件的方案、数据表格，可通过PPT超链接的形式放置，千万不要把所有内容都堆彻在PPT上面。
第四步，审核汇报材料。
首先，自己先把文字提纲和PPT审核一便，看看有没有纰漏、错字、数据录入错误的情况；自己审核完以后，把汇报内容发给单位领导审核，看看领导还有没有需要修改、补充的内容，如果还有，则按照要求进行修改和补充完善。
第五步，把汇报材料提前打包一份电子文档，通过邮件或RTX形式发给上级，一般是上级的秘书、办公室主任。让上层领导对汇报的材料先行熟悉。
除了以上步聚外，同时还要进行以下工作：
1.确定会议主持人、主汇报人。主持人要了解会议的议程；主汇报人要熟悉汇报材料的内容。以确保汇报的流畅性。
2.确定汇报的地点、会议室；并将此信息发给上级的有关秘书或办公室主任。
3.如果要看现场的，要和现场单位联系好，提前做好准备，如确定现场解说人员、清洁整理工作场所，提供停车位置等事宜。
4.通知需要参加汇报会议的各部门/岗位人员，如要在汇报过程中，需要各部门/岗位人员补充说明的，要提前与他们打好招呼，以便汇报时，领导的临时提问，发生主汇报人答不出来，其他人又无人应答的被动情况。
5.提前了解上层领导来调研的人数，领导是谁，陪同人员是谁，都要弄清楚，以便准备好汇报材料纸质版的打印分数，以及会议室的座位安排等接待事宜。
最后，就是上层领导下来，开始工作调研、听取工作汇报了。在汇报过程中，如果领导还需要了解没准备到的内容，可即时让相关部门或人员提供，如果一时提供不了的，可与领导说明情况，会后再补充提供材料。
对领导提出的工作要求，要记录好，以便会后组织落实相关工作。
一般来说，级别越高领导，工作指示越概括，一般仅作方向性、重点性的工作指标；而级别稍低的领导，比如本来就是从基础晋升上去的，对基层工作比较了解的，他可能会提出比较具体的工作要求，比如对某个工作流程的修改、对某项工作指标的具体要求等等。这些，都要一一记录好，以便下一步组织工作改进。
另外，对基层存在一些实际困难，也可在汇报材料体现。领导下来基层调研的目的，一是监督检查，二是指导帮助解决实际问题。因此，一定要充分利用这个机会，取得上层领导对基层工作的帮助。
由于资源分布、信息不对称等原因，有时候，上层一句话，比基层折腾半天管用多了。
经过调研、听取汇报，达到了上层与基层的沟通；上级领导既了解了基层的工作情况，又在此基础上提出改进意见，达到了监督检查的效果；还能充分了解基层遇到的实际困难，并帮助指导、解决基层的工作难题。那么，这次工作汇报就达到了预期的效果。
组织一次完美的工作汇报，要做到：充分理解上层意图；与各部门各岗位人员充分沟通；汇报材料准备充分；汇报程序符合要求；善于提出解决问题的建议和求助。
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