在互联网已经成为我们生活不可分割的一部分的今天，电子邮件早已取代传统信函的功能而成为学习、职场乃至日常生活中的交流媒介。如何写一篇得体优美的英文电子邮件，也是很多人困惑的问题。
电子邮件虽然与传统信函在功能上有所重叠，但是，它其实还大大拓展了信函所不具备的功能。电子邮件是把信函（letter）、备忘录（memo）、短信（test message）与便条（note）结合在一起，具有实时性和灵活性，十分便捷和强大。
本文重点讲述如何写职场上应用的英文电子邮件。朋友之间的邮件往来可以不拘一格，自由发挥，但是在职场上，写邮件还是有格式和用词方面的规范和要求。这些规范和要求，往往在很多方面与英文商务信函是一致的。电子邮件与商务信函相比，最大的不同在于不用写发件人的地址和收件人的地址和日期，在其他方面，并没有很大的不同。
写电子邮件和写商务信函一样，首先要考虑收件人与自己的关系。因为这种关系决定了对收件人的称呼、邮件的格式、风格和用语。一般而言，有下列四种关系：
一． 同一公司工作的同事和下级
第一种关系的邮件完全是公司的内部通讯，可以参照写便条的方式。对于收件人的称呼不用加Dear，可以直接用对方的名字。用词用语都可以随便，是非正式的（informal）。这种文体意味着可以用缩写、简写和口语。结尾直接署名（名字就行）。
范文：
（由于一个同事要去出差，因此提议开会讨论定价战略）
Henry
Don’t forget Mike’s going to Hong Kong tomorrow and we need to arrange a meeting to discuss our pricing strategies.
Can you call him before he goes?
Mary
二． 同一公司工作的上级、关系密切的客户和供应商
这种关系的邮件既有公司的内部通讯，又包含与熟悉的客户和供应商之间外部通讯。对于收件人的称呼，可以是Dear加对方的名字，或者干脆就是Hi加上对方的名字。用词用语介于正式与非正式之间（neutral）。结尾一般是Best regards, Best wishes，或者Have a nice day/weekend等。
范文：
（回复一名熟悉的老客户对于一个培训产品——Business Excellence program的询价）
Dear Alan,
Thanks for your call yesterday. Here’s the quote you wanted for our Business Excellence program:
Date: 14 May
Time: 09:30 – 16:30
Place: Here at Watson & Railton or in-company
No. of people: 6
Included: Training pack and lunch
Cost: €499 (excl VAT) per person.
If you have any questions, give me a call. I’ve attached a WORD file with the course schedule, hope you can open it OK.
Best wishes
Rebecca
在上文的邮件中，我们要注意几个点：
1. 英国和美国的日期表达方式不同，英国人的顺序是日、月、年，而美国人的顺序是月、日、年。
2. Quote是quotation的简写，excl是excluding的简写。在正式文体中，简写和缩写都是不允许的，但在邮件中可以用。
3. 邮件中的附件称为attachment，而信函中的附件称为enclosed。
4. Best regards/wishes是固定的信函用语，就是在结尾祝对方安好的意思，一般翻译成中文中的“致意”。
5. 这种形式的邮件是工作中使用最多的。它也是相当灵活的，具体到底是偏向于非正式，还是偏向于正式，还是取决于你与收件人之间的关系。
三． 尚未建立正式商务关系的公司或个人，或虽然已经建立，但彼此之间的关系比较疏远
这种关系的邮件与写正式的商务信函没有多大差别。对于收件人的称呼，是Dear Mr或Dear Ms加对方的姓。用词用语为正式（formal）。这就意味着不能用口语、缩写和简写，且还要用信函固定的用语。落款一般是Yours sincerely（英式）或者Yours truly（美式）加上自己的姓名和头衔。
范文：
（回复一名新客户对于上文的同一个培训产品——Business Excellence program的询价）
Dear Mr Pickering,
Thank you for your enquiry of 16 April regarding Business Excellence training courses. We are able to offer the following one-day seminars for the week commencing 14 May:
Training:Business Excellence Level 3
Duration: 1 day, 9:30am – 5pm
Venue: Synergy Training Centre
Delegates: Six
Included: Training pack and seminar notes
Cost per head: €549 (incl VAT)
Available dates: 14, 15, 16, 17 or 18 May
Please find attached a copy of the seminarschedule. Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me on 01254 374973 ext 204
Yours sincerely
Rebecca Brooks
Seminar Sales
这篇与上文中的邮件相比，在风格和用词方面区别很大，其中还涉及英式英语和美式英语的区别。例如，Mr和Ms，美式英语后面要加个点，英式英语不用。英式英语和美式英语在一些单词的发音和拼写上也不一样。我们要注意的是：
1. Thank you for your enquiry of…和Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me on…等都是固定的商务信函用语，一般用于开头和结尾。结尾一般还可以说：Look forward to your early reply等。
2. 如果是商务信函，一般有附件时要说Please find enclosed…
3. Incl和ext分别是including和extension的简写，是商务信函中可以用的。其他的还有excl(excluding), enc(enclosed)等。
4. Yours sincerely（英式）或Yours truly（美式）都是商务信函固定的落款格式，相当于中文的“此致敬礼”、“顺祝商祺”等。
5. 正式的文体中，一般不能有缩写、简写，10以下的数字要用英文单词来表达。口语一般也不能用于正式的文体。
四．[出于求职等公事需要去打交道的公司或机构
当我们写求职信或者向一家公司投诉产品问题等时，就会用到这种类型的邮件。它的特点是往往不知道收件人具体是哪一个人，这时候，往往称呼对方为Dear Sir/Madam，落款是Yours faithfully加上自己的姓名。现在还有一种趋势，就是用To Whom It May Concern取代Dear Sir/Madam，翻译成中文都是“敬启者”。这种邮件必须是正式的。
范文：
（以求职信cover letter为例）
Dear Ms Arnaud,
I am writing to apply for the post of public relations coordinator currently advertised on the Independent Website(Ref. 786459).
I have worked in public relations for four years, since I completed my degree in French and German. Currently, I am a PR assistant with Gloss Cosmetics, where I am responsible for organizing our participation in trade shows, as well as assisting in product launches.
I am creative and self-motivated, and I enjoy working with people. I am looking for a position with more responsibility, where I can use my language skills.
I attach my CV. If you require any additional information, please do not hesitate to contact me.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely
Jenny Hamilton
(44) 610 739 433
这是在知道人事部门招聘人的姓名的前提下。如果不知道，则要用我在上面说的形式。其他要注意的点是：
1. Ref. 786459是reference（参考号）的标准简写，也是信函中可以使用的。
2. 求职信要涵盖以下要点：陈述写信的目的、简要介绍自己的资质和技能、陈述自己适合这个职位的理由和申请职位的原因，提及自己的简历（CV），并给出自己的联系方式。
3. 关于具体如何写一篇得体的英文简历，请参考我的文章《如何写一篇得体的英文简历》（链接：如何写一篇得体的英文简历）
本文详细介绍了如何写英文的邮件。如果你还有疑问，欢迎与我探讨。得体的邮件可以有助于你在职场上如鱼得水，创造良好的业绩。
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